社區印章文件管理制度一、總則（一）目的為加強社區印章和文件的管理，確保印章使用規范、文件流轉有序，維護社區的正常工作秩序和合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區內所有涉及印章使用和文件管理的部門、崗位及相關工作人員。（三）基本原則1.依法依規原則：印章使用和文件管理必須嚴格遵守國家法律法規和社區的相關規定。2.謹慎負責原則：使用印章和處理文件要認真審核，確保準確無誤，避免失誤和風險。3.安全保密原則：印章和文件要妥善保管，防止丟失、被盜用或泄露機密信息。二、印章管理（一）印章種類1.社區公章：用于社區對外的正式文件、合同、協議等重要事項的簽署。2.部門印章：各部門根據工作需要設立的印章，用于本部門內部文件、報表等的蓋章。3.專用印章：如財務專用章、合同專用章等，用于特定業務領域的蓋章。（二）印章的刻制與啟用1.印章的刻制由社區指定的部門統一辦理，需提供相關證明材料，并按照公安部門的規定進行審批和備案。2.新印章刻制完成后，由指定部門進行登記，并填寫《印章啟用申請表》，經社區負責人批準后啟用。啟用時要在印章使用登記簿上記錄啟用日期、印章名稱、編號等信息。（三）印章的保管1.社區公章由社區辦公室專人保管，部門印章由各部門負責人指定專人保管，專用印章由相關業務部門指定專人保管。2.印章保管人員要建立印章保管臺賬，詳細記錄印章的領取、使用、歸還等情況。3.印章必須存放在安全可靠的地方，如保險柜等，確保印章安全。節假日期間，印章要加封妥善保管。（四）印章的使用1.使用印章必須填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并按規定程序審批。2.審批流程：一般事項由部門負責人審核后報社區分管領導批準；重要事項需經社區主要領導批準。3.印章保管人員要嚴格按照審批后的《印章使用申請表》用印，核對用印文件內容與申請表一致，用印位置準確無誤。4.用印后要在《印章使用登記簿》上詳細記錄用印時間、用印文件名稱、份數、用印人等信息，并由用印人簽字確認。5.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。特殊情況需要加蓋的，必須經社區主要領導批準，并注明用途和有效期限。（五）印章的停用與銷毀1.因機構調整、名稱變更、印章損壞等原因需要停用印章的，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，經社區負責人批準后，辦理停用手續。2.停用的印章要及時交回指定部門，由專人進行封存保管。3.印章的銷毀由社區指定的部門負責組織實施，銷毀前要填寫《印章銷毀申請表》，經社區負責人批準后，在兩人以上監督下進行銷毀，并在《印章銷毀登記簿》上記錄銷毀情況。三、文件管理（一）文件分類1.上級文件：包括黨和政府及其部門下發的各類文件、通知、通報等。2.社區文件：社區制定的各類規章制度、工作計劃、工作總結、報告、請示等。3.外來文件：社區收到的其他單位、組織發來的文件、信函等。（二）文件的收發1.文件收發工作由社區辦公室統一負責。收到文件后，要及時進行登記，填寫《文件收文登記表》，注明文件名稱、文號、來文單位、收文日期等信息。2.對上級文件和重要外來文件，要及時呈送社區領導閱批，并按照領導批示進行傳閱、辦理或存檔。3.社區發文由相關部門擬稿，經部門負責人審核后，交社區辦公室核稿，再報社區領導簽發。簽發后的文件由社區辦公室編號、打印、蓋章，并進行分發。4.文件分發要填寫《文件發文登記表》，注明文件名稱、文號、發文單位、發文日期、分發對象等信息，確保文件準確無誤地送達收件人。（三）文件的傳閱1.需傳閱的文件由社區辦公室按照領導批示確定傳閱范圍和順序，進行傳閱。2.傳閱人員要在《文件傳閱登記簿》上簽字，注明傳閱時間，確保文件及時、準確地傳遞。3.傳閱過程中，傳閱人員不得擅自擴大傳閱范圍，不得將文件帶回家或轉借他人。如有特殊情況需要延長傳閱時間或擴大傳閱范圍的，要經社區辦公室同意。（四）文件的辦理1.承辦部門收到文件后，要按照文件要求和領導批示及時辦理，并在規定時間內將辦理結果反饋給社區辦公室。2.需要回復的文件，承辦部門要認真起草回復文件，經部門負責人審核后，報社區領導簽發，再由社區辦公室發文回復。3.文件辦理過程中，如遇問題或困難，承辦部門要及時與相關部門溝通協調，確保文件辦理順利進行。（五）文件的存檔1.文件辦理完畢后，承辦部門要將文件原件及相關資料整理歸檔，交社區檔案室保存。2.社區檔案室要按照檔案管理的有關規定，對文件進行分類、編號、裝訂、上架，確保檔案資料的完整、安全和便于查閱。3.定期對檔案進行清查、核對，發現問題及時處理。同時，要做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。（六）文件的借閱1.因工作需要借閱文件的，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號、借閱時間、借閱用途等信息，并按規定程序審批。2.審批流程：一般文件由部門負責人批準；重要文件需經社區分管領導批準。3.借閱人員要按照批準的借閱期限及時歸還文件，不得擅自轉借他人或延長借閱時間。如需續借，要重新辦理審批手續。4.借閱人員要妥善保管借閱的文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損，不得擅自復制、摘錄文件內容。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，要承擔相應責任。四、保密規定（一）保密范圍1.涉及社區商業秘密、工作秘密、個人隱私等信息的文件和資料。2.在印章使用和文件管理過程中知悉的不宜公開的信息。（二）保密措施1.加強對印章保管人員和文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.對涉及保密內容的文件要進行標識，注明保密等級和保密期限。3.嚴格控制文件的傳閱范圍，對機密文件要實行專人專送、專柜保管。4.禁止在非保密場所談論、處理涉及保密的文件和事項。（三）責任追究1.對違反保密規定，造成文件丟失、被盜用、泄露機密信息的，要依法依規追究相關人員的責任。2.構成犯罪的，移交司法機關依法處理。五、監督檢查（一）定期檢查社區辦公室定期對印章使用和文件管理情況進行檢查，重點檢查印章保管是否安全、使用是否規范、文件收發是否及時、傳閱是否有序、存檔是否完整等。（二）不定期抽查社區領導或相關部門不定期對印章使用和文件管理情況進行抽查，發現問題及