市商務接待管理制度一、總則（一）目的為進一步規范本公司商務接待管理，樹立公司良好形象，促進對外交流與合作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在參與商務活動中的接待工作。（三）原則1.熱情周到原則：以熱情友好的態度接待來訪客人，提供優質、高效的服務。2.務實節儉原則：根據接待任務的實際需要，合理安排接待活動，杜絕鋪張浪費。3.對口接待原則：按照業務對口、職責分工的原則，確定接待責任部門和責任人，確保接待工作有序進行。4.統一標準原則：對商務接待的規格、標準等進行統一規定，確保接待工作的規范性和一致性。二、接待組織與分工（一）接待領導小組公司成立商務接待領導小組，由公司高層領導擔任組長，各相關部門負責人為成員。接待領導小組負責統籌協調公司商務接待工作，審定重要接待任務的方案，解決接待工作中的重大問題。（二）接待責任部門根據來訪客人的業務性質和目的，確定相應的接待責任部門。具體分工如下：1.業務部門：負責接待與本部門業務相關的客人，制定接待方案，安排業務洽談、參觀考察等活動。2.行政部門：協助業務部門做好接待的后勤保障工作，包括車輛安排、會議室布置、餐飲住宿安排等。3.財務部門：負責審核接待費用預算，對接待費用進行報銷核算。（三）接待責任人接待責任部門指定專人作為接待責任人，全面負責接待任務的具體實施。接待責任人應提前與來訪客人溝通，了解客人的行程安排、來訪目的、人員名單等信息，做好接待的各項準備工作。三、接待準備（一）信息收集1.接待責任人應在接待任務確定后，及時收集來訪客人的相關信息，包括姓名、性別、職務、聯系方式、來訪目的、行程安排、預計抵達時間和地點等。2.對于重要客人或大型接待活動，還應了解客人的背景資料、興趣愛好、風俗習慣等，以便有針對性地安排接待活動。（二）制定接待方案1.根據收集到的客人信息，接待責任人負責制定詳細的接待方案。接待方案應包括接待目的、接待規格、接待流程、日程安排、陪同人員、費用預算等內容。2.接待方案應報接待責任部門負責人審核，重要接待任務的方案還需報接待領導小組審定。審核通過后的接待方案應嚴格按照執行。（三）場地安排1.根據接待任務的需要，提前安排好合適的會議室、洽談室、參觀場所等。確保場地干凈整潔、設備設施齊全、環境舒適宜人。2.對于重要客人或大型接待活動，應在場地內擺放公司簡介、產品宣傳資料等，展示公司形象和業務成果。（四）車輛安排1.根據客人的人數和行程安排，合理安排車輛。確保車輛安全性能良好、車內整潔衛生、司機服務規范。2.提前與司機溝通，明確客人的接送時間、地點和路線，確保司機按時到達指定地點接送客人。（五）餐飲住宿安排1.根據接待規格和客人的飲食習慣，合理安排餐飲。原則上，接待用餐應選擇干凈衛生、環境優雅的餐廳，避免鋪張浪費。2.對于需要安排住宿的客人，應選擇交通便利、安全舒適的酒店，并提前預訂好房間。在客人入住前，確保房間干凈整潔、設施齊全。（六）資料準備1.根據接待任務的需要，準備好相關的資料，如公司簡介、產品手冊、項目介紹、合作協議等。確保資料內容準確、完整、印刷精美。2.在接待過程中，及時為客人提供所需的資料，方便客人了解公司情況和業務進展。四、接待流程（一）迎接1.接待責任人應提前到達客人預計抵達的地點，如機場、車站、碼頭等，迎接客人。2.迎接時，應主動與客人打招呼，自我介紹，并協助客人提取行李。引導客人上車，前往預定的酒店或公司。（二）報到登記1.客人到達酒店或公司后，接待責任人應協助客人辦理報到登記手續，安排好客人的住宿房間。2.向客人介紹酒店或公司的相關設施和注意事項，確保客人能夠順利入住。（三）會見會談1.根據接待方案，安排公司領導與客人進行會見或會談。會見會談前，應提前做好會議室的準備工作，確保會議設備正常運行。2.會見會談過程中，應安排專人做好記錄，及時整理會議紀要，并根據會議內容，安排后續的工作任務。（四）參觀考察1.根據客人的需求和公司實際情況，安排客人參觀公司的生產車間、研發中心、展廳等場所。2.在參觀過程中，安排專人進行講解，向客人介紹公司的發展歷程、產品特點、技術優勢等情況，展示公司的實力和形象。（五）商務宴請1.根據接待規格和客人的飲食習慣，合理安排商務宴請。商務宴請應選擇合適的餐廳，提前預訂好餐位。2.宴請過程中，應注意禮儀規范，尊重客人的風俗習慣，避免飲酒過量。（六）送客1.根據客人的行程安排，提前安排好車輛，準時送客人前往機場、車站、碼頭等。2.送客時，應主動與客人握手道別，感謝客人的來訪，并歡迎客人再次光臨。待客人離開后，接待責任人應及時向相關部門反饋客人的行程信息。五、接待規格（一）部級及以上領導1.由公司高層領導親自接待，安排專門的會見會談場所，配備翻譯人員。2.接待用餐安排在公司內部高檔餐廳或外部知名餐廳，菜品選擇以當地特色和高檔菜肴為主，酒水選用知名品牌。3.住宿安排在五星級酒店，確保房間為套房或豪華單間，提供優質的服務設施和個性化服務。4.參觀考察安排專人全程陪同講解，詳細介紹公司的發展戰略、業務成果等。（二）司局級領導1.由公司分管領導接待，安排合適的會議室進行會見會談。2.接待用餐安排在公司內部餐廳或外部較好的餐廳，菜品質量較高，酒水選用較好的品牌。3.住宿安排在四星級酒店，提供舒適的住宿環境和基本的服務設施。4.參觀考察安排專業人員進行講解，重點介紹公司的主要業務和產品優勢。（三）處級及以下人員1.由對口業務部門負責人接待，根據實際情況安排會見會談場所。2.接待用餐安排在公司內部餐廳或附近干凈衛生的餐廳，菜品以家常菜為主，酒水適量供應。3.住宿安排在經濟實惠、交通便利的酒店，滿足客人的基本住宿需求。4.參觀考察安排熟悉業務的人員進行簡要介紹。六、接待費用管理（一）預算編制1.接待責任部門應根據接待任務的具體情況，提前編制接待費用預算。預算內容應包括餐飲、住宿、交通、禮品、資料印刷等各項費用。2.接待費用預算應報財務部門審核，經公司領導批準后執行。（二）費用報銷1.接待任務完成后，接待責任人應及時整理接待費用報銷憑證，按照公司財務制度的規定進行報銷。2.報銷憑證應包括發票、收據、費用清單、接待審批單等，確保憑證真實、合法、有效。3.財務部門應嚴格審核接待費用報銷憑證，對不符合規定的費用不予報銷。（三）費用控制1.接待責任部門應嚴格按照接待費用預算控制接待費用支出，杜絕超支現象。2.如因特殊情況需要超出預算的，應提前報公司領導審批，并說明原因。七、禮品管理（一）禮品選擇1.禮品的選擇應根據客人的身份、喜好和接待目的等因素綜合考慮，體現公司的特色和文化。2.禮品應具有一定的紀念意義和實用性，避免過于貴重或低俗。（二）禮品贈送1.禮品贈送應在合適的時機進行，如會見會談結束后、送客時等。2.贈送禮品時，應向客人說明禮品的寓意和用途，表達公司對客人的歡迎和感謝之情。（三）禮品登記1.接待責任部門應建立禮品登記制度，對每次贈送的禮品進行詳細登記，包括禮品名稱、數量、價值、贈送對象、贈送時間等信息。2.禮品登記記錄應妥善保存，以備查閱。八、保密管理（一）接待過程中涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感信息的，接待人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露給無關人員。（二）在會見會談、參觀考察等活動中，如需使用或展示涉及公司機密的資料和信息，應提前做好保密措施，確保信息安全。（三）接待結束后，接待人員應及時清理和收回涉及公司機密的資料和物品，妥善保管，防止泄露。九、監督與考核（一）公司商務接待領導小組定期對公司商務接待工作進行檢查和監督，發現問題及時督促整改。（二）建立商務接待工作考核機制，對接待責任部門和責任人的接待工作進行考核評