職數(shù)使用備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司職數(shù)管理，規(guī)范職數(shù)使用行為，確保公司人力資源合理配置，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機構(gòu)的職數(shù)使用管理。（三）職數(shù)定義本制度所稱職數(shù)，是指公司根據(jù)工作需要，按照一定標準和程序確定的各部門、各崗位的人員編制數(shù)量。（四）管理原則1.總量控制原則：職數(shù)總量根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)規(guī)模和實際需求進行合理確定，并保持相對穩(wěn)定。2.科學合理原則：職數(shù)設(shè)置應(yīng)與公司業(yè)務(wù)流程、崗位職責相匹配，確保各項工作高效開展。3.動態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、組織架構(gòu)變化等因素，適時對職數(shù)進行調(diào)整優(yōu)化。4.公開透明原則：職數(shù)使用情況應(yīng)定期公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、職數(shù)管理職責分工（一）人力資源部門1.負責制定和完善職數(shù)使用備案管理制度，并組織實施。2.匯總各部門職數(shù)需求，進行綜合平衡和審核，報公司領(lǐng)導審批后下達職數(shù)指標。3.負責職數(shù)使用情況的統(tǒng)計、分析和監(jiān)督檢查，定期向公司領(lǐng)導匯報。4.辦理職數(shù)備案手續(xù)，建立職數(shù)管理檔案。（二）各部門1.根據(jù)本部門工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出職數(shù)需求計劃，報人力資源部門審核。2.嚴格按照公司下達的職數(shù)指標使用人員，不得超職數(shù)配備人員。3.負責本部門職數(shù)使用情況的日常管理，定期向人力資源部門報送人員變動情況。（三）公司領(lǐng)導負責審批職數(shù)需求計劃、職數(shù)調(diào)整方案等重大事項，對職數(shù)使用情況進行監(jiān)督和指導。三、職數(shù)核定與調(diào)整（一）職數(shù)核定1.人力資源部門每年定期開展職數(shù)核定工作，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交職數(shù)需求計劃。2.職數(shù)需求計劃應(yīng)包括部門名稱、崗位設(shè)置、職數(shù)數(shù)量、人員資質(zhì)要求等內(nèi)容，并詳細說明職數(shù)需求的依據(jù)和理由。3.人力資源部門對各部門提交的職數(shù)需求計劃進行審核，結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)規(guī)模、工作任務(wù)等因素，進行綜合平衡和分析，提出職數(shù)核定方案。4.職數(shù)核定方案報公司領(lǐng)導審批后，以正式文件形式下達各部門執(zhí)行。（二）職數(shù)調(diào)整1.因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、組織架構(gòu)調(diào)整、工作任務(wù)變化等原因，需要調(diào)整職數(shù)的，由相關(guān)部門提出職數(shù)調(diào)整申請。2.職數(shù)調(diào)整申請應(yīng)包括調(diào)整原因、調(diào)整崗位、調(diào)整職數(shù)數(shù)量、調(diào)整時間等內(nèi)容，并詳細說明調(diào)整的必要性和可行性。3.人力資源部門對職數(shù)調(diào)整申請進行審核，提出審核意見，報公司領(lǐng)導審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意的職數(shù)調(diào)整方案，由人力資源部門負責組織實施，并辦理相關(guān)備案手續(xù)。四、職數(shù)使用備案（一）備案范圍公司所有崗位的人員配備均需進行職數(shù)使用備案。（二）備案程序1.各部門在人員入職、調(diào)動、晉升等崗位變動時，應(yīng)及時填寫《職數(shù)使用備案表》，報人力資源部門備案。2.《職數(shù)使用備案表》應(yīng)包括部門名稱、崗位名稱、職數(shù)指標、人員姓名、崗位變動類型（入職、調(diào)動、晉升等）、變動時間等內(nèi)容，并由部門負責人簽字確認。3.人力資源部門對各部門提交的《職數(shù)使用備案表》進行審核，核實職數(shù)使用情況是否符合公司規(guī)定。審核通過后，在《職數(shù)使用備案表》上加蓋備案專用章，并將備案信息錄入職數(shù)管理檔案。（三）備案時間各部門應(yīng)在崗位變動發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)，將《職數(shù)使用備案表》報人力資源部門備案。五、超職數(shù)配備人員清理（一）清理范圍對公司存在的超職數(shù)配備人員情況進行全面清理。（二）清理原則1.實事求是原則：以公司實際職數(shù)核定情況為依據(jù)，準確界定超職數(shù)配備人員。2.分類處理原則：根據(jù)超職數(shù)配備人員的具體情況，采取不同的處理方式，如自然減員、交流調(diào)整、轉(zhuǎn)崗分流等。3.積極穩(wěn)妥原則：在清理超職數(shù)配備人員過程中，要充分考慮人員的實際情況，確保清理工作平穩(wěn)有序進行，避免引發(fā)不穩(wěn)定因素。（三）清理步驟1.人力資源部門負責組織開展超職數(shù)配備人員清理工作，對公司各部門職數(shù)使用情況進行全面清查。2.各部門按照人力資源部門的要求，對本部門超職數(shù)配備人員情況進行自查自糾，并填寫《超職數(shù)配備人員情況登記表》，報人力資源部門。3.人力資源部門根據(jù)各部門上報的情況，進行匯總分析，制定超職數(shù)配備人員清理方案。4.超職數(shù)配備人員清理方案報公司領(lǐng)導審批后，由人力資源部門組織實施。5.在清理超職數(shù)配備人員過程中，人力資源部門要做好人員思想工作，妥善安排相關(guān)人員的工作崗位和待遇，確保清理工作順利完成。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司人力資源部門負責對各部門職數(shù)使用情況進行監(jiān)督檢查，公司審計部門負責對職數(shù)使用情況進行審計監(jiān)督。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.職數(shù)核定和調(diào)整情況是否符合規(guī)定程序和標準。2.職數(shù)使用備案制度的執(zhí)行情況，是否及時、準確備案。3.是否存在超職數(shù)配備人員情況，如有超職數(shù)配備人員，是否按規(guī)定進行清理。4.職數(shù)使用的合理性和有效性，是否存在人員閑置或浪費現(xiàn)象。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：人力資源部門定期對各部門職數(shù)使用情況進行檢查，每年至少開展[X]次全面檢查。2.不定期抽查：人力資源部門不定期對各部門職數(shù)使用情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對職數(shù)管理中的重點問題或突出情況，開展專項檢查，深入分析原因，提出改進措施。（四）檢查結(jié)果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時下達整改通知書，責令相關(guān)部門限期整改。2.各部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認真制定整改措施，落實整改責任，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告人力資源部門。3