藥店專用物料管理制度一、總則1.目的為加強藥店專用物料的管理，規范物料的采購、驗收、儲存、發放、使用及報廢等流程，確保物料質量，保障藥店正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于藥店內所有專用物料的管理，包括但不限于藥品、醫療器械、包裝材料、辦公用品、清潔用品等。3.職責分工采購部門：負責專用物料的采購計劃制定、供應商選擇與采購實施。質量部門：負責對采購物料進行質量驗收，確保符合相關標準和要求。倉庫管理部門：負責物料的儲存、保管與發放，保證物料安全與完整。使用部門：負責提出物料需求，合理使用物料，并配合相關部門進行盤點等工作。財務部門：負責對物料采購、使用等費用進行核算與監督。二、采購管理1.采購計劃各使用部門應根據業務需求和庫存情況，每月定期向采購部門提交物料需求計劃。需求計劃應詳細注明物料名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息。采購部門結合庫存狀況、市場供應情況及預算安排，對各部門的需求計劃進行匯總、分析和審核，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購物料的種類、數量、采購時間、采購預算等內容。2.供應商選擇采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。評估內容包括但不限于營業執照、生產許可證、經營許可證、產品注冊證、質量體系認證、產品檢驗報告、客戶評價等。定期對供應商進行實地考察或評估，確保供應商具備穩定供應符合質量要求物料的能力。對于新供應商，應進行嚴格的資質審核和樣品試用，合格后方可納入合格供應商名錄。根據供應商的表現，定期對合格供應商進行動態管理，淘汰不合格供應商，新增優質供應商，確保供應商名錄的有效性和適應性。3.采購實施采購人員應按照采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。采購訂單應明確物料的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準等條款，并經采購部門負責人審核批準。在采購過程中，采購人員應與供應商保持密切溝通，及時了解訂單執行情況，確保物料按時、按質、按量供應。如遇供應商交貨延遲、質量問題等異常情況，應及時采取措施進行處理，并向相關部門匯報。采購人員應嚴格遵守采購紀律，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益，確保采購過程的公正、公平、公開。三、驗收管理1.驗收標準質量部門應依據國家相關法律法規、藥品標準、醫療器械標準及其他相關標準，制定物料驗收標準。驗收標準應明確物料的外觀、規格、型號、數量、質量證明文件、有效期等方面的要求。對于藥品，應按照《藥品經營質量管理規范》（GSP）的要求進行驗收，檢查藥品的包裝、標簽、說明書、批準文號、生產日期、有效期等內容是否符合規定，同時進行藥品的抽樣檢驗，確保藥品質量合格。對于醫療器械，應按照相關醫療器械標準和注冊要求進行驗收，檢查醫療器械的外觀、性能、規格、型號、數量、質量證明文件、注冊證等內容是否齊全、有效，同時進行必要的功能測試和質量檢驗。2.驗收流程物料到貨后，倉庫管理人員應及時通知質量部門進行驗收。質量部門驗收人員應根據驗收標準，對物料的數量、外觀、規格、型號等進行初步檢查，并核對質量證明文件。對于需要進行抽樣檢驗的物料，驗收人員應按照規定的抽樣方法和數量進行抽樣，送質量檢驗機構進行檢驗。檢驗合格后方可辦理入庫手續。驗收過程中如發現物料存在數量短缺、質量問題、規格不符等情況，驗收人員應及時填寫《物料驗收不合格報告》，詳細記錄不合格情況，并通知采購部門與供應商協商處理。對于驗收合格的物料，驗收人員應在質量證明文件上簽字確認，并填寫《物料驗收合格記錄》，注明物料名稱、規格、型號、數量、驗收日期、驗收人員等信息。倉庫管理人員憑《物料驗收合格記錄》辦理入庫手續。四、儲存管理1.倉庫布局藥店應設置專門的倉庫，倉庫應根據物料的性質、用途、儲存條件等進行合理分區，分為藥品區、醫療器械區、辦公用品區、清潔用品區等，并設置明顯的標識牌。倉庫內應配備必要的倉儲設備，如貨架、貨柜、溫濕度調控設備、防蟲防鼠設備、消防設備等，確保物料儲存環境符合要求。藥品倉庫應根據藥品的儲存要求，分為常溫庫、陰涼庫、冷庫等不同溫區，并配備相應的溫濕度監測設備，實時監控溫濕度情況，確保藥品儲存質量。2.物料入庫倉庫管理人員應根據《物料驗收合格記錄》，對驗收合格的物料進行入庫操作。入庫時應按照物料的類別、規格、型號等進行分類存放，并建立物料臺賬，詳細記錄物料的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。對于有特殊儲存要求的物料，如易燃易爆物品、易制毒化學品、麻醉藥品、精神藥品等，應按照相關規定進行專庫或專柜儲存，并實行雙人雙鎖管理。3.物料保管倉庫管理人員應定期對物料進行檢查和盤點，確保物料的數量準確、質量完好、儲存環境符合要求。如發現物料有損壞、變質、過期等情況，應及時填寫《物料報損報告》，并通知相關部門進行處理。倉庫應保持清潔、通風、干燥，防止物料受潮、發霉、變質。對于易受溫濕度影響的物料，應根據溫濕度變化情況及時采取調控措施。倉庫應做好防蟲防鼠工作，定期進行清掃和消毒，防止蟲害和鼠害對物料造成損壞。4.物料出庫使用部門應填寫《物料領用申請表》，注明物料名稱、規格、型號、數量、用途等信息，經部門負責人審核批準后，交倉庫管理人員辦理出庫手續。倉庫管理人員應根據《物料領用申請表》，核對物料的名稱、規格、型號、數量等信息，確認無誤后進行發貨。發貨時應遵循“先進先出”的原則，確保物料在有效期內使用。倉庫管理人員應在物料臺賬上記錄物料的出庫日期、名稱、規格、型號、數量、領用部門等信息，并將《物料領用申請表》存檔保存。五、發放管理1.發放原則物料發放應遵循“以舊換新”、“按需發放”、“限額發放”等原則，確保物料的合理使用，避免浪費。對于貴重物料、消耗量大的物料或有特殊管理要求的物料，應實行限額發放制度，嚴格控制發放數量。2.發放流程使用部門根據實際需求填寫《物料領用申請表》，詳細注明物料名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對《物料領用申請表》進行審核，確認領用物料的必要性和合理性后簽字批準。《物料領用申請表》經部門負責人批準后，交倉庫管理人員。倉庫管理人員根據申請表內容進行物料發放，并在物料臺賬上記錄發放情況。對于實行限額發放的物料，倉庫管理人員應根據限額標準進行發放，如超出限額，應要求使用部門重新提交申請并說明原因，經相關領導審批后方可發放。六、使用管理1.使用規范各使用部門應建立物料使用管理制度，明確物料的使用流程、使用方法、使用人員職責等內容，確保物料的正確使用。使用人員應嚴格按照物料的使用說明書或操作規程進行操作，不得擅自更改使用方法或擴大使用范圍。如發現物料使用過程中出現異常情況，應及時停止使用，并報告相關部門。對于藥品和醫療器械，使用人員應嚴格遵守相關法律法規和質量管理要求，確保用藥用械安全有效。2.使用監督質量部門應定期對物料的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括物料的使用記錄、使用效果、質量狀況等。如發現使用過程中存在問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。倉庫管理部門應定期與使用部門核對物料的領用和使用情況，確保物料賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因并進行處理。3.剩余物料管理使用部門在物料使用完畢后，應及時清理剩余物料，并將剩余物料交回倉庫。倉庫管理人員應核對剩余物料的名稱、規格、型號、數量等信息，確認無誤后辦理入庫手續。對于剩余的貴重物料、易燃易爆物品、易制毒化學品、麻醉藥品、精神藥品等，應按照相關規定進行妥善處理，不得隨意丟棄或挪用。七、盤點管理1.盤點計劃倉庫管理部門應制定年度盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、方式、人員分工等內容。盤點計劃應報財務部門和公司領導審批后實施。盤點范圍應包括藥店內所有的專用物料，確保賬實相符。盤點時間應根據業務情況和管理要求合理安排，一般每年至少進行一次全面盤點，每月或每季度進行一次局部盤點。2.盤點實施盤點人員應按照盤點計劃，對物料進行逐一清點、核對。盤點過程中應認真記錄物料的實際數量、規格、型號、狀態等信息，并與物料臺賬進行核對。對于盤點中發現的盤盈、盤虧、毀損等情況，應及時填寫《物料盤點差異報告》，詳細記錄差異情況及原因。盤點結束后，盤點人員應編制《物料盤點報告》，匯總盤點結果，分析差異原因，并提出處理建議。《物料盤點報告》應經相關部門負責人審核簽字后報公司領導審批。3.盤點結果處理根據公司領導的審批意見，對盤點結果進行處理。對于盤盈的物料，應查明原因，經批準后調整物料臺賬；對于盤虧或毀損的物料，應按照相關規定進行審批核銷，并追究相關責任人的責任。財務部門應根據盤點結果調整賬務，確保財務數據的準確性。八、報廢管理1.報廢標準物料出現以下情況之一的，可申請報廢：超過有效期且無法使用的；因質量問題無法修復或使用的；因自然災害、意外事故等原因導致損壞無法使用的；其他符合報廢條件的情況。2.報廢申請使用部門或倉庫管理部門發現物料符合報廢標準后，應填寫《物料報廢申請表》，詳細注明物料名稱、規格、型號、數量、報廢原因等信息，并提交質量部門進行鑒定。質量部門對申請報廢的物料進行鑒定，確認符合報廢標準后，在《物料報廢申請表》上簽字同意。3.報廢審批《物料報廢申請表》經質量部門鑒定同意后，交財務部門進行審核。財務部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導根據申請情況進行審批，批準后《物料報廢申請表》返回倉庫管理