設備隨機文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司設備隨機文件的管理，確保設備隨機文件的完整性、準確性和規范性，便于設備的安裝、調試、操作、維護、維修及技術改造等工作的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有設備隨機文件的管理，包括但不限于設備采購合同中約定的隨機提供的各類文件，如設備操作手冊、維護手冊、技術圖紙、電路圖、產品合格證、質量檢驗報告等。（三）職責分工1.設備管理部門負責制定和完善設備隨機文件管理制度，并監督執行。負責設備隨機文件的統一接收、登記、編號、歸檔、保管和發放工作。定期對設備隨機文件進行清查盤點，確保文件的完整性和準確性。負責協調解決設備隨機文件管理過程中出現的問題。2.使用部門負責本部門設備隨機文件的領取、使用、保管和歸還工作。按照設備隨機文件的要求正確操作和維護設備，并對文件內容保密。發現設備隨機文件有損壞、丟失等情況時，及時向設備管理部門報告。3.采購部門在設備采購合同中明確隨機文件的內容、數量、交付時間等要求，并跟蹤落實。負責與供應商溝通協調，確保設備隨機文件按時、完整交付。4.檔案管理部門協助設備管理部門做好設備隨機文件的歸檔工作，按照檔案管理要求進行整理和保管。提供設備隨機文件查閱、借閱等服務，并做好相關記錄。二、設備隨機文件的接收與登記（一）接收1.采購部門在收到設備時，應及時通知設備管理部門共同對設備隨機文件進行清點接收。2.設備管理部門接收人員應認真核對隨機文件的數量、種類、內容等是否與采購合同一致，并檢查文件是否有破損、缺頁等情況。3.對于不符合要求的隨機文件，接收人員應及時與供應商聯系，要求其限期補齊或更換。（二）登記1.設備管理部門接收設備隨機文件后，應立即進行登記。登記內容包括設備名稱、型號、規格、隨機文件名稱、數量、編號、接收日期、供應商等信息。2.登記應使用統一的設備隨機文件登記表，確保登記信息準確、完整。登記表應妥善保存，以便查詢和統計。三、設備隨機文件的編號與歸檔（一）編號1.設備管理部門對接收的設備隨機文件進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于識別和管理。2.編號規則可根據公司實際情況制定，例如：設備編號+文件類別代碼+順序號。其中，設備編號應與公司設備臺賬中的編號一致，文件類別代碼可根據文件的類型進行設定，如操作手冊為“CZS”，維護手冊為“WHS”等，順序號為該類文件在本設備上的順序編號。3.編號應標注在文件封面或首頁的明顯位置，并在登記表中注明。（二）歸檔1.設備管理部門按照編號順序對設備隨機文件進行整理，將同一設備的所有隨機文件集中在一起，并編制文件目錄。2.文件目錄應包括文件編號、文件名稱、版本號、編制日期、頁數等信息，以便快速查找和核對。3.整理好的設備隨機文件應及時歸檔至公司檔案庫或指定的保管地點，按照檔案管理要求進行分類存放。4.對于電子文檔形式的設備隨機文件，應進行備份，并按照電子檔案管理規定進行存儲和管理。四、設備隨機文件的保管（一）保管要求1.設備管理部門應設立專門的文件保管場所，確保設備隨機文件存放環境安全、干燥、通風，防止文件受潮、發霉、蟲蛀等損壞。2.文件保管場所應配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施，如滅火器、保險柜、除濕機、防蟲藥等。3.設備隨機文件應分類存放，標識清晰，便于查找和取用。對于重要的文件，應采取加密存儲或專人保管等措施，確保文件安全。（二）保管期限1.設備隨機文件的保管期限應根據設備的使用壽命和相關法律法規要求確定。一般情況下，設備隨機文件應保管至設備報廢后[X]年。2.在保管期限內，設備管理部門應定期對設備隨機文件進行清查盤點，確保文件的完整性和準確性。對于超過保管期限的文件，應按照公司檔案銷毀規定進行處理。（三）文件借閱與歸還1.因工作需要借閱設備隨機文件時，借閱人應填寫《設備隨機文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到設備管理部門辦理借閱手續。2.設備管理部門應在收到借閱申請表后，對借閱人資格和借閱內容進行審核，審核通過后予以借閱，并在借閱登記表上記錄借閱信息。3.借閱人應按照借閱申請表中注明的期限按時歸還文件，如需延期，應提前辦理續借手續。4.歸還文件時，設備管理部門應認真檢查文件是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應負責賠償。五、設備隨機文件的使用（一）使用要求1.使用部門領取設備隨機文件后，應指定專人負責文件的保管和使用，并確保文件的安全和保密。2.使用人員應按照設備隨機文件的要求正確操作和維護設備，不得擅自更改文件內容或違反文件規定進行操作。3.在設備的安裝、調試、操作、維護、維修及技術改造等過程中，使用人員應及時查閱相關隨機文件，確保工作的順利進行。4.對于設備隨機文件中涉及的技術秘密和商業機密，使用人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。（二）文件發放1.設備管理部門根據使用部門的需求，按照規定的程序發放設備隨機文件。發放時應填寫《設備隨機文件發放登記表》，注明發放文件名稱、編號、發放部門、發放日期、領取人等信息。2.使用部門領取文件后，應在登記表上簽字確認。設備管理部門應留存發放登記表的副本，以便查詢和統計。3.對于同一設備有多份相同文件的情況，設備管理部門應根據實際需求合理發放，避免文件浪費。（三）文件更新1.隨著設備技術的不斷發展和改進，設備隨機文件可能需要進行更新。設備管理部門應及時關注設備供應商發布的文件更新信息，并通知相關使用部門。2.使用部門收到文件更新通知后，應及時到設備管理部門領取更新后的文件，并將舊文件交回。3.設備管理部門應對更新后的文件進行編號、歸檔等處理，并確保所有使用部門使用的是最新版本的文件。六、設備隨機文件的銷毀（一）銷毀條件1.設備已報廢，且設備隨機文件已超過保管期限。2.設備隨機文件因損壞、丟失等原因無法繼續使用，且已無保存價值。3.公司根據實際情況決定銷毀的其他設備隨機文件。（二）銷毀程序1.設備管理部門提出設備隨機文件銷毀申請，填寫《設備隨機文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人審核簽字后，報公司主管領導審批。2.公司主管領導審批同意后，設備管理部門負責組織實施文件銷毀工作。銷毀工作應在兩人以上監督下進行，確保文件徹底銷毀。3.文件銷毀后，設備管理部門應填寫《設備隨機文件銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀方式、監銷人等信息，并將銷毀申請表、登記表等相關資料歸檔保存。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對設備隨機文件的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件的接收、登記、編號、歸檔、保管、使用、銷毀等環節。2.監督檢查可采用現場檢查、查閱資料、詢問相關人員等方式進行。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核辦法1.建立設備隨機文件管理考核制度，對在設備隨