設計公司信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司信息管理，規(guī)范信息處理流程，確保信息的準確性、完整性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、全體員工以及與公司有業(yè)務往來的外部合作伙伴。（三）基本原則1.準確性原則：信息應真實、準確地反映公司業(yè)務活動和實際情況。2.完整性原則：涵蓋公司運營所需的各類信息，確保無重要信息遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保護公司信息不被泄露、篡改或丟失，保障信息安全。4.及時性原則：信息的收集、傳遞和處理應及時，以滿足公司決策和業(yè)務開展的需要。二、信息分類與編碼（一）信息分類1.公司戰(zhàn)略與規(guī)劃類：包括公司長期發(fā)展戰(zhàn)略、年度經營計劃、項目規(guī)劃等。2.組織與人力資源類：如公司組織架構、人員檔案、招聘信息、培訓記錄、績效考核等。3.財務與資產類：財務報表、預算管理、成本核算、固定資產信息等。4.市場營銷與客戶類：市場調研報告、客戶信息、銷售數據、營銷活動記錄等。5.項目管理類：項目立項文檔、項目進度報告、項目成果交付物等。6.技術研發(fā)類：設計方案、技術文檔、研發(fā)成果、知識產權信息等。7.行政與后勤類：辦公設施管理、辦公用品采購、車輛管理、會議紀要等。8.法律法規(guī)與政策類：國家及地方相關法律法規(guī)、行業(yè)政策文件等。（二）信息編碼為便于信息的存儲、檢索和管理，對各類信息進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.編碼結構：采用層次碼結構，由若干位數字或字母組成。2.具體編碼：例如，公司戰(zhàn)略與規(guī)劃類信息編碼為“1000”，其中“1”代表信息類別，“0000”為該類別下的具體順序編碼；組織與人力資源類編碼為“2000”，依此類推。3.編碼維護：信息編碼由專人負責管理，當信息類別或內容發(fā)生重大變化時，及時對編碼進行調整和更新，并確保相關人員知曉。三、信息收集與整理（一）信息收集渠道1.內部渠道各部門定期提交工作報告、統(tǒng)計數據、業(yè)務文檔等。員工通過工作匯報、表單填寫等方式提供個人工作相關信息。公司內部會議、討論、交流活動中產生的信息記錄。2.外部渠道政府部門、行業(yè)協會發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)信息。市場調研機構提供的市場調研報告、行業(yè)數據。客戶反饋、合作伙伴溝通交流獲取的信息。網絡媒體、行業(yè)論壇等公開渠道收集的信息。（二）信息收集要求1.明確責任：各部門負責人為本部門信息收集的第一責任人，指定專人負責具體信息收集工作，確保信息收集的及時性和準確性。2.全面收集：根據公司業(yè)務需求，全面、系統(tǒng)地收集各類相關信息，避免重要信息遺漏。3.規(guī)范格式：信息收集應按照統(tǒng)一的格式要求進行，確保信息的規(guī)范性和一致性，便于后續(xù)整理和分析。（三）信息整理1.初步篩選：對收集到的信息進行初步篩選，剔除重復、無效或與公司業(yè)務無關的信息。2.分類歸檔：按照信息分類標準，將篩選后的信息進行分類整理，歸入相應的文件夾或數據庫中。3.數據錄入：對于需要錄入系統(tǒng)的信息，及時準確地錄入公司信息管理系統(tǒng)，確保數據的完整性和一致性。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司內部服務器、云存儲平臺等存儲各類電子信息，建立完善的文件目錄結構和數據庫系統(tǒng)，便于信息的存儲、檢索和管理。2.紙質存儲：對于重要的紙質文件，如合同、協議、報告等，設立專門的檔案室進行分類存放，并建立紙質檔案索引目錄，便于查找。（二）存儲安全1.電子存儲安全服務器配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設備，防止外部網絡攻擊。定期對服務器進行數據備份，備份數據存儲在異地存儲設備或云存儲中，確保數據的安全性和可恢復性。設置不同級別的用戶權限，對信息進行訪問控制，只有經過授權的人員才能訪問相應的信息。2.紙質存儲安全檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保紙質文件的安全保存。建立紙質檔案借閱登記制度，嚴格記錄借閱人員、借閱時間、歸還時間等信息，確保檔案的完整性和可追溯性。（三）信息保管期限1.根據法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定確定信息保管期限：如財務報表、稅務資料等按照國家相關法律法規(guī)規(guī)定的期限進行保管。2.根據公司業(yè)務需求確定信息保管期限：對于項目文檔、合同協議等，根據項目結束后的一定期限進行保管，一般不少于項目驗收后[X]年。3.定期清理過期信息：由專人負責定期對超過保管期限的信息進行清理，清理前需進行備份，并填寫信息清理記錄，確保信息清理過程可追溯。五、信息共享與傳遞（一）信息共享原則1.授權共享：信息共享需經過信息所有者或相關部門負責人的授權，確保信息共享的合法性和安全性。2.按需共享：根據工作需要，確定信息共享的范圍和對象，避免信息過度共享。3.安全保密：在信息共享過程中，嚴格遵守公司信息安全規(guī)定，采取必要的安全措施，防止信息泄露。（二）信息共享方式1.內部信息系統(tǒng)共享：通過公司內部的信息管理系統(tǒng)，設置不同的信息共享權限，各部門和員工可根據授權訪問和共享相關信息。2.文件共享：對于一些需要特定人員共享的文件，可通過公司內部網絡共享文件夾或即時通訊工具進行傳遞，但需確保文件的安全性和保密性。3.會議交流：在公司內部會議、項目討論會議等場合，通過面對面交流的方式共享信息，促進團隊協作和溝通。（三）信息傳遞流程1.發(fā)起傳遞：信息需求部門或人員填寫信息傳遞申請表，明確信息傳遞的目的、內容、接收對象等信息，提交給信息管理部門或相關負責人審核。2.審核批準：信息管理部門或相關負責人對信息傳遞申請表進行審核，確保信息傳遞的必要性和安全性。審核通過后，批準信息傳遞申請，并安排信息傳遞工作。3.信息傳遞：根據信息的性質和緊急程度，選擇合適的傳遞方式進行信息傳遞。如通過信息管理系統(tǒng)推送、發(fā)送郵件、即時通訊工具發(fā)送等。4.接收確認：接收信息的部門或人員在收到信息后，應及時進行確認，并對信息的完整性和準確性進行核對。如發(fā)現信息有誤或不完整，及時與信息傳遞部門溝通反饋。六、信息使用與權限管理（一）信息使用原則1.合法合規(guī)：信息使用應符合國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)定，不得用于違法違規(guī)活動。2.目的明確：信息使用應具有明確的目的，僅限于公司內部業(yè)務開展、決策支持、項目實施等相關工作。3.保護隱私：在信息使用過程中，應注意保護個人隱私和公司商業(yè)秘密，不得泄露敏感信息。（二）信息使用權限1.根據崗位職責和工作需要設定信息使用權限：不同崗位的員工具有不同的信息訪問和使用權限，確保員工只能獲取和使用與其工作相關的信息。2.權限分級管理：信息使用權限分為只讀、可編輯、可刪除等不同級別，根據員工的工作性質和職責范圍進行授權。3.權限變更管理：員工崗位發(fā)生變動時，及時調整其信息使用權限，確保信息使用的安全性和合規(guī)性。（三）信息使用審批1.對于涉及重要信息或超出員工常規(guī)信息使用權限的情況，需進行審批：填寫信息使用審批表，詳細說明信息使用的目的、內容、使用期限等信息，提交給上級領導或相關部門負責人審批。2.審批流程：審批人應在規(guī)定時間內對信息使用審批表進行審核，如無異議，予以批準；如有異議，應明確指出問題并要求申請人進行修改或補充說明。七、信息安全管理（一）信息安全意識培訓1.定期組織信息安全培訓：提高全體員工的信息安全意識，培訓內容包括信息安全法律法規(guī)、公司信息安全制度、信息安全防范措施等。2.新員工入職培訓：將信息安全培訓納入新員工入職培訓體系，使新員工在入職初期就了解公司信息安全要求和注意事項。3.培訓效果評估：通過考試、問卷調查等方式對信息安全培訓效果進行評估，及時發(fā)現培訓中存在的問題并進行改進。（二）信息安全防護措施1.網絡安全防護：安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等網絡安全設備，定期進行更新和維護，防范網絡攻擊和惡意軟件入侵。2.數據加密：對重要的電子信息進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。3.訪問控制：嚴格設置用戶賬號和密碼，定期更換密碼，并采用多因素身份認證方式，如密碼+驗證碼、指紋識別、面部識別等，防止非法訪問。4.安全審計：建立信息安全審計機制，對信息系統(tǒng)的操作日志、訪問記錄等進行定期審計，及時發(fā)現和處理異常行為。（三）信息安全事件應急處理1.制定信息安全應急預案：明確信息安全事件的應急處理流程、責任分工、應急資源保障等內容，確保在信息安全事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行處理。2.應急演練：定期組織信息安全應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性，提高員工應對信息安全事件的能力。3.事件報告與處理：一旦發(fā)生信息安全事件，相關人員應立即報告信息管理部門或公司領導，并按照應急預案采取相應的措施進行處理，及時恢復信息系統(tǒng)的正常運行，減少損失。同時，對事件進行調查分析，總結經驗教訓，完善信息安全管理措施。八、信息系統(tǒng)管理（一）信息系統(tǒng)建設1.根據公司業(yè)務需求和發(fā)展戰(zhàn)略，規(guī)劃信息系統(tǒng)建設方案：明確信息系統(tǒng)的功能模塊、技術架構、數據架構等內容，確保信息系統(tǒng)能夠滿足公司業(yè)務發(fā)展的需要。2.選型與采購：通過市場調研、招標等方式，選擇合適的信息系統(tǒng)供應商和產品，并簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。3.系統(tǒng)實施與上線：組織專業(yè)人員進行信息系統(tǒng)的安裝、調試、配置等實施工作，確保系統(tǒng)能夠正常運行。在系統(tǒng)上線前，進行全面的測試和數據遷移工作，確保數據的準確性和完整性。（二）信息系統(tǒng)維護1.日常維護：安排專人負責信息系統(tǒng)的日常維護工作，包括服務器維護、軟件更新、數據備份等，確保信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.故障排除：及時處理信息系統(tǒng)出現的故障和問題，記錄故障現象、處理過程和結果，定期對故障進行分析總結，采取措施預防類似故障的再次發(fā)生。3.性能優(yōu)化：定期對信息系統(tǒng)的性能進行評估和優(yōu)化，如優(yōu)化數據庫查詢語句、調整服務器配置等，提高信息系統(tǒng)的運行效率。（三）信息系統(tǒng)升級與更新1.關注行業(yè)技術發(fā)展動態(tài)和公司業(yè)務需求變化：及時對信息系統(tǒng)進行升級和更新，以提升系統(tǒng)的功能和性能，滿足公司業(yè)務發(fā)展的新要求。2.升級計劃制定：制定信息系統(tǒng)升級計劃，明確升級的內容、時間安排、風險評估等，確保升級工作的順利進行。3.升級測試與上線：在升級前進行全面的測試工作，包括功能測試、性能測試、兼容性測試等，確保升級后的系統(tǒng)穩(wěn)定可靠。升級完成后，進行上線切換，并對用戶進行培訓和支持，確保用戶能夠順利使用新系統(tǒng)。九、信息管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.信息管理部門定期對公司信息管理工作進行檢查和監(jiān)督：檢查信息收集、整理、存儲、共享、使用等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時督促整改。2.內部審計部門定期對公司信息管理系統(tǒng)進行審計：審查信息系統(tǒng)的安全性、合規(guī)性、有效性等方面，提出審計意見和建議，促進信息管理工作的規(guī)范開展。3.設立信息管理投訴渠道：接受員工和外部合作伙伴對信息管理工作的投訴和建議，及時處理并反饋處理結果，不斷改進信息管理工作。（二）考核指標1.信息準確性：考核信息收集、錄入、整理過程中信息的準確程度，以信息錯誤率作為考核指標。2.信息完整性：評估各類信息是否完整無遺漏，以信息完整率作為考核指標。3.信息及時性：考察信息收集、傳遞、處理是否及時，以信息按時交付率作為考核指標。4.信息安全：考核信息安全防護措施的執(zhí)行情況、信息安全事件的發(fā)生次數等，以信息安全事故發(fā)生率作為考核指標。5.信息系統(tǒng)運行：評價信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、性能和用戶滿意度等，以信息系統(tǒng)故障停機時間、用戶投訴率等作為考核指標。（三）考核方式1.定期考核：