財務采購付款管理制度總則制度目的本制度旨在規范公司財務采購付款流程，加強對采購付款環節的內部控制，確保公司資金安全，提高資金使用效率，保障采購業務的順利進行，維護公司的合法權益。適用范圍本制度適用于公司內所有采購業務涉及的付款管理，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等?；驹瓌t1.合規性原則：采購付款必須符合國家法律法規和公司相關規定，嚴格遵守財務制度。2.準確性原則：付款信息應準確無誤，確保支付金額、支付對象、支付方式等與采購合同或相關審批文件一致。3.及時性原則：在規定的付款期限內完成付款操作，避免逾期付款給公司帶來不必要的損失。4.審批流程嚴格原則：所有采購付款必須經過嚴格的審批流程，確保付款的合理性和必要性。采購付款流程采購申請1.需求部門提交申請：各部門根據業務需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算、用途等信息。2.部門負責人審批：部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后提交至采購部門。采購執行1.采購部門詢價與供應商選擇：采購部門根據采購申請，通過多種渠道進行詢價，選擇合適的供應商，并與其簽訂采購合同。采購合同應明確采購物品或服務的價格、規格、數量、交貨期、付款方式等條款。2.合同審批：采購合同簽訂后，提交至法務部門和財務部門進行審核。法務部門審核合同的合法性和合規性，財務部門審核合同的付款條款和資金安排。審核通過后，合同提交至公司管理層審批。到貨驗收1.貨物驗收：采購物品到貨后，由需求部門負責組織驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準對貨物的數量、質量、規格等進行核對，確保貨物符合要求。2.驗收報告：驗收合格后，驗收人員填寫驗收報告，簽字確認。驗收報告應包括采購合同編號、貨物名稱、規格、數量、驗收情況等信息。付款申請1.供應商提交發票：供應商在貨物交付或服務完成后，按照合同約定的時間提交發票。發票應真實、合法、有效，內容與采購合同一致。2.采購部門審核：采購部門核對發票信息與采購合同、驗收報告是否一致，確認無誤后在發票上簽字，并填寫付款申請單。付款申請單應包括采購合同編號、供應商名稱、發票號碼、付款金額、付款方式等信息。3.財務部門審核：財務部門收到付款申請單后，對發票的真實性、合法性、有效性進行審核，并核對付款金額與采購合同、驗收報告是否一致。同時，審核付款申請是否符合公司財務制度和資金預算安排。審核通過后，財務部門在付款申請單上簽字。付款審批1.部門負責人審批：付款申請單提交至需求部門負責人審批，確認采購業務的真實性和必要性。2.財務負責人審批：財務負責人對付款申請的資金安排、付款方式、付款時間等進行審核，確保付款符合公司財務制度和資金管理要求。3.公司管理層審批：根據公司授權審批制度，付款申請單提交至相應層級的公司管理層進行審批。審批通過后，在付款申請單上簽字。付款執行1.財務部門辦理付款：財務部門根據審批通過的付款申請單，按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。付款方式包括支票、匯票、電匯、網上銀行支付等。2.付款記錄與憑證制作：財務部門在完成付款后，及時記錄付款信息，并制作付款憑證。付款憑證應包括付款日期、付款金額、付款對象、付款方式、采購合同編號等信息。付款審批權限分級審批1.單筆付款金額在[X]元以下的：由需求部門負責人、財務負責人審批后，即可辦理付款。2.單筆付款金額在[X]元至[X]元之間的：除需求部門負責人、財務負責人審批外，還需分管副總經理審批。3.單筆付款金額在[X]元以上的：需經過總經理審批。特殊情況審批對于緊急采購付款或因特殊原因需要突破審批權限的情況，應按照公司特殊情況審批流程進行申請，經相關領導特批后方可辦理付款。付款方式與期限付款方式1.現金付款：適用于金額較小、支付頻繁的采購業務，如辦公用品采購等。現金付款應嚴格遵守公司現金管理制度，確保資金安全。2.支票付款：適用于同城結算的采購業務。支票應按照規定填寫，確保支票的真實性和有效性。3.匯票付款：適用于異地結算的采購業務。匯票應通過銀行進行背書轉讓或貼現，確保匯票的安全性和流動性。4.電匯付款：適用于異地結算的采購業務。電匯應準確填寫收款方賬號、開戶行等信息，確保資金及時到賬。5.網上銀行支付：適用于與公司有長期合作關系、信譽良好的供應商。網上銀行支付應設置嚴格的操作權限和密碼保護措施，確保支付安全。付款期限1.貨到付款：在供應商將貨物送達并驗收合格后，按照合同約定的期限付款。2.月結：對于月結的采購業務，應在次月[X]日前完成上月貨款的支付。3.其他付款期限：根據采購合同的具體約定執行，如季結、半年結等。應付賬款管理賬齡分析財務部門定期對應付賬款進行賬齡分析，按照賬齡將應付賬款分為[X]個月以內、[X]個月至[X]個月、[X]個月以上等不同區間。通過賬齡分析，及時掌握應付賬款的構成和到期情況，為資金安排提供依據。供應商對賬1.定期對賬：財務部門每月末與供應商進行對賬，核對應付賬款余額、已付款項、未開票金額等信息。對賬結果應形成書面記錄，雙方簽字確認。2.差異處理：如發現對賬差異，應及時與供應商溝通核實，查找原因并進行調整。對于因質量問題、數量差異等原因導致的應付賬款調整，應按照公司相關規定辦理審批手續。逾期賬款管理1.預警機制：財務部門對應付賬款到期情況進行實時監控，對于即將逾期的賬款，及時向采購部門和相關領導發出預警。2.逾期催收：采購部門負責與供應商溝通協商，催促供應商及時開具發票和辦理結算手續。對于逾期賬款，應采取有效的催收措施，如發送催款函、電話催收、上門催收等。3.法律措施：對于經多次催收仍未支付的逾期賬款，公司可考慮采取法律措施，維護公司的合法權益。在采取法律措施前，應咨詢公司法律顧問的意見，并按照公司相關規定辦理審批手續。監督與檢查內部審計1.定期審計：公司內部審計部門定期對采購付款業務進行審計，檢查采購付款流程的執行情況、審批手續的完整性、付款信息的準確性等。2.專項審計：根據公司管理需要或舉報線索，對特定采購項目或付款業務進行專項審計，深入調查潛在問題。財務檢查1.日常檢查：財務部門在日常工作中對采購付款業務進行檢查，及時發現和糾正存在的問題。2.不定期抽查：公司管理層或相關部門不定期對采購付款業務進行抽查，重點檢查付款審批程序的執行情況、資金使用的合理性等。問題整改1.問題反饋：對于審計和檢查中發現的問題，審計部門或檢查人員應及時向相關部門和人員反饋，并提出整改意見。2.整改措施：相關部門和人員應針對反饋的問題，制定具體的整改措施，明確整改責任人和整改期限。3.整改跟蹤：審計部門或檢查人員負責對整改措施的執行情況進行跟蹤檢查，確保