財(cái)政印章使用管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司財(cái)政印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，保障公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)涉及財(cái)政印章的使用管理。3.印章種類本制度所指財(cái)政印章包括但不限于財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、法人章等與公司財(cái)務(wù)相關(guān)的印章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司財(cái)政印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要，按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公安部門的要求，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制。申請(qǐng)刻制印章時(shí)，需由使用部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)總經(jīng)理審批。行政部門持總經(jīng)理審批后的《印章刻制申請(qǐng)表》到指定的印章制作單位辦理刻制手續(xù)。印章制作完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章移交至財(cái)務(wù)部門，并辦理交接手續(xù)。2.印章啟用新刻制的財(cái)政印章啟用前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在《印章啟用登記表》上詳細(xì)登記印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并加蓋印章印模。《印章啟用登記表》一式兩份，財(cái)務(wù)部門和行政部門各留存一份。印章啟用后，原相關(guān)印章同時(shí)廢止。廢止的印章應(yīng)及時(shí)交回行政部門封存或銷毀，并在《印章啟用登記表》上注明廢止日期。三、印章的保管1.保管原則財(cái)政印章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，不得擅自將印章交予他人保管或使用。嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。財(cái)務(wù)專用章、法人章等應(yīng)分別由不同人員保管，以形成相互制約機(jī)制。2.保管人員職責(zé)印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜，應(yīng)立即報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的掛失、補(bǔ)辦等措施。嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印章，對(duì)每一次印章使用進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄使用日期、使用人、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。定期對(duì)保管的印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章磨損、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，并申請(qǐng)更換印章。3.保管地點(diǎn)財(cái)政印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并定期更換密碼。印章保管地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止印章受潮生銹。四、印章的使用1.使用范圍財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、開具發(fā)票、銀行賬戶業(yè)務(wù)等與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件和憑證上蓋章。發(fā)票專用章用于公司開具各類發(fā)票時(shí)蓋章。法人章主要用于銀行預(yù)留印鑒、簽署重要財(cái)務(wù)文件等。其他財(cái)政印章的使用范圍應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定確定，并在《印章使用登記表》上明確注明。2.使用流程申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人需要使用財(cái)政印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用印章的事項(xiàng)、用途、金額、日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審批：《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，根據(jù)印章使用事項(xiàng)的重要程度和金額大小，分別報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)事項(xiàng)，確保印章使用的合理性和合規(guī)性。登記：印章保管人在收到經(jīng)審批后的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)在《印章使用登記表》上進(jìn)行詳細(xì)登記，并注明使用日期、使用人、使用事項(xiàng)、批準(zhǔn)人等信息。蓋章：印章保管人按照審批意見和規(guī)定的使用范圍，在相關(guān)文件或憑證上加蓋印章。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。歸還：印章使用完畢后，印章保管人應(yīng)及時(shí)收回印章，并在《印章使用登記表》上注明歸還日期。使用人應(yīng)在《印章使用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)印章已歸還。3.特殊情況使用如遇緊急情況需要使用財(cái)政印章，且無法按照正常審批流程進(jìn)行審批時(shí)，印章保管人應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，說明情況并獲得口頭批準(zhǔn)后，方可使用印章。但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《印章使用登記表》上注明情況說明。對(duì)于涉及重大資金支出或重要合同簽訂等事項(xiàng)需要使用財(cái)政印章的，必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批不得擅自使用印章。五、印章的停用與銷毀1.停用條件因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，導(dǎo)致財(cái)政印章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。印章保管人發(fā)現(xiàn)印章存在被盜、丟失等異常情況時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，并辦理停用手續(xù)。2.停用流程印章保管人填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)總經(jīng)理審批。經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，財(cái)務(wù)部門將印章停用信息通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布印章停用公告。印章保管人將停用的印章交回行政部門，行政部門與印章保管人共同在《印章停用登記表》上簽字確認(rèn)，并注明交回日期。3.銷毀處理對(duì)于停用的財(cái)政印章，行政部門應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀印章時(shí)，應(yīng)至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上詳細(xì)記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。印章銷毀后，《印章銷毀登記表》應(yīng)作為公司檔案資料妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)政印章的使用管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查印章的保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)政印章使用管理情況的日常檢查，定期檢查印章保管人的工作記錄和印章使用登記表，確保印章使用規(guī)范、登記完整。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用財(cái)政印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰