綠城公司合同管理制度一、總則1.目的：為加強公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于綠城公司及所屬各部門在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、建設工程合同等。3.基本原則：依法合規原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規及相關政策規定。平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，不得強迫或欺詐對方。公平公正原則：合同內容應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責1.法務部門：負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規及政策規定提出法律意見。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律支持。負責處理合同糾紛，代表公司參加訴訟、仲裁等法律程序。建立合同法律檔案，對合同履行情況進行跟蹤檢查。2.業務部門：負責合同的談判、起草、簽訂工作，確保合同內容符合業務需求和公司利益。負責合同的履行，及時處理合同履行過程中出現的問題。定期向法務部門通報合同履行情況，配合法務部門處理合同糾紛。負責建立本部門的合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更等情況進行詳細記錄。3.財務部門：負責審核合同的付款條款，確保付款方式、付款時間等符合公司財務規定。對合同執行情況進行財務監督，及時與業務部門核對賬目。根據合同付款條款，辦理款項支付手續。參與合同糾紛的處理，提供財務方面的支持和建議。4.審計部門：負責對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監督，檢查合同管理的規范性和有效性。對重大合同進行專項審計，防范合同風險。對合同糾紛的處理情況進行審計，監督糾紛處理結果的執行情況。三、合同簽訂管理1.合同談判：業務部門在簽訂合同前，應進行充分的市場調研和分析，了解對方的資信狀況、經營能力、合同履行能力等情況。與對方進行合同條款的談判時，應明確雙方的權利義務、合同標的、數量、質量、價格、履行期限、地點、方式等主要條款。談判過程中應做好記錄，記錄內容包括談判時間、地點、參加人員、談判內容等，談判記錄由業務部門妥善保管。2.合同起草：合同一般由業務部門負責起草，起草合同應參照公司制定的合同示范文本，結合具體業務情況進行修改和完善。合同內容應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言表述。合同條款應符合法律法規及政策規定，不得損害公司利益。合同中應約定違約責任、爭議解決方式等條款，以保障公司在合同履行過程中的合法權益。3.合同審核：起草完成的合同應提交法務部門進行合法性審查，法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。業務部門應根據法務部門的審查意見對合同進行修改完善，如雙方對審查意見有異議，應及時溝通協商解決。涉及重大合同或金額較大的合同，業務部門應會同財務部門、審計部門等相關部門進行會審，會審通過后報公司領導審批。4.合同審批：合同經審核無誤后，應按照公司的審批流程進行審批。審批流程一般為：業務部門負責人審核→法務部門負責人審核→財務部門負責人審核→分管領導審批→總經理審批。各級審批人員應認真審查合同內容，簽署審批意見。如審批通過，合同方可蓋章簽訂；如審批不通過，業務部門應根據審批意見對合同進行修改完善后重新提交審批。5.合同簽訂：合同由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽字蓋章應齊全、清晰，不得遺漏或模糊不清。合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本原件一份交法務部門存檔，一份交財務部門備案，一份由業務部門留存，并負責跟蹤合同的履行情況。四、合同履行管理1.履行通知：合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送達對方，并要求對方簽收確認。在合同履行過程中，如發生合同變更、解除等情況，業務部門應及時書面通知對方，并要求對方簽收確認。2.履行跟蹤：業務部門應建立合同履行臺賬，對合同的履行情況進行詳細記錄，包括合同標的交付情況、款項支付情況、質量驗收情況等。定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。如發現對方未按照合同約定履行義務，應及時采取措施督促對方履行，并保留相關證據。業務部門應在每月末將合同履行情況匯總上報公司領導和相關部門。3.款項支付：財務部門應根據合同約定的付款方式、付款時間等條款，及時辦理款項支付手續。付款前，業務部門應提交付款申請，并附上合同副本、發票等相關資料。財務部門應對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司財務管理制度辦理付款。如發現付款申請不符合合同約定或存在其他問題，應及時與業務部門溝通協商解決。款項支付后，財務部門應及時進行賬務處理，并將付款憑證交業務部門存檔。4.質量驗收：對于涉及貨物采購、工程建設等需要進行質量驗收的合同，業務部門應在合同約定的驗收期限內組織相關人員進行驗收。驗收合格后，業務部門應出具驗收報告，并由雙方簽字確認。驗收報告應包括合同標的名稱、規格型號、數量、質量標準、驗收結果等內容。如驗收不合格，業務部門應及時與對方溝通協商解決，要求對方采取整改措施或承擔違約責任。整改完成后，應重新組織驗收，直至驗收合格為止。五、合同變更與解除管理1.變更條件：合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同內容的，經雙方協商一致，可以簽訂合同變更協議。一方當事人要求變更合同的，應提前[X]日書面通知對方，并經對方書面同意后方可變更。2.變更程序：合同變更由業務部門負責起草變更協議，變更協議應明確變更的內容、原因、雙方的權利義務等條款。變更協議起草完成后，應提交法務部門進行合法性審查，審查通過后按照公司的審批流程進行審批。審批通過后，變更協議由雙方簽字蓋章生效，并作為原合同的補充文件存檔。3.解除條件：合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因致使合同目的不能實現的，或者一方當事人嚴重違反合同約定，致使合同無法繼續履行的，另一方當事人可以解除合同。一方當事人要求解除合同的，應提前[X]日書面通知對方，并經對方書面同意后方可解除。4.解除程序：合同解除由業務部門負責起草解除協議，解除協議應明確解除的原因、雙方的權利義務、善后處理等條款。解除協議起草完成后，應提交法務部門進行合法性審查，審查通過后按照公司的審批流程進行審批。審批通過后，解除協議由雙方簽字蓋章生效，并作為原合同的終止文件存檔。5.善后處理：合同變更或解除后，業務部門應及時清理相關債權債務，處理合同履行過程中遺留的問題。財務部門應根據合同變更或解除協議，調整相關賬務處理。法務部門應跟蹤合同變更或解除后的執行情況，確保公司合法權益得到保障。六、合同糾紛處理1.糾紛預防：加強合同管理，規范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預防合同糾紛的發生。定期組織合同管理人員進行培訓，提高合同管理水平和風險防范意識。加強與合同對方的溝通協調，及時解決合同履行過程中出現的問題，避免矛盾激化。2.糾紛處理：合同履行過程中發生糾紛的，業務部門應及時向法務部門報告，并提供相關證據材料。法務部門應會同業務部門等相關部門對糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。根據糾紛處理方案，法務部門應代表公司與對方進行協商、調解或參與訴訟、仲裁等法律程序。在糾紛處理過程中，業務部門、財務部門等相關部門應積極配合法務部門工作，提供必要的支持和協助。3.結果執行：合同糾紛處理結果生效后，公司各部門應嚴格按照處理結果執行，確保公司合法權益得到實現。業務部門應及時跟蹤落實糾紛處理結果的執行情況，并將執行情況反饋給法務部門。財務部門應根據糾紛處理結果調整相關賬務處理，確保公司財務數據的準確性。七、合同檔案管理1.檔案建立：法務部門負責建立合同法律檔案，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行詳細記錄和歸檔保存。合同檔案應包括合同文本原件、合同審查意見、審批文件、履行記錄、變更協議、解除協議、糾紛處理文件等相關資料。合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立電子檔案和紙質檔案，確保檔案資料的完整性和規范性。2.檔案保管：合同檔案應妥善保管，存放地點應安全、保密，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。合同檔案的保管期限按照國家法律法規及公司相關規定執行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀，應按照公司檔案管理制度辦理銷毀手續。3.檔案查閱：因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人批準后，到法務部門查閱。查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自復印、拍照、涂改、銷毀檔案資料。如需復印相關資料，應經法務部門負責人同意，并按照規定辦理復印手續。查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還法務部門，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認。八、監督與考核1.監督檢查：審計部門負責對公司合同管理情況進行定期審計監督，檢查合同管理的規范性和有效性。審計部門應每年至少開展一次合同管理專項審計，并出具審計報告。審計報告應包括合同管理的基本情況、存在的問題及改進建議等內容。法務部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發現并督促業務部門解決合同履行過程中出現的問題。2.考核評價：公司建立合同管理考核評價制度，對各部門的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標包括合同簽訂的規范性、合同履行的及時性、合同糾紛的處理情況、合同檔案的管理情