耗材試劑購進管理制度一、總則（一）目的為加強公司耗材試劑購進管理，規(guī)范購進流程，確保所購耗材試劑符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)、科研等工作需要，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有耗材試劑的購進活動，包括但不限于實驗耗材、檢測試劑、醫(yī)療耗材等。（三）基本原則1.合法性原則：購進的耗材試劑必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)標準要求。2.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所購產(chǎn)品質(zhì)量合格。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定耗材試劑采購計劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.組織實施采購活動，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。3.負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的問題。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，提出耗材試劑的需求計劃。2.協(xié)助采購部門對供應(yīng)商進行評估，參與采購合同的評審。3.負責對購進的耗材試劑進行驗收，反饋質(zhì)量問題。（三）質(zhì)量管理部門1.制定耗材試劑質(zhì)量驗收標準和驗收流程。2.對購進的耗材試劑進行質(zhì)量抽檢，監(jiān)督驗收過程。3.負責處理耗材試劑質(zhì)量投訴和不合格品的評審。（四）財務(wù)部門1.負責審核采購預算，安排采購資金。2.對采購合同進行財務(wù)審核，監(jiān)督采購款項的支付。三、采購計劃管理（一）需求預測1.使用部門應(yīng)定期對本部門耗材試劑的使用情況進行統(tǒng)計分析，結(jié)合工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢，預測未來一段時間內(nèi)的需求數(shù)量和規(guī)格。2.每季度末，使用部門需提交下一季度的耗材試劑需求預測報告，詳細說明各類耗材試劑的預計用量、使用時間等信息。（二）計劃編制1.采購部門根據(jù)使用部門提交的需求預測報告，結(jié)合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確耗材試劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)采購部門負責人審核后報公司分管領(lǐng)導審批。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因工作任務(wù)變更、市場供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購計劃，使用部門應(yīng)及時提出書面申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和時間。2.采購部門對申請進行審核后，報公司分管領(lǐng)導審批。審批通過后，采購部門及時調(diào)整采購計劃，并通知相關(guān)部門。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、資質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購計劃和需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行實地考察或調(diào)查了解。3.采購部門組織使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行綜合評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格競爭力、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對供應(yīng)商進行評估，評估周期為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.使用部門和質(zhì)量管理部門應(yīng)及時反饋供應(yīng)商在供貨過程中出現(xiàn)的問題，作為供應(yīng)商評估的依據(jù)。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核指標體系，包括質(zhì)量指標、交貨期指標、價格指標、服務(wù)指標等。2.采購部門每月對供應(yīng)商的考核指標完成情況進行統(tǒng)計分析，并將考核結(jié)果反饋給供應(yīng)商。3.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商采取相應(yīng)的獎懲措施。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，責令其限期整改，整改仍不合格的，終止合作關(guān)系。五、采購流程管理（一）采購申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《耗材試劑采購申請表》，詳細說明采購的耗材試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.《耗材試劑采購申請表》經(jīng)使用部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《耗材試劑采購申請表》后，對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。對于金額較大或特殊的采購申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商，發(fā)送采購訂單。2.采購訂單應(yīng)明確耗材試劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字確認。3.采購部門跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。（四）到貨驗收1.耗材試劑到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量管理部門做好驗收準備。2.使用部門和質(zhì)量管理部門按照質(zhì)量驗收標準和驗收流程對到貨的耗材試劑進行驗收。驗收內(nèi)容包括外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等方面。3.驗收合格后，填寫《耗材試劑驗收單》，由驗收人員簽字確認。驗收不合格的，填寫《不合格品報告》，注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（五）入庫管理1.驗收合格的耗材試劑，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明耗材試劑的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息。2.倉庫管理人員按照規(guī)定的存儲條件和要求，對入庫的耗材試劑進行分類存放，并做好標識。（六）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收單，填寫《付款申請單》，附上相關(guān)憑證，報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核通過后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商核對賬目，確保付款準確無誤。六、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準制定1.質(zhì)量管理部門根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司實際情況，制定耗材試劑的質(zhì)量驗收標準。2.質(zhì)量驗收標準應(yīng)明確耗材試劑的外觀、規(guī)格、性能、純度、有效期等質(zhì)量要求。（二）驗收流程1.到貨驗收時，驗收人員首先核對到貨的耗材試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量與采購訂單和送貨單是否一致。2.按照質(zhì)量驗收標準對耗材試劑的外觀、規(guī)格、性能等進行檢查，必要時進行抽樣檢測。3.檢查質(zhì)量證明文件是否齊全，包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、說明書等。4.驗收合格后，填寫《耗材試劑驗收單》；驗收不合格的，填寫《不合格品報告》，并及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）不合格品處理1.對于驗收不合格的耗材試劑，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取換貨、退貨等措施。2.如供應(yīng)商不同意處理，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行評審，確定處理方案。處理方案可包括讓步接收、降級使用、報廢等。3.對于讓步接收的不合格品，應(yīng)做好標識和記錄，并在使用過程中加強監(jiān)控。對于降級使用和報廢的不合格品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（四）質(zhì)量跟蹤1.質(zhì)量管理部門定期對購進的耗材試劑進行質(zhì)量跟蹤，了解其在使用過程中的質(zhì)量情況。2.使用部門如發(fā)現(xiàn)耗材試劑質(zhì)量問題，應(yīng)及時反饋給質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門對質(zhì)量問題進行調(diào)查分析，采取相應(yīng)的措施進行處理。七、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理人員定期對庫存的耗材試劑進行盤點，盤點周期為每月一次。2.盤點時，應(yīng)核對庫存的耗材試劑名稱、規(guī)格、數(shù)量與庫存賬目是否一致。3.盤點結(jié)束后，填寫《庫存盤點表》，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，及時調(diào)整庫存賬目。（二）庫存預警1.采購部門根據(jù)庫存情況和采購周期，設(shè)定庫存預警指標。2.當庫存數(shù)量低于預警指標時，采購部門應(yīng)及時發(fā)出預警信號，提醒相關(guān)人員及時采購。（三）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)保持通風、干燥、清潔，確保庫存耗材試劑的質(zhì)量安全。2.對易燃易爆、有毒有害等特殊耗材試劑，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。3.倉庫管理人員應(yīng)定期檢查庫存耗材試劑的質(zhì)量狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購部門應(yīng)建立耗材試劑采購檔案，檔案內(nèi)容包括采購計劃、采購申請、采購訂單、驗收單、入庫單、付款憑證、供應(yīng)商資料等。2.使用部門應(yīng)建立耗材試劑使用檔案，檔案內(nèi)容包括使用記錄、質(zhì)量反饋等。3.質(zhì)量管理部門應(yīng)建立耗材試劑質(zhì)量檔案，檔案內(nèi)容包括質(zhì)量驗收標準、驗收記錄、不合格品報告等。（二）檔案保管1.采購檔案、使用檔案和質(zhì)量檔案應(yīng)分別由采購部門、使用部門和質(zhì)量管理部門指定專人負責保管。2.檔案保管期限應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定，一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，可進行銷毀。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱耗材試劑檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、復印、轉(zhuǎn)借檔案資料。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對耗材試劑購進管理情況進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否規(guī)范、采購行為是否合規(guī)、質(zhì)量控制是否