研發(fā)項目臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司研發(fā)項目的規(guī)范化管理，確保研發(fā)項目順利進行，提高研發(fā)效率，保障公司研發(fā)成果的有效積累和合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有研發(fā)項目的臺賬管理。（三）基本原則1.準確性原則：臺賬記錄應真實、準確、完整地反映研發(fā)項目的實際情況。2.及時性原則：相關信息應及時更新，確保臺賬數(shù)據(jù)的時效性。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式和流程進行臺賬管理。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密的研發(fā)項目信息予以嚴格保密。二、臺賬管理職責分工（一）研發(fā)部門1.負責本部門研發(fā)項目臺賬的建立、更新和維護。2.及時提供項目進展情況、成果等相關信息。3.配合其他部門對研發(fā)項目臺賬的查詢和核對工作。（二）項目負責人1.具體負責所負責研發(fā)項目臺賬的日常記錄和管理。2.確保項目臺賬信息與項目實際執(zhí)行情況一致。3.按要求定期向研發(fā)部門匯報項目進展及臺賬更新情況。（三）財務部門1.負責審核研發(fā)項目的費用支出，并在臺賬中準確記錄相關財務信息。2.協(xié)助研發(fā)部門進行成本核算和分析，為項目決策提供財務數(shù)據(jù)支持。（四）人力資源部門1.記錄參與研發(fā)項目的人員信息，包括人員變動情況。2.根據(jù)項目需求，合理調(diào)配人力資源，并在臺賬中體現(xiàn)。（五）行政部門1.負責研發(fā)項目相關物資設備的采購、管理和臺賬記錄。2.保障研發(fā)項目的辦公場地、設施等資源的正常供應，并在臺賬中反映。三、研發(fā)項目臺賬的建立（一）項目立項階段1.項目立項申請獲批后，項目負責人應在[具體時間]內(nèi)創(chuàng)建研發(fā)項目臺賬。臺賬應包含項目名稱、項目編號、項目來源、立項時間、預計完成時間、項目目標、項目預算等基本信息。2.項目編號應按照公司統(tǒng)一的編碼規(guī)則進行編制，確保唯一性和系統(tǒng)性。編碼規(guī)則示例如下：研發(fā)項目編號由字母和數(shù)字組成，共[X]位。第一位字母表示研發(fā)項目所屬的業(yè)務領域，如“A”代表產(chǎn)品研發(fā)，“B”代表技術研發(fā)等。第二至四位數(shù)字表示年份，如“23”代表2023年。第五至八位數(shù)字為順序號，從0001開始依次遞增。3.項目來源應明確是公司自主研發(fā)、客戶委托研發(fā)還是合作研發(fā)等，并詳細記錄相關信息。4.立項時間和預計完成時間應準確填寫，作為項目進度跟蹤的重要依據(jù)。5.項目目標應清晰、具體，可衡量，包括技術指標、產(chǎn)品性能、市場目標等方面。6.項目預算應按照費用類別進行詳細劃分，如人員費用、設備購置費用、材料費用、測試費用、其他費用等，并明確各項費用的預算金額。（二）項目信息變更1.在項目實施過程中，若項目名稱、項目目標、預計完成時間、項目預算等基本信息發(fā)生變更，項目負責人應及時填寫《研發(fā)項目信息變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等，并提交至研發(fā)部門負責人審核。2.研發(fā)部門負責人審核通過后，報公司主管領導審批。審批通過后，項目負責人應在[具體時間]內(nèi)更新研發(fā)項目臺賬中的相關信息。四、研發(fā)項目臺賬的內(nèi)容（一）項目基本信息1.除上述立項階段記錄的基本信息外，還應包括項目所屬部門、項目負責人、項目團隊成員等信息。2.項目團隊成員應詳細列出姓名、所在部門、在項目中的角色和職責等。（二）項目進展情況1.按照項目計劃節(jié)點，定期記錄項目的實際進展情況，包括已完成的任務、未完成的任務及原因分析、遇到的問題及解決方案等。2.可采用甘特圖、進度報告等形式直觀展示項目進展，確保信息的清晰和準確。3.對于關鍵技術突破、重要實驗結果等里程碑事件，應詳細記錄發(fā)生時間、具體內(nèi)容和相關人員等信息。（三）項目費用明細1.詳細記錄項目實際發(fā)生的各項費用支出，包括費用發(fā)生時間、費用類別、金額、報銷憑證編號等。2.每月末，項目負責人應與財務部門核對項目費用支出情況，確保臺賬記錄與財務賬目一致。3.定期對項目費用進行統(tǒng)計分析，對比預算與實際支出情況，找出費用偏差原因，提出改進措施。（四）項目成果記錄1.及時記錄項目取得的階段性成果和最終成果，如研發(fā)出的新產(chǎn)品、新技術、專利、軟件著作權、論文發(fā)表等。2.對于成果的描述應詳細、準確，包括成果的主要內(nèi)容、技術創(chuàng)新點、應用前景等。3.記錄成果的獲得時間、相關證書編號或發(fā)表刊物等信息，以便查詢和統(tǒng)計。（五）項目文檔管理1.列出項目過程中產(chǎn)生的各類文檔清單，包括項目計劃書、需求文檔、設計文檔、測試報告、用戶手冊等。2.記錄文檔的名稱、版本號、撰寫人、審核人、完成時間等信息。3.明確文檔的存儲位置和管理方式，確保文檔的安全和可追溯性。（六）項目溝通協(xié)調(diào)記錄1.記錄項目實施過程中與內(nèi)外部相關方的溝通協(xié)調(diào)情況，包括溝通時間、溝通對象、溝通內(nèi)容、溝通結果等。2.對于重要的溝通會議，應整理會議紀要，并將紀要內(nèi)容作為臺賬的一部分進行記錄。五、研發(fā)項目臺賬的更新與維護（一）定期更新1.項目負責人應每周對研發(fā)項目臺賬進行更新，確保項目進展情況、費用支出等信息的及時性和準確性。2.每月末，項目負責人應匯總當月項目臺賬更新情況，形成月度報告，提交至研發(fā)部門負責人。（二）動態(tài)維護1.隨著項目的推進，如項目任務的調(diào)整、人員變動、費用增加或減少等情況發(fā)生時，項目負責人應隨時更新研發(fā)項目臺賬。2.對于項目終止或提前結束的情況，項目負責人應在項目結束后的[具體時間]內(nèi)完成臺賬的最終更新，并將相關資料歸檔保存。（三）審核與監(jiān)督1.研發(fā)部門負責人應定期對項目負責人提交的臺賬更新情況進行審核，確保臺賬信息的質(zhì)量。2.公司內(nèi)部審計部門有權對研發(fā)項目臺賬進行抽查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時要求整改。六、研發(fā)項目臺賬的查詢與使用（一）查詢權限1.公司內(nèi)部人員根據(jù)工作需要，可按照規(guī)定的權限查詢研發(fā)項目臺賬相關信息。2.一般員工可查詢本項目的臺賬信息；部門主管可查詢本部門所有項目的臺賬信息；公司領導可查詢?nèi)痉秶鷥?nèi)的研發(fā)項目臺賬信息。3.涉及項目商業(yè)秘密的信息，未經(jīng)公司授權，嚴禁查詢和泄露。（二）使用用途1.為項目決策提供依據(jù)，通過分析項目臺賬數(shù)據(jù)，評估項目進展、成本效益等情況，為項目調(diào)整、資源分配等決策提供支持。2.作為項目績效考核的參考，根據(jù)項目臺賬記錄的項目成果、任務完成情況等，對項目團隊和成員進行績效考核。3.用于公司內(nèi)部知識共享和經(jīng)驗傳承，通過對項目臺賬中技術文檔、成果記錄等信息的整理和分享，促進公司整體技術水平的提升。4.滿足外部審計、稅務檢查等合規(guī)性要求，確保公司研發(fā)項目的財務和業(yè)務信息真實、完整、合規(guī)。七、研發(fā)項目臺賬的保密管理（一）保密范圍1.研發(fā)項目臺賬中涉及的項目技術方案、商業(yè)秘密、未公開的研發(fā)成果、客戶信息等均屬于保密范圍。2.對于項目臺賬中明確標注為保密的信息，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（二）保密措施1.對研發(fā)項目臺賬的訪問進行權限控制，設置不同級別的用戶賬號和密碼，確保只有授權人員能夠訪問相關信息。2.存儲研發(fā)項目臺賬的計算機系統(tǒng)應采取安全防護措施，如安裝防火墻、殺毒軟件等，防止信息泄露和被非法篡改。3.涉及保密信息的紙質(zhì)文檔應妥善保管，存放在專用的文件柜中，并進行加密存儲。借閱和使用時應履行審批手續(xù)，確保文檔的安全歸還。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工在研發(fā)項目臺賬保密方面的責任和義務。（三）違規(guī)處理1.對于違反研發(fā)項目臺賬保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰