租賃辦公設(shè)備管理制度總則1.目的為規(guī)范公司租賃辦公設(shè)備的管理，確保辦公設(shè)備的正常使用，提高設(shè)備使用效率，降低租賃成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有租賃辦公設(shè)備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公桌椅等。3.職責分工行政部門負責辦公設(shè)備租賃需求的匯總與審核。選擇合適的租賃供應商，并簽訂租賃合同。對租賃設(shè)備進行日常管理，包括設(shè)備的驗收、發(fā)放、回收、維護等。定期對租賃設(shè)備進行盤點，確保設(shè)備數(shù)量與租賃合同一致。使用部門根據(jù)工作需要，提出辦公設(shè)備租賃申請。負責租賃設(shè)備的正確使用和日常維護，確保設(shè)備安全。配合行政部門做好設(shè)備的驗收、回收等工作。財務部門負責審核租賃費用的合理性，并按照合同約定進行支付。對租賃費用進行賬務處理，確保賬目清晰。租賃申請與審批1.申請流程使用部門如需租賃辦公設(shè)備，應填寫《辦公設(shè)備租賃申請表》，詳細說明租賃設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、租賃期限、用途等信息。將申請表提交至部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際需求，對申請的必要性和合理性進行審核，并簽署意見。申請表經(jīng)部門負責人審核通過后，提交至行政部門。行政部門對申請進行進一步審核，包括設(shè)備需求的合理性、現(xiàn)有設(shè)備資源的匹配情況等，審核通過后報公司分管領(lǐng)導審批。公司分管領(lǐng)導審批通過后，行政部門方可安排租賃事宜。2.審批標準租賃設(shè)備的用途應符合公司業(yè)務發(fā)展需要，且具有明確的使用計劃和期限。現(xiàn)有辦公設(shè)備無法滿足工作需求，確需租賃的，應優(yōu)先考慮租賃性價比高、適用性強的設(shè)備。對于長期租賃的設(shè)備，應評估其必要性和經(jīng)濟性，避免資源浪費。供應商選擇與管理1.供應商選擇原則具有良好的商業(yè)信譽和經(jīng)營業(yè)績，無不良記錄。具備專業(yè)的設(shè)備租賃服務能力，能夠提供優(yōu)質(zhì)的設(shè)備和及時的售后服務。租賃價格合理，在同等條件下具有價格優(yōu)勢。能夠提供靈活的租賃方案，滿足公司不同的租賃需求。2.供應商篩選與評估行政部門通過多種渠道收集辦公設(shè)備租賃供應商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，篩選出符合基本條件的供應商，并向其發(fā)送《供應商調(diào)查問卷》，了解其公司概況、業(yè)務范圍、服務能力、租賃價格等方面的情況。根據(jù)供應商調(diào)查問卷的反饋情況，行政部門組織相關(guān)人員對供應商進行實地考察，考察內(nèi)容包括供應商的辦公場所、設(shè)備庫存、售后服務團隊等，評估其實際服務能力和信譽狀況。綜合考慮供應商的調(diào)查和考察結(jié)果，行政部門對供應商進行評估打分，選擇得分較高的供應商作為合作對象。3.租賃合同簽訂確定合作供應商后，行政部門應與供應商簽訂租賃合同。租賃合同應明確租賃設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、租賃期限、租金及支付方式、設(shè)備維護責任、違約責任等條款，確保雙方的權(quán)利和義務清晰明確。租賃合同簽訂前，行政部門應將合同文本提交至財務部門和法務部門審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署合同。4.供應商管理與評估行政部門應定期對供應商的服務質(zhì)量進行評估，評估內(nèi)容包括設(shè)備交付及時性、設(shè)備維護情況、租金支付準確性、售后服務響應速度等方面。根據(jù)供應商評估結(jié)果，行政部門對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予適當?shù)莫剟睿缭黾幼赓U業(yè)務量、延長合作期限等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或終止合作，并及時尋找新的供應商替代。設(shè)備驗收與發(fā)放1.設(shè)備驗收租賃設(shè)備到貨后，行政部門應組織使用部門相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號、規(guī)格、外觀、性能等是否與租賃合同一致，設(shè)備是否完好無損，隨機附件及資料是否齊全等。驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，行政部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商限期更換或整改。如供應商未能按時解決問題，行政部門有權(quán)拒絕接收設(shè)備，并按照合同約定追究供應商的違約責任。設(shè)備驗收合格后，驗收人員應在《辦公設(shè)備租賃驗收單》上簽字確認。2.設(shè)備發(fā)放行政部門根據(jù)使用部門的申請，將驗收合格的租賃設(shè)備發(fā)放至使用部門。發(fā)放時，應填寫《辦公設(shè)備租賃發(fā)放登記表》，詳細記錄設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、發(fā)放時間、使用部門、領(lǐng)取人等信息。使用部門領(lǐng)取設(shè)備時，應安排專人負責接收，并在發(fā)放登記表上簽字確認。領(lǐng)取人應對設(shè)備的安全運輸和正確使用負責，如因領(lǐng)取人原因?qū)е略O(shè)備損壞或丟失，領(lǐng)取人應承擔相應的賠償責任。設(shè)備使用與維護1.使用規(guī)范使用部門應按照設(shè)備的操作規(guī)程正確使用租賃設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。嚴禁在租賃設(shè)備上安裝未經(jīng)公司許可的軟件或程序，以免影響設(shè)備的正常運行和安全。設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應及時停止使用，并通知行政部門安排維修。嚴禁自行拆卸或維修設(shè)備，以免造成更大的損壞。使用部門應妥善保管租賃設(shè)備，不得將設(shè)備轉(zhuǎn)借他人或用于非公司業(yè)務用途。如因工作需要轉(zhuǎn)借設(shè)備，應提前向行政部門申請，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.日常維護使用部門負責租賃設(shè)備的日常清潔和保養(yǎng)工作，定期對設(shè)備進行擦拭、除塵等，確保設(shè)備外觀整潔。根據(jù)設(shè)備的使用頻率和維護要求，使用部門應定期對設(shè)備進行檢查和維護，如更換墨盒、硒鼓、紙張等耗材，檢查設(shè)備的連接線路是否正常等。行政部門應定期組織對租賃設(shè)備進行全面維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備性能良好。對于需要專業(yè)維修的設(shè)備，行政部門應及時聯(lián)系供應商安排維修人員進行維修。3.維修管理設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用部門應及時填寫《辦公設(shè)備租賃維修申請表》，詳細說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、設(shè)備型號等信息，并提交至行政部門。行政部門接到維修申請后，應根據(jù)故障情況判斷是否屬于供應商的維修責任范圍。如屬于供應商責任，行政部門應及時通知供應商安排維修人員上門維修；如不屬于供應商責任，行政部門應聯(lián)系公司內(nèi)部的維修人員或外部專業(yè)維修機構(gòu)進行維修。維修完成后，維修人員應填寫《辦公設(shè)備租賃維修記錄單》，記錄維修情況和更換的零部件等信息。使用部門應對維修后的設(shè)備進行試用，確認設(shè)備正常運行后在維修記錄單上簽字確認。設(shè)備回收與盤點1.設(shè)備回收租賃期限屆滿或因工作原因不再需要使用租賃設(shè)備時，使用部門應及時將設(shè)備清理干凈，并通知行政部門安排回收。行政部門在回收設(shè)備時，應與使用部門共同對設(shè)備進行檢查，確認設(shè)備完好無損且附件及資料齊全后，辦理回收手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或丟失情況，使用部門應按照合同約定進行賠償。設(shè)備回收后，行政部門應將其妥善保管，并根據(jù)實際情況進行處置，如退還供應商、報廢處理等。2.設(shè)備盤點行政部門應定期對租賃設(shè)備進行盤點，盤點周期為每季度一次。盤點內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、型號、存放地點、使用狀態(tài)等信息。盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，行政部門應及時查明原因，并進行相應的調(diào)整。如因人為原因?qū)е略O(shè)備丟失或損壞，應追究相關(guān)責任人的責任。盤點結(jié)束后，行政部門應編制《辦公設(shè)備租賃盤點報告》，上報公司領(lǐng)導，并將盤點結(jié)果存檔備案。租賃費用管理1.費用核算財務部門應根據(jù)租賃合同約定的租金及支付方式，對租賃費用進行準確核算。租賃費用應按照實際租賃期限和使用情況進行計算，確保費用計算準確無誤。對于租賃期間發(fā)生的其他費用，如設(shè)備運輸費、安裝調(diào)試費、維修保養(yǎng)費等，應根據(jù)合同約定或?qū)嶋H發(fā)生情況進行核算，并計入租賃費用總額。2.費用支付財務部門應按照租賃合同約定的支付時間和方式，及時支付租賃費用。支付前，財務部門應審核相關(guān)的支付憑證，確保支付手續(xù)齊全、合規(guī)。如因特殊原因需要延期支付租賃費用，財務部門應提前與供應商溝通協(xié)商，并取得供應商的同意。延期支付期間，應按照合同約定支付相應的逾期利息。3.費用報銷使用部門因工作需要租賃辦公設(shè)備產(chǎn)生的費用，應按照公司費用報銷制度的規(guī)定進行報銷。報銷時，應提供租賃合同、發(fā)票、驗收單、發(fā)放登記表等相關(guān)憑證，確保報銷手續(xù)齊全。財務部門應嚴格審核租賃費用報銷憑證，對不符合規(guī)定的報銷申請予以拒絕。違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定，擅自租賃辦公設(shè)備、未按規(guī)定流程申請和審批、未正確使用和維護設(shè)備、未按時歸還設(shè)備等行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應