訴訟案件文件管理制度一、總則（一）目的為規范公司訴訟案件文件的管理，確保文件的完整性、準確性和安全性，提高訴訟案件處理效率，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司涉及的各類訴訟案件文件的管理，包括但不限于起訴狀、答辯狀、證據材料、庭審記錄、裁判文書等。（三）基本原則1.集中管理原則：訴訟案件文件由公司指定的部門或專人集中統一管理，避免文件分散、丟失。2.分類歸檔原則：按照案件類別、時間順序等對訴訟案件文件進行分類歸檔，便于查找和使用。3.保密原則：嚴格遵守法律法規和公司保密制度，對涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的文件進行保密管理。4.規范操作原則：明確文件管理流程和操作規范，確保文件的收集、整理、歸檔、借閱等環節有序進行。二、職責分工（一）法務部門1.負責訴訟案件的處理，包括起草法律文書、組織證據收集、參加庭審等。2.對訴訟案件文件進行初步整理和審核，確保文件的合法性、準確性和完整性。3.按照本制度規定，及時將訴訟案件文件移交檔案管理部門歸檔。（二）相關業務部門1.配合法務部門開展訴訟案件處理工作，提供相關業務資料和證據。2.負責本部門涉及訴訟案件文件的收集、整理，并及時移交法務部門。（三）檔案管理部門1.負責訴訟案件文件的集中歸檔管理，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。2.制定檔案保管制度，確保文件的安全存儲，防止文件損壞、丟失和泄密。3.按照規定提供訴訟案件文件的借閱服務，并做好借閱登記和跟蹤管理。（四）其他部門在各自職責范圍內，協助做好訴訟案件文件的管理工作，如提供文件傳輸、存儲等技術支持。三、文件收集與整理（一）文件收集1.法務部門在接到訴訟案件后，應及時通知相關業務部門提供與案件有關的文件資料，包括但不限于合同協議、往來信函、財務報表、業務記錄等。2.相關業務部門應在接到通知后的[X]個工作日內，將收集到的文件資料整理后移交法務部門。3.法務部門在案件處理過程中，應及時收集各類法律文書、證據材料、庭審記錄等文件，并確保文件的原件或復印件清晰、完整。（二）文件整理1.法務部門對收集到的訴訟案件文件進行初步整理，按照文件類別、時間順序等進行分類編號。2.對文件進行核對和審核，確保文件內容準確無誤，如有錯誤或遺漏，應及時與相關部門或人員溝通更正。3.將整理好的文件資料編制清單，詳細記錄文件名稱、編號、日期、來源等信息。四、文件歸檔（一）歸檔范圍1.訴訟案件的所有相關文件，包括但不限于立案材料、起訴狀、答辯狀、證據清單及證據材料、代理詞、庭審記錄、裁判文書等。2.與訴訟案件處理過程中相關的會議紀要、請示報告、領導批示等文件。（二）歸檔時間1.訴訟案件結案后，法務部門應在[X]個工作日內將整理好的文件資料移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些重大、復雜的訴訟案件，在案件處理過程中形成的階段性文件資料，應及時移交檔案管理部門進行臨時歸檔，待案件結案后進行統一整理歸檔。（三）歸檔要求1.檔案管理部門接收訴訟案件文件后，應按照檔案管理的相關標準和規范進行整理裝訂，確保文件整齊、美觀。2.為每份訴訟案件檔案編制唯一的檔案編號，并建立檔案目錄和索引，方便查詢和檢索。3.將訴訟案件檔案存放在專門的檔案柜或存儲設備中，并按照類別、時間順序等進行排列存放。五、文件保管（一）保管期限1.訴訟案件檔案的保管期限根據國家法律法規和公司相關規定執行，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為[X]年，適用于一些簡單的訴訟案件或已過訴訟時效的案件檔案。3.中期保管期限為[X]年，適用于一般復雜程度的訴訟案件檔案。4.長期保管期限為[X]年以上，適用于重大、復雜的訴訟案件檔案或對公司具有重要歷史價值和參考意義的案件檔案。（二）保管環境1.檔案管理部門應確保訴訟案件檔案的保管環境安全、整潔、干燥，溫度和濕度適宜。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等，確保文件的安全存儲。（三）定期檢查1.檔案管理部門應定期對訴訟案件檔案進行檢查，檢查內容包括文件的完整性、準確性、存儲狀況等。2.每[X]年對檔案進行一次全面清查，對發現的問題及時進行處理，如文件損壞、丟失等情況，應及時采取補救措施，并記錄相關情況。六、文件借閱（一）借閱范圍公司內部人員因工作需要查閱、借閱訴訟案件檔案的，應按照本制度規定辦理借閱手續。（二）借閱流程1.借閱人填寫《訴訟案件文件借閱申請表》，詳細說明借閱目的、借閱文件清單等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.將申請表提交檔案管理部門，檔案管理部門對申請進行審核，審核通過后予以辦理借閱手續。3.借閱人憑有效證件到檔案管理部門領取借閱的文件資料，并在借閱登記本上簽字確認。（三）借閱期限1.一般情況下，訴訟案件文件的借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請，經批準后方可延長。2.對于涉及公司重大商業秘密或敏感信息的訴訟案件文件，借閱期限應嚴格控制，原則上不得超過[X]個工作日，并需經公司相關領導批準。（四）借閱要求1.借閱人應妥善保管借閱的文件資料，不得擅自涂改、復印、轉借他人或帶出公司指定場所。2.借閱人在使用完文件資料后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續。檔案管理部門應對歸還的文件進行檢查，如發現文件有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。七、文件保密（一）保密措施1.對涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的訴訟案件文件，應采取嚴格的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限等。2.檔案管理部門應與接觸訴訟案件文件的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.在文件處理過程中，應盡量減少文件的傳閱范圍，如需多人傳閱，應采用專人傳遞或電子文檔加密傳輸等方式。（二）保密責任1.所有接觸訴訟案件文件的人員都應嚴格遵守公司保密制度，對文件內容予以保密，不得泄露給任何無關人員。2.如因工作疏忽或故意泄露訴訟案件文件內容，給公司造成損失的，應依法追究相關人員的責任。八、文件銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無留存價值的訴訟案件檔案。2.經公司相關部門審核同意銷毀的其他訴訟案件文件。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對達到銷毀期限的訴訟案件檔案進行清理，編制《訴訟案件文件銷毀清單》，詳細記錄檔案名稱、編號、數量等信息。2.將《銷毀清單》提交公司相關部門審核，經批準后組織實施銷毀。3.銷毀訴訟案件文件時，應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復。4.銷毀過程中，應安排專人負責監督，并在銷毀記錄上簽字確認。銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、方式、監督人等信息，保存期限為[X]年。九、信息化管理（一）電子文件管理1.對于訴訟案件文件中的電子文檔，應進行規范的命名和分類存儲，建立電子檔案目錄和索引，便于查詢和檢索。2.采用電子文檔管理系統對訴訟案件電子文件進行集中管理，設置不同的訪問權限，確保文件的安全性和保密性。3.定期對電子文件進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致文件丟失。（二）數據安全1.加強對訴訟案件文件管理系統的安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止網絡攻擊和病毒感染。2.對系統用戶的賬號和密碼進行嚴格管理，定期更換密碼，并要求用戶設置