工程中采購管理制度一、總則1.目的為規范公司工程采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障工程質量，控制采購成本，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程建設項目的采購活動，包括但不限于建筑材料、設備、構配件、工程服務等的采購。3.基本原則依法依規原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。公平公正原則：在采購過程中，應公平對待所有供應商，確保競爭的公正性。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的物資和服務符合工程要求。成本控制原則：在保證質量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕腐敗行為。二、采購組織與職責1.采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目的采購方案、供應商選擇、合同簽訂等事項，確保采購決策的科學性和合理性。2.采購執行部門公司設立采購部門，負責具體的采購業務操作。采購部門應配備專業的采購人員，明確其崗位職責，確保采購工作的順利開展。采購人員應具備良好的職業道德、專業知識和溝通協調能力。3.相關部門職責工程部門：負責提出工程采購需求，提供技術規格要求，參與供應商選擇和采購合同的評審，協助采購部門進行采購物資的驗收。質量部門：負責對采購物資的質量進行檢驗和監督，確保所采購的物資符合工程質量要求。財務部門：負責審核采購預算，監督采購資金的使用，參與采購合同的評審，辦理采購款項的支付。法務部門：負責審查采購合同的合法性和合規性，提供法律咨詢服務，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購計劃管理1.采購需求預測工程部門應根據工程進度計劃，提前對采購需求進行預測，明確所需采購物資的種類、規格、數量、質量要求等，并提交給采購部門。采購需求預測應充分考慮工程變更、季節性因素等影響。2.采購計劃編制采購部門根據工程部門提交的采購需求預測，結合庫存情況，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間、交貨地點等內容，并報采購決策委員會審批。3.采購計劃調整在采購計劃執行過程中，如因工程變更、設計調整等原因導致采購需求發生變化，工程部門應及時通知采購部門，采購部門根據實際情況對采購計劃進行調整，并報采購決策委員會審批。四、供應商管理1.供應商選擇供應商篩選：采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。根據采購物資的要求，從供應商數據庫中篩選出符合條件的供應商，并進行初步調查和評估。供應商實地考察：對于重要的采購項目，采購部門應組織相關人員對供應商進行實地考察，了解供應商的生產能力、質量控制、管理水平、信譽狀況等情況。實地考察結束后，應撰寫考察報告，作為供應商選擇的參考依據。供應商評估與選擇：采購部門根據供應商的初步調查和評估結果，對供應商進行綜合評估，評估指標包括產品質量、價格、交貨期、售后服務、信譽等。根據評估結果，選擇合適的供應商，并與其簽訂采購合同。2.供應商考核考核指標設定：采購部門應建立供應商考核指標體系，包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面的指標。考核指標應明確、具體、可量化，并根據不同的采購物資和供應商特點進行適當調整。考核周期：采購部門應定期對供應商進行考核，考核周期一般為季度或年度。對于重要的供應商，應增加考核頻率。考核方式：采購部門可通過實地考察、數據分析、供應商自評、客戶反饋等方式對供應商進行考核。考核結束后，應編制供應商考核報告，記錄考核結果。考核結果應用：根據供應商考核結果，采購部門可對供應商采取相應的措施，如繼續合作、減少訂單、暫停合作、終止合作等。對于考核優秀的供應商，可給予一定的獎勵，如優先合作、增加訂單等。3.供應商關系管理溝通與協調：采購部門應與供應商保持密切的溝通與協調，及時了解供應商的生產經營情況、產品質量情況、交貨期情況等，協調解決采購過程中出現的問題。合作與發展：采購部門應與供應商建立長期穩定的合作關系，共同探討合作模式，尋求合作機會，實現互利共贏。對于有潛力的供應商，可給予一定的支持和幫助，促進其發展壯大。五、采購流程管理1.采購申請工程部門根據工程進度和實際需求，填寫采購申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、質量要求、采購時間等內容，并提交給采購部門。采購申請表應經工程部門負責人審核簽字。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行審核，審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的合規性、采購方式的適用性等。審核通過后，報采購決策委員會審批。采購決策委員會根據采購申請的具體情況，做出審批決定。3.采購實施采購方式選擇：根據采購物資的特點、采購金額、市場情況等因素，選擇合適的采購方式，如招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。采購文件編制：采購部門根據采購方式的要求，編制采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件、采購合同等。采購文件應明確采購物資的技術規格、質量要求、價格要求、交貨期要求、售后服務要求等內容。發布采購信息：采購部門通過公司內部網站、外部采購平臺、報紙、雜志等渠道發布采購信息，邀請潛在供應商參與采購活動。采購信息應包括采購物資的名稱、規格、數量、質量要求、采購時間、交貨地點、采購方式等內容。供應商響應：潛在供應商收到采購信息后，應按照采購文件的要求，編制響應文件，并在規定的時間內提交給采購部門。響應文件應包括公司資質證明、產品報價、技術方案、售后服務承諾等內容。評審與談判：采購部門組織相關人員對供應商的響應文件進行評審，根據評審結果，選擇符合要求的供應商進行談判。談判過程中，采購人員應與供應商就采購物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協商，達成一致意見。合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購物資的名稱、規格、數量、質量要求、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等內容。采購合同簽訂后，應報法務部門審核備案。4.采購驗收驗收準備：采購部門在采購物資到貨前，應通知質量部門、工程部門等相關人員做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉采購物資的技術規格、質量要求、驗收標準等內容。驗收實施：采購物資到貨后，驗收人員按照驗收標準對采購物資的數量、規格、質量等進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告，并簽字確認。對于驗收不合格的采購物資，驗收人員應及時通知采購部門，采購部門應與供應商協商解決辦法，如退貨、換貨、補貨等。驗收記錄：采購部門應建立采購驗收記錄檔案，記錄采購物資的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收結果等內容。采購驗收記錄檔案應妥善保管，以備查閱。5.采購付款付款申請：采購部門根據采購合同的約定，在采購物資驗收合格后，填寫付款申請表，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、采購金額、付款方式、付款時間等內容，并提交給財務部門。付款申請表應經采購部門負責人審核簽字。付款審批：財務部門收到付款申請表后，對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、采購物資的驗收情況、付款金額的準確性等。審核通過后，報公司領導審批。公司領導根據付款申請的具體情況，做出審批決定。付款執行：財務部門根據公司領導的審批決定，辦理采購款項的支付手續。付款方式應按照采購合同的約定執行，如支票支付、銀行轉賬支付、承兌匯票支付等。付款后，財務部門應及時進行賬務處理，并將付款憑證復印件提交給采購部門。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。風險識別和評估應采用科學的方法和工具，如問卷調查、頭腦風暴、風險矩陣等。2.風險應對措施針對識別和評估出的風險，采購部門應制定相應的風險應對措施，如風險規避、風險降低、風險轉移、風險接受等。風險應對措施應根據風險的性質、影響程度、發生概率等因素進行綜合考慮，確保風險得到有效控制。3.風險監控與預警采購部門應建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和預警。風險監控應包括風險指標的設定、數據的收集與分析、風險狀態的評估等內容。當風險指標超出設定的閾值時，應及時發出預警信號，采取相應的措施進行處理。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部門應通過多種渠道收集采購信息，如市場調研、供應商報價、行業動態、政策法規等。采購信息收集應及時、準確、全面，并進行分類整理和分析。2.采購信息共享采購部門應建立采購信息共享平臺，將采購信息及時發布給相關部門和人員，實現信息共享。采購信息共享平臺應包括采購需求、采購計劃、采購合同、供應商信息、采購價格等內容。3.采購信息保密采購部門應加強對采購信息的保密管理，確保采購信息的安全。采購信息涉及公司商業秘密和供應商隱私，未經授權不得泄露給任何第三方。八、采購績效評估1.評估指標設定采購部門應建立采購績效評估指標體系，包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商管理等方面的指標。評估指標應明確、具體、可量化，并根據不同的采購項目和公司戰略目標進行適當調整。2.評估周期采購部門應定期對采購績效進行評估，評估周期一般為季度或年度。對于重要的采購項目，應增加評估頻率。3.評估方式采購部門可通過數據分析、問卷調查、