酒店商品采購合同管理規定

酒店商品采購合同管理規定一、總則1.目的：為加強酒店商品采購合同的管理，規范采購合同的簽訂、履行、變更與解除等行為，防范合同風險，保障酒店的合法權益，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于酒店所有商品采購合同的管理，包括但不限于食品、飲品、客房用品、辦公用品、設備及耗材等采購合同。3.管理原則：-合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規的規定。-公平公正原則：在合同簽訂過程中，應確保雙方權利義務對等，遵循公平公正的原則。-誠實守信原則：合同各方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務。-全過程管理原則：對采購合同從簽訂前的審批、簽訂、履行到終止的全過程進行規范管理。二、合同簽訂前管理1.采購需求確認-各部門根據工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購商品的名稱、規格、型號、數量、質量要求、使用時間等信息。-《采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。-采購部門對各部門提交的采購需求進行匯總、分析，結合庫存情況，確定最終的采購需求。2.供應商選擇-采購部門建立供應商信息庫，對潛在供應商進行收集、評估和篩選。評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。-采購人員通過實地考察、市場調研、查閱供應商過往業績等方式，對供應商進行全面了解。必要時，可要求供應商提供樣品進行檢測，以評估其產品質量是否符合酒店要求。-對符合要求的供應商，采購部門填寫《供應商評估表》，經部門負責人審核后，納入合格供應商名單。合格供應商名單應定期更新和維護。3.采購談判-采購人員根據采購需求和合格供應商名單，選擇合適的供應商進行采購談判。談判內容包括商品價格、質量標準、交貨期、付款方式、售后服務等條款。-在談判過程中，采購人員應做好記錄，形成《采購談判記錄》，明確雙方達成的共識和分歧。談判記錄應經雙方參與人員簽字確認。-采購部門應根據談判結果，綜合考慮各方面因素，選擇最適合酒店的供應商和采購方案。4.合同起草-采購合同應采用書面形式，合同文本應包括但不限于以下內容：-合同雙方的名稱、地址、聯系方式等基本信息；-采購商品的名稱、規格、型號、數量、質量標準、價格、金額等詳細信息；-交貨時間、地點、方式；-付款方式、付款期限；-質量檢驗標準、方法及異議處理方式；-違約責任、爭議解決方式；-其他雙方約定的條款。-采購合同應使用酒店統一制定的合同模板，特殊情況需要對合同條款進行修改或補充的，應經法務部門審核同意。5.合同審批-采購合同起草完成后，采購人員應填寫《合同審批表》，并附上合同文本、采購需求申請表、供應商評估表、采購談判記錄等相關資料，提交部門負責人審核。-部門負責人重點審核合同的采購內容、價格、供應商選擇等方面的合理性和合規性，審核通過后簽字確認，再提交至財務部門審核。-財務部門主要審核合同的付款方式、付款期限、稅務條款等是否符合酒店財務制度和相關法律法規的要求，提出審核意見，審核通過后提交至法務部門。-法務部門對合同的合法性、完整性、條款的嚴謹性等進行全面審核，對存在的法律風險提出修改建議。如合同涉及重大法律問題或風險，法務部門應組織相關人員進行專項討論。-經法務部門審核通過的合同，根據合同金額大小，按照酒店的授權審批制度，分別提交至分管領導、總經理審批。合同金額較大或涉及重大事項的合同，可能還需提交至酒店董事會審批。-各級審批人員應在《合同審批表》上明確簽署審批意見，對不同意的合同，應說明理由并退回修改。三、合同簽訂管理1.簽訂主體資格審查-在簽訂合同前，采購人員應再次核實供應商的主體資格，確保其具有簽訂和履行合同的能力和資質。審查內容包括供應商的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、經營許可證等相關證件的有效性和真實性。-對于特殊行業的商品采購，還需審查供應商是否具備相應的專業資質和認證，如食品供應商需具備食品生產許可證、食品經營許可證等。2.授權代表簽字-合同經審批通過后，由酒店法定代表人或其授權代表與供應商授權代表簽訂合同。授權代表應持有有效的授權委托書，明確授權范圍和期限。-簽訂合同前，采購人員應仔細核對雙方授權代表的身份信息和授權委托書的真實性、有效性，確保簽字代表具有合法的簽約權限。3.合同蓋章-合同簽訂后，雙方授權代表應在合同文本上簽字并加蓋單位公章或合同專用章。酒店合同專用章由專人負責保管，蓋章時應嚴格按照酒店印章管理制度進行登記和審批。-合同文本應一式多份，酒店留存至少兩份，一份由采購部門歸檔保管，一份交財務部門作為付款和核算的依據。供應商留存份數根據雙方約定確定。四、合同履行管理1.交貨管理-采購人員應按照合同約定的交貨時間、地點和方式，跟蹤供應商的交貨情況。在交貨前，采購人員應提前與供應商溝通，確認交貨安排，并通知相關部門做好接貨準備。-貨物到達酒店后，采購部門應會同使用部門、質量檢驗部門等相關人員，按照合同約定的質量標準和驗收方法進行驗收。驗收內容包括商品的數量、規格、型號、質量等方面。-驗收合格后，驗收人員應填寫《驗收報告》，經相關人員簽字確認后，作為貨物入庫和付款的依據。如驗收發現貨物存在質量問題或與合同約定不符的情況，采購人員應及時與供應商溝通，按照合同約定的異議處理方式解決。2.付款管理-財務部門根據合同約定的付款方式和付款期限，結合驗收報告等相關資料，審核付款申請。付款申請應包括合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上發票、驗收報告等有效憑證。-財務部門審核無誤后，按照酒店財務審批流程進行付款審批。審批通過后，辦理付款手續。付款時應嚴格遵守國家法律法規和酒店財務制度的規定，確保付款的準確性和安全性。-在付款過程中，如發現供應商存在違約行為或其他問題，財務部門應暫停付款，并及時通知采購部門進行處理。待問題解決后，再根據處理結果決定是否繼續付款。3.合同變更與解除-在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更合同內容，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂書面的《合同變更協議》。《合同變更協議》應明確變更的內容、原因、對合同其他條款的影響以及雙方的權利義務等。-《合同變更協議》的簽訂流程與原合同簽訂流程相同，需經相關部門審核、審批后，由雙方授權代表簽字蓋章生效。-如因不可抗力、一方嚴重違約等原因導致合同無法繼續履行或需要解除合同的，采購部門應及時通知供應商，并按照合同約定的解除條件和法律規定辦理合同解除手續。-合同解除后，采購部門應會同財務部門等相關部門，對已履行部分進行結算和清理，妥善處理善后事宜。五、合同檔案管理1.檔案收集-采購部門負責采購合同檔案的收集工作，在合同簽訂、履行過程中產生的各類文件資料，包括合同文本、審批表、采購需求申請表、供應商評估表、采購談判記錄、驗收報告、發票、付款憑證、合同變更協議等，都應及時收集整理。-采購人員應確保收集的檔案資料真實、完整、有效，對于重要文件資料，應留存原件或復印件。2.檔案整理與歸檔-采購部門對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同編號、簽訂時間、供應商等維度進行編號和歸檔，建立電子和紙質檔案目錄，方便查詢和管理。-紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列存放，并做好防潮、防火、防蟲等措施。電子檔案應存儲在酒店指定的服務器或存儲設備中，定期進行備份，防止數據丟失。3.檔案查閱與借閱-酒店內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到采購部門辦理查閱手續。-如需借閱合同檔案，借閱人應填寫《合同檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和采購部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。-借閱人應妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、復制、轉借他人。歸還檔案時，采購部門應認真核對檔案的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續。4.檔案保管期限與銷毀-采購合同檔案的保管期限按照國家法律法規和酒店檔案管理制度的規定執行，一般為自合同履行完畢之日起[X]年。-保管期限屆滿的合同檔案，經采購部門負責人審核，報酒店分管領導批準后，按照規定的程序進行銷毀。銷毀時應進行登記，記錄銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間等信息，并由專人負責監督銷毀過程。六、監督與考核1.監督機制-酒店成立合同監督小組，由法務部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對采購合同的簽訂、履行、管理等情況進行定期或不定期的監督檢查。-監督小組應制定詳細的監督檢查計劃，明確檢查內容、檢查方法和檢查標準。檢查內容包括合同管理制度的執行情況、合同簽訂的合法性和規范性、合同履行的進度和質量、合同檔案的管理情況等。-監督小組在檢查過程中，可通過查閱合同檔案、財務賬目、實地走訪供應商等方式收集證據，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核機制-建立采購合同管理考核制度，將采購合同管理工作納入部門和員工的績效考核體系。考核內容包括合同審批的及時性和準確性、合同履行的質量和效率、合同風險的防控情況、合同檔案管理的規范性等方面。-根據考核結果，對在采購合同管理工作中表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進行批評教育，并按照酒店績效考核制度進行