中海物業采購管理制度一、總則（一）目的為規范中海物業采購管理工作，確保采購活動的合法性、規范性、合理性和高效性，滿足公司運營和服務需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中海物業總部及各分支機構的所有采購活動，包括但不限于物業服務所需的物資、設備、服務等采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.合規性原則：嚴格按照公司內部規定和流程進行采購操作。3.效益性原則：在保證采購質量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司利益和供應商合法權益。5.保密性原則：涉及采購的商業機密和敏感信息應嚴格保密。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責為：1.審議采購戰略、政策和制度。2.審批重大采購項目和預算。3.對采購過程中的重大事項進行決策。（二）采購執行部門1.采購部門負責制定采購計劃和預算。組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。管理采購合同，跟蹤采購進度和交付情況。建立和維護供應商檔案。2.需求部門提出采購需求，明確規格、數量、質量等要求。參與采購過程，協助采購部門進行供應商選擇和評估。負責采購物資和服務的驗收工作。（三）監督部門公司內部審計部門負責對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的履行情況等，確保采購活動合法合規。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據物業服務實際需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等內容。2.《采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購需求申請表》后，進行匯總和分析。2.結合公司庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃，明確采購項目、采購時間、采購方式等，并報采購決策委員會審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量等方面情況，建立供應商備選庫。2.供應商評估對于擬采購項目，從供應商備選庫中選擇若干供應商進行評估。評估內容包括供應商報價、產品質量、交貨期、售后服務等方面。可采用實地考察、樣品測試、查閱供應商業績等方式進行評估。采購部門填寫《供應商評估表》，記錄評估結果，并根據評估得分對供應商進行排序。3.供應商選擇根據評估結果，采購部門確定中標供應商，并與其進行采購談判。談判內容包括采購價格、交貨期、付款方式、售后服務等條款。談判達成一致后，簽訂采購合同。4.供應商管理采購部門定期對供應商進行評價和考核，考核指標包括產品質量、交貨期、售后服務等方面。根據考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。（四）采購實施1.采購合同簽訂采購部門根據談判結果起草采購合同，明確雙方權利和義務。采購合同經公司法律顧問審核后，報公司領導審批簽字。采購部門與供應商簽訂采購合同，并確保合同的有效執行。2.采購訂單下達采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等。采購訂單經采購部門負責人審核簽字后發送給供應商。3.采購進度跟蹤采購部門定期跟蹤采購進度，及時與供應商溝通，了解物資生產、運輸等情況。如發現采購進度延遲或出現其他問題，及時與供應商協商解決，并采取相應措施確保按時交付。（五）采購驗收1.需求部門負責采購物資和服務的驗收工作。2.驗收人員根據采購合同和相關標準，對采購物資的數量、規格、質量等進行檢驗。3.驗收合格后，驗收人員填寫《采購驗收單》，并簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商溝通協商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。（六）采購付款1.采購部門根據采購合同和《采購驗收單》，填寫《付款申請單》，注明采購項目、金額、付款方式等信息。2.《付款申請單》經采購部門負責人、財務部門審核、公司領導審批后，辦理付款手續。3.財務部門按照合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：對于金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目，采用招標采購方式。2.招標流程采購部門編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商參與投標。組織開標、評標會議，按照評標標準進行評標，確定中標候選人。發布中標公告，與中標供應商簽訂采購合同。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：對于采購時間緊迫、采購需求規格不明確或市場競爭不充分的采購項目，采用競爭性談判采購方式。2.談判流程采購部門確定參與談判的供應商名單，并向其發出談判邀請。組織談判會議，與供應商進行談判，要求供應商進行報價和方案闡述。談判過程中，采購部門可根據情況與供應商進行多輪談判，直至達成一致。確定成交供應商，簽訂采購合同。（三）詢價采購1.適用范圍：對于采購金額較小、規格標準統一、市場貨源充足的采購項目，采用詢價采購方式。2.詢價流程采購部門向多家供應商發出詢價單，要求其提供報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：符合下列情形之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購流程采購部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的原因和依據。《單一來源采購申請表》經采購決策委員會審批后，與供應商進行談判，簽訂采購合同。五、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門根據公司年度經營計劃和物業服務需求，編制采購預算草案。2.采購預算草案應包括采購項目、采購金額、采購時間等內容，并報財務部門審核。3.財務部門結合公司財務狀況和資金安排，對采購預算草案進行審核和調整，形成年度采購預算方案，報公司領導審批。（二）預算執行1.采購部門嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊情況需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，說明調整原因和調整金額，報采購決策委員會審批。（三）預算監控1.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。2.采購部門應每月向財務部門報送采購預算執行情況報告，包括采購項目、采購金額、預算執行進度等內容。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門會同相關部門對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于供應商風險、合同風險、質量風險、價格風險、交貨風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。（二）風險應對1.針對不同類型的風險，制定相應的風險應對措施。對于供應商風險，加強供應商管理，建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商。對于合同風險，加強合同審核和管理，明確合同條款，確保合同的合法性和有效性。對于質量風險，加強采購驗收環節管理，嚴格按照標準進行檢驗，確保采購物資質量合格。對于價格風險，加強市場調研和價格分析，合理確定采購價格，采用招標、談判等方式降低采購成本。對于交貨風險，加強采購進度跟蹤，與供應商保持密切溝通，確保按時交貨。2.定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略。七、采購文檔管理（一）文檔分類采購文檔包括采購計劃、采購需求申請表、供應商評估表、采購合同、采購訂單、采購驗收單、付款申請單等。（二）文檔保存1.采購部門負責采購文檔的整理和保存，確保文檔的完整性和準確性。2.采購文檔應按照類別和時間順序進行歸檔，保存期限按照公司檔案管理規定執行。（三）文檔查閱1.公司內部人