組織部單位檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)組織部單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在組織工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部單位全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。組織部單位的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范和協(xié)調(diào)。2.真實(shí)完整原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映組織部單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，全面收集相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案檢索和利用效率，方便工作人員查閱和使用檔案。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門組織部單位設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。3.積極開展檔案的編研工作，為組織工作提供參考依據(jù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題。5.熱情接待檔案查閱人員，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名部門負(fù)責(zé)人分管檔案工作，督促本部門人員做好檔案的形成、整理和歸檔工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.組織部單位在組織建設(shè)、干部管理、人才工作、黨員教育管理等方面形成的各類文件、資料、報(bào)表、名冊(cè)等。2.上級(jí)組織部門下發(fā)的與組織部單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.組織部單位召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.組織部單位工作人員在工作中形成的各類文書、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)研材料等。5.反映組織部單位工作活動(dòng)的照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)重要的、具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、干部人事檔案、黨員檔案、聲像檔案等類別。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行組卷，將同一問題、同一時(shí)間、同一來源的文件材料組成一卷或若干卷。3.對(duì)卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排列，按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。4.對(duì)排列好的卷內(nèi)文件材料進(jìn)行編號(hào)，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。5.按照規(guī)定的格式和要求，填寫檔案盒封面、盒脊等信息。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。2.對(duì)重要的、頻繁查閱的檔案，應(yīng)設(shè)置專柜存放。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映組織部單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)組織工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)組織部單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案散失和泄密。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)向上級(jí)組織部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、檔案的利用（一）利用范圍1.組織部單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，需經(jīng)組織部單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，填寫查閱登記表。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱目的、查閱檔案內(nèi)容、復(fù)印摘抄情況等。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.對(duì)組織部單位形成的電子文件，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行收集和整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）電子檔案的保管1.配備必要的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案的訪問控制機(jī)制，對(duì)電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)。（三