鄉鎮會議文件管理制度一、總則（一）目的為了加強鄉鎮會議文件管理，確保會議文件的規范生成、傳遞、存儲與使用，提高工作效率，保障各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉鎮內所有會議文件的管理，包括但不限于黨委會、政府辦公會、專題工作會等各類會議所形成的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統一原則所有會議文件由專門的部門或人員進行集中管理，確保文件的完整性和一致性。2.規范有序原則明確會議文件管理的各個環節和流程，嚴格按照規定的程序進行操作，保證文件管理工作規范有序。3.安全保密原則加強會議文件的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞，確保文件內容的安全性。4.高效實用原則以提高工作效率為目標，優化文件管理流程，方便文件的查閱、使用和傳遞，充分發揮文件的作用。二、會議文件的分類與編號（一）分類1.按照會議性質分類黨委會議文件：包括黨委會決議、會議紀要、領導講話等，主要涉及黨的建設、重大決策等方面。政府辦公會議文件：如政府辦公會紀要、工作安排部署文件等，側重于政府日常工作的推進和落實。專題工作會議文件：針對特定工作領域召開的會議所形成的文件，如經濟工作專題會文件、民生工作專題會文件等。2.按照文件類型分類決策類文件：如會議決議、決定等，明確工作方向和目標。執行類文件：包括工作安排、任務分解等，用于指導具體工作的開展。記錄類文件：會議記錄、紀要等，如實反映會議討論情況和結果。（二）編號1.編號規則采用年份+會議類型首字母+順序號的方式進行編號。例如，2023年黨委會議的第5號文件編號為：2023DW05。政府辦公會議文件編號為：2023ZB0X（X為順序號）。專題工作會議文件根據具體專題進行編號，如經濟工作專題會文件編號為：2023JJ0X。2.編號管理編號由專人負責，確保編號的唯一性和連續性。編號應在文件生成后及時賦予，并在文件的首頁或顯著位置標注。三、會議文件的起草與審核（一）起草1.根據會議主題和要求，確定文件起草部門或人員。2.起草人員應深入了解會議精神和相關工作情況，收集必要的資料，確保文件內容準確、全面。3.文件起草應遵循以下要求：格式規范：按照統一的公文格式進行起草，包括標題、正文、落款等。語言簡潔：表述清晰、簡潔，避免冗長和復雜的語句。邏輯嚴謹：內容結構合理，層次分明，邏輯連貫。（二）審核1.文件起草完成后，應提交審核。審核分為部門初審和領導終審。2.部門初審起草部門負責人對文件內容進行初步審核，重點檢查文件是否符合會議精神、格式是否規范、語言是否準確等。初審通過后，在文件上簽署初審意見，并提交給相關領導進行終審。3.領導終審分管領導或主要領導對文件進行最終審核，對文件的內容、政策依據、可行性等進行全面把關。終審通過后，領導簽署終審意見，并確定文件的印發范圍和印發時間。四、會議文件的印發（一）印發流程1.文件審核通過后，由專人負責文件的印發工作。2.根據領導確定的印發范圍，填寫文件印發清單，明確文件的發放部門、份數等信息。3.將文件電子稿發送至指定的印刷單位進行印刷，印刷過程中要確保文件內容清晰、格式準確。4.印刷完成后，對文件進行清點、裝訂，確保文件完整無缺。5.按照印發清單將文件發放至各部門，并做好發放記錄。（二）印發要求1.嚴格按照領導審定的印發范圍進行發放，不得擅自擴大或縮小發放范圍。2.文件印發應及時、準確，確保各部門能夠按時收到文件并開展工作。3.對于涉密文件，應按照保密規定進行印刷、發放和管理，采取必要的保密措施，防止文件泄露。五、會議文件的傳遞與簽收（一）傳遞方式1.對于一般性文件，可通過鄉鎮內部辦公系統、電子郵件等方式進行傳遞。2.重要文件或涉密文件應采用專人送達的方式進行傳遞，確保文件安全。（二）簽收1.文件接收部門或人員在收到文件后，應及時進行簽收。2.簽收時要認真核對文件的名稱、份數、編號等信息，確保文件準確無誤。3.簽收人應在文件簽收單上簽字確認，并注明簽收時間。六、會議文件的存儲與保管（一）存儲方式1.建立專門的會議文件檔案室，對會議文件進行集中存儲。2.文件應按照分類和編號順序進行存放，便于查找和管理。3.同時，應建立電子文件存儲系統，對會議文件的電子稿進行備份存儲，確保電子文件的安全性和可查閱性。（二）保管要求1.安排專人負責文件檔案室的管理，定期對文件進行整理、清點和檢查，確保文件存放有序、無損壞、無丟失。2.加強文件檔案室的安全防范措施，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設備，保障文件的安全。3.嚴格控制文件檔案室的訪問權限，未經授權人員不得進入檔案室查閱文件。七、會議文件的查閱與借閱（一）查閱1.本鄉鎮工作人員因工作需要查閱會議文件，應填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交至文件管理部門進行審批。3.文件管理部門根據審批情況，為查閱人員提供相應的文件，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱文件名稱等。4.查閱人員應在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室或進行復印、拍照等操作。如需復印或拍照，應另行辦理審批手續。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱會議文件的，應填寫文件借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經所在部門負責人和分管領導簽字同意后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門對借閱申請進行嚴格審核，審核通過后，與借閱人員簽訂文件借閱協議，明確雙方的權利和義務。4.借閱人員應按照協議規定的期限歸還文件，如需延期，應提前辦理續借手續。5.借閱期間，借閱人員要妥善保管文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、損壞。如發現文件丟失或損壞，應及時報告文件管理部門，并承擔相應的責任。八、會議文件的清退與銷毀（一）清退1.定期對會議文件進行清退，確保文件的時效性和安全性。2.清退范圍包括已過有效期、已執行完畢、不需要繼續留存的文件等。3.文件管理部門提前發出文件清退通知，明確清退文件的范圍、時間和要求。4.各部門按照清退通知要求，將應清退的文件整理好后交回文件管理部門。5.文件管理部門對清退的文件進行核對、清點，確保清退工作的準確性。（二）銷毀1.對于需要銷毀的會議文件，應按照保密規定和相關程序進行處理。2.首先，由文件管理部門填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、編號、數量等信息。3.申請表經分管領導簽字同意后，選擇具有資質的文件銷毀單位進行銷毀。4.在銷毀過程中，要安排專人進行監督，確保文件徹底銷毀，防止文件信息泄露。5.銷毀完成后，銷毀單位應出具銷毀證明，文件管理部門將銷毀證明存檔備案。九、會議文件管理的監督與考核（一）監督1.成立會議文件管理監督小組，定期對會議文件管理工作進行檢查和監督。2.監督小組重點檢查文件的起草、審核、印發、傳遞、存儲、查閱、借閱、清退、銷毀等環節是否符合本制度的規定。3.對檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。（二）考核1.將會議文件管理工作納入鄉鎮工作人員的績效考核體系。2.考核內容包括文件管理工作的準確