中介公司合同管理制度一、總則1.目的為加強本中介公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司與客戶、合作伙伴等簽訂的各類合同，包括但不限于中介服務合同、租賃合同、買賣合同等。3.基本原則合同管理遵循依法合規(guī)、誠實守信、風險防范、統(tǒng)一管理的原則。確保合同的簽訂、履行符合法律法規(guī)要求，維護公司和各方的合法權(quán)益。二、合同管理職責1.合同管理部門及職責設立專門的合同管理部門，負責合同的起草、審核、簽訂、履行監(jiān)督、變更解除等工作。具體職責如下：負責合同文本的起草，根據(jù)不同業(yè)務類型制定規(guī)范的合同模板，確保合同條款完整、準確、合法。對合同進行全面審核，重點審查合同條款的合法性、完整性、準確性，防范合同風險。組織合同的簽訂，確保合同簽訂流程合規(guī)，各方簽字蓋章齊全。跟蹤合同履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責合同檔案的整理、歸檔和保管，建立合同臺賬，便于查詢和統(tǒng)計分析。2.業(yè)務部門職責負責與客戶或合作伙伴進行業(yè)務洽談，提供合同簽訂所需的相關(guān)業(yè)務信息。根據(jù)業(yè)務實際情況，提出合同條款的修改意見和建議。負責合同的具體履行，按照合同約定完成各項業(yè)務工作。及時向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題和情況。3.法務部門職責對合同進行法律審查，提供專業(yè)的法律意見和建議，確保合同合法合規(guī)。參與重大合同的談判和簽訂，協(xié)助解決合同糾紛。開展法律培訓，提高員工的法律意識和合同管理水平。4.財務部門職責參與合同的審核，重點審查合同的財務條款，確保公司財務利益得到保障。根據(jù)合同約定，負責款項的收付管理，確保資金安全。提供財務數(shù)據(jù)支持，協(xié)助合同管理部門進行合同成本核算和效益分析。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程業(yè)務洽談：業(yè)務部門與客戶或合作伙伴進行業(yè)務洽談，明確業(yè)務內(nèi)容、雙方權(quán)利義務等關(guān)鍵事項。合同起草：合同管理部門根據(jù)業(yè)務洽談結(jié)果，起草合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，特殊情況需定制合同的，應報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。審核會簽：合同文本起草完成后，依次提交業(yè)務部門、法務部門、財務部門等進行審核會簽。各部門應在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，重點審查合同條款的合法性、完整性、準確性等。修改完善：根據(jù)審核會簽意見，合同管理部門對合同文本進行修改完善，確保合同符合各方要求。領(lǐng)導審批：修改后的合同文本提交公司領(lǐng)導審批。領(lǐng)導應根據(jù)公司利益和風險狀況，對合同進行全面審查并作出審批決定。簽訂蓋章：經(jīng)領(lǐng)導審批同意的合同，由合同管理部門組織各方簽訂蓋章。簽訂合同應確保簽字蓋章齊全、清晰，合同份數(shù)符合要求。2.合同簽訂注意事項簽訂合同前，應確保對方主體資格合法有效，具備相應的民事行為能力和履約能力。對對方的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等進行審查，并留存復印件。合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義條款。特別是關(guān)于服務內(nèi)容、費用標準、支付方式、履行期限、違約責任等關(guān)鍵條款，應詳細約定，確保雙方權(quán)利義務清晰。合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的印章，嚴格按照印章管理規(guī)定進行蓋章操作。嚴禁在空白合同上蓋章。合同簽訂過程中，應注意保密條款的約定，防止公司商業(yè)秘密泄露。四、合同履行管理1.履行通知與跟蹤合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本發(fā)送給相關(guān)人員，并組織召開合同履行啟動會議，明確各部門職責和工作要求。合同管理部門負責跟蹤合同履行情況，定期與業(yè)務部門溝通，了解合同執(zhí)行進度。對于重要合同，應建立專門的跟蹤臺賬，詳細記錄合同履行的各個環(huán)節(jié)。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能影響合同履行的問題或風險，業(yè)務部門應及時向合同管理部門報告，合同管理部門應會同相關(guān)部門共同研究解決方案，采取有效措施防范風險。2.履行變更管理合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審核、審批和簽訂。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。合同管理部門應及時更新合同臺賬和檔案，確保合同信息的準確性。3.履行爭議處理如在合同履行過程中發(fā)生爭議，業(yè)務部門應及時收集相關(guān)證據(jù)，與對方進行溝通協(xié)商，爭取友好解決。協(xié)商不成的，應及時向合同管理部門報告，合同管理部門會同法務部門研究制定爭議解決方案。必要時，通過法律途徑維護公司合法權(quán)益。在爭議處理過程中，應注意維護公司形象和聲譽，避免因爭議處理不當給公司造成不良影響。五、合同檔案管理1.檔案整理合同簽訂后，合同管理部門應及時對合同文本及相關(guān)資料進行整理。整理內(nèi)容包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來信函、履行記錄等。按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案歸檔整理好的合同檔案應及時歸檔，存入專門的檔案柜或電子檔案系統(tǒng)。檔案存放應便于查詢和調(diào)閱。建立合同檔案目錄，詳細記錄每份合同的編號、名稱、簽訂時間、履行情況等信息，方便快速查找。3.檔案保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定合同檔案的保管期限。一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可按照規(guī)定進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，確保檔案信息的安全。4.檔案查閱利用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。查閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。如需復制合同檔案，應經(jīng)合同管理部門負責人批準，并注明用途。外部單位或個人因特殊原因需要查閱合同檔案的，應提交正式的查閱申請函，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由合同管理部門安排專人陪同查閱，并做好記錄。六、合同風險防范1.風險識別與評估合同管理部門應定期組織開展合同風險識別與評估工作，對各類合同可能存在的風險進行全面梳理。風險識別應涵蓋合同簽訂、履行、變更、解除等各個環(huán)節(jié)，重點關(guān)注合同條款的合法性、對方履約能力、市場變化等因素。根據(jù)風險識別結(jié)果，對合同風險進行評估，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。2.風險應對措施針對不同等級的合同風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險合同，應采取重點監(jiān)控、加強審核等措施，確保風險可控。加強對對方履約能力的調(diào)查和評估，在合同簽訂前要求對方提供必要的擔保或保證金，降低違約風險。建立合同風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中的潛在風險，提前采取措施進行防范和化解。加強員工培訓，提高員工的風險意識和合同管理水平，確保合同管理工作規(guī)范、有序。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司建立合同管理監(jiān)督檢查機制，定期對合同管理工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程的合規(guī)性、合同履行情況、檔案管理等。合同管理部門應定期向公司領(lǐng)導匯報合同管理工作情況，接受領(lǐng)導的監(jiān)督和指導。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價制定合同管理考核評價指標體系，對各部門和相關(guān)人員的合同管理工作進行考核評價。考核指標包括合同