企業采購成本管理制度一、總則（一）目的為規范企業采購活動，加強采購成本管理，降低企業運營成本，提高企業經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內所有采購活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設備采購、服務采購等。（三）基本原則1.成本效益原則：在采購過程中，充分權衡采購成本與采購效益，確保以最低的成本獲得滿足企業需求的物資和服務。2.公開透明原則：采購活動應公開、公平、公正，確保所有潛在供應商都有機會參與競爭，防止暗箱操作。3.誠實守信原則：采購人員與供應商應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護企業聲譽。4.歸口管理原則：采購業務歸口相關部門管理，明確各部門職責，避免職責不清導致的采購混亂。二、采購成本管理職責分工（一）采購部門1.負責采購活動的組織與實施，包括供應商選擇、采購談判、采購合同簽訂與執行等。2.收集市場價格信息，分析市場動態，為降低采購成本提供依據。3.定期評估供應商的供貨質量、價格水平和服務質量，建立供應商評價體系。4.對采購成本進行初步核算與控制，確保采購價格合理，并及時向財務部門提供采購成本相關數據。（二）需求部門1.明確本部門物資和服務需求，提供詳細的采購申請，包括規格、數量、質量要求等。2.協助采購部門進行供應商選擇和采購談判，提供技術支持和專業意見。3.參與采購合同的評審，確保合同條款符合本部門需求，并對采購物資和服務進行驗收。（三）財務部門1.負責采購成本的核算與分析，監控采購資金的使用情況。2.對采購預算進行審核與控制，確保采購支出在預算范圍內。3.參與采購合同的評審，重點審核合同價格條款和付款方式等財務相關內容。4.定期與采購部門核對采購成本數據，進行成本分析，并提供成本控制建議。（四）審計部門1.對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購成本的合理性等。2.對采購合同進行審計，審查合同條款是否符合企業利益和相關法律法規要求。3.對采購成本管理中存在的問題提出改進建議，并監督整改措施的執行情況。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據企業年度經營計劃和各部門需求預測，編制年度采購預算草案。采購預算應涵蓋各類采購項目，包括預計采購金額、采購時間、采購數量等詳細信息。2.采購預算草案應提交財務部門進行審核，財務部門結合企業財務狀況、資金安排等因素，對預算的合理性和可行性進行評估，并提出調整意見。3.采購部門根據財務部門的審核意見，對采購預算草案進行修改完善，經相關領導審批后確定正式的年度采購預算。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，不得擅自突破預算。如遇特殊情況需要調整采購預算，應按照規定的審批程序進行申請和審批。2.財務部門負責監控采購預算的執行情況，定期對采購支出進行統計和分析，及時發現并糾正預算執行過程中的偏差。3.各部門應積極配合采購部門執行采購預算，在預算范圍內合理安排物資和服務需求，避免因不合理需求導致預算超支。（三）預算調整1.當市場價格波動較大、企業經營計劃調整、采購需求發生重大變化等原因導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的項目及金額、調整后的預算安排等內容，并附上相關證明材料。3.采購預算調整申請經采購部門負責人審核后，提交財務部門進行財務審核，再報相關領導審批。審批通過后，采購部門按照調整后的預算執行采購活動。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據實際工作需要，填寫采購申請表，明確采購物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息，并簽字蓋章后提交給采購部門。2.采購申請表應經本部門負責人審核，確保采購需求真實合理，符合本部門業務發展需要。對于金額較大或重要的采購申請，還應經相關領導審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進行匯總分析，結合庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目的具體內容、采購時間安排、采購方式等。2.采購計劃應提交給財務部門進行資金審核，確保采購資金有足夠的保障。財務部門根據企業資金狀況，對采購計劃的資金安排提出意見和建議。（三）供應商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息應包括供應商基本情況、經營范圍、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等內容。2.根據采購項目的要求，從供應商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應商，并進行實地考察或資質審核。考察內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、財務狀況等。3.采購部門組織相關人員對潛在供應商進行綜合評估，評估指標可包括產品質量、價格、交貨期、服務水平、信譽等。根據評估結果，選擇確定合格供應商，并與其簽訂合作協議。4.定期對供應商進行評價和考核，根據評價結果調整供應商名單，對于表現不佳的供應商采取警告、暫停合作或終止合作等措施。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等合同條款。談判過程中應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.采購談判結束后，采購部門根據談判結果起草采購合同，并提交給相關部門進行評審。評審內容包括合同條款的合法性、完整性、合理性、與采購申請的一致性等。3.各部門應在規定時間內完成合同評審，并提出修改意見。采購部門根據評審意見對合同進行修改完善，確保合同條款符合企業利益和法律法規要求。4.采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部門應按照合同約定組織實施采購活動，并跟蹤合同執行情況。（五）采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。2.需求部門和質量檢驗部門按照采購合同和相關標準對采購物資進行驗收，驗收內容包括物資的規格、數量、質量、外觀等。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續。對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其采取補貨、換貨或退貨等措施。4.采購部門應將驗收情況及時反饋給財務部門，作為支付貨款的依據。財務部門根據驗收報告和采購合同審核支付申請，確保貨款支付準確無誤。五、采購成本控制措施（一）價格控制1.采購人員應密切關注市場價格動態，定期收集、分析市場價格信息，掌握同類產品的價格走勢。通過與多家供應商進行比較，選擇價格合理的供應商進行采購。2.在采購談判中，充分運用市場價格信息和采購技巧，爭取最優惠的采購價格。對于金額較大的采購項目，可采用招標、競爭性談判等采購方式，引入競爭機制，降低采購價格。3.建立采購價格定期評估制度，對已采購物資的價格進行分析比較。如發現采購價格明顯高于市場同類產品價格，應及時查找原因，并采取相應措施進行調整。（二）質量控制1.加強對采購物資質量的管理，嚴格按照采購合同和相關標準驗收采購物資。確保采購物資的質量符合企業生產經營的要求，避免因質量問題導致的額外成本支出。2.在供應商選擇過程中，注重考察供應商的質量管理體系和質量控制能力，優先選擇質量信譽良好的供應商。對于關鍵物資的供應商，可要求其提供質量認證文件或樣品進行測試。3.與供應商簽訂質量保證協議，明確雙方在質量方面的權利和義務。如因供應商原因導致采購物資出現質量問題，供應商應承擔相應的責任，包括退貨、換貨、賠償損失等。（三）交貨期控制1.與供應商明確交貨期要求，并在采購合同中予以約定。采購部門應跟蹤供應商的生產進度，及時協調解決可能影響交貨期的問題，確保采購物資按時到貨。2.對于因供應商原因導致交貨延遲的情況，應按照合同約定追究其違約責任。如交貨延遲影響到企業正常生產經營活動，采購部門應及時采取措施，如調整采購計劃、尋找替代供應商等，減少損失。3.建立交貨期預警機制，對預計可能出現交貨延遲的供應商提前發出預警通知，要求其采取措施確保按時交貨。（四）庫存控制1.合理確定物資庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現象的發生。采購部門應根據企業生產經營計劃、采購周期、市場供應情況等因素，科學制定物資庫存定額。2.加強庫存管理，定期對庫存物資進行盤點，及時清理積壓物資和報廢物資。對于積壓物資，應采取降價促銷、退貨等方式進行處理，盤活資金。3.建立庫存信息共享平臺，采購部門、需求部門和財務部門能夠實時掌握庫存動態信息，便于及時調整采購計劃和生產安排。六、采購成本分析與考核（一）采購成本分析1.定期對采購成本進行分析，評估采購成本控制效果。采購成本分析應涵蓋采購價格、采購數量、采購費用、質量成本、庫存成本等方面。2.通過與歷史數據、預算數據、同行業數據等進行對比分析，找出采購成本變動的原因和存在的問題，提出改進措施和建議。3.采購成本分析報告應提交給企業管理層和相關部門，為企業決策提供依據。（二）采購績效考核1.建立采購績效考核制度，對采購部門和采購人員的工作業績進行考核評價。考核指標包括采購成本控制、采購質量、采購交貨期、供應商管理、內部協作等方面。2.采購績效考核應制定明確的考核標準和評分方法，確保考核結果客觀公正。考核結果與采購部門和采購人員的薪酬、獎勵、晉升等掛鉤。3.根據采購績效考核結果，對表現優秀的采購部門和采購人員進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和人員進行督促整改，不斷提高采購工作水平。七、監督與檢查（一）內部監督1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購程序是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.財務部門加強對采購資金使用的監控，確保采購資金專款專用，避免資金浪費和挪用。3.采購部門應建立內部自查機制，定期對采購工作進行自查自糾，及時發現和解決存在的問題。（二）外部監督1.企業應接受政