估價公司檔案管理制度總則目的為加強估價公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于估價公司各部門及全體員工。檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項業務活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規范化和標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項業務活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則：應保證檔案的齊全完整，涵蓋公司業務活動的各個方面，避免重要檔案的缺失。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密和客戶隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。檔案管理機構及職責綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，建立檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、檢索、利用等進行統一管理。3.指導和監督各部門的檔案管理工作，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業務水平。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規定程序對已過保管期限或無保存價值的檔案進行清理和銷毀。5.負責檔案信息的開發利用，為公司各項工作提供檔案查詢、借閱等服務。各部門1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理，并按照公司檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交綜合管理部。3.在業務活動中形成的各類文件材料，應及時交本部門檔案管理人員進行整理歸檔，不得私自留存或銷毀。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案利用需求。檔案的收集與整理收集范圍1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件；公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司內部管理制度、工作計劃、總結、報告等；各類行政公文、通知、通報等。2.人事管理類：員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲等相關文件；勞動合同、薪酬福利文件、社保繳納記錄等；員工檔案、人事報表等。3.財務管理類：財務預算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、稅務申報資料等；資金管理、資產管理等相關文件。4.業務經營類：估價項目委托合同、估價報告、相關資料收集清單、現場勘查記錄、市場調研資料等；業務洽談記錄、客戶信息資料等；業務統計報表、業績考核資料等。5.其他類：公司獲得的榮譽證書、資質證書；對外簽訂的合作協議、租賃合同等；重要會議記錄、紀要；公司大事記等。收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在業務活動中形成的各類文件材料，確保檔案資料的齊全完整。2.對于重要文件、合同等應實行雙套制歸檔，即同時保存紙質檔案和電子檔案。電子檔案應采用通用格式存儲，并確保數據的真實性、完整性和可讀性。3.收集的檔案應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的檔案應按照時間順序排列。3.每份檔案應編制頁碼，采用阿拉伯數字逐頁標注，正面標注在右下角，背面標注在左下角。整理方法1.行政管理類檔案：按照文件性質分為綜合性文件、行政事務文件、黨群工作文件等類別，再按照年度進行排列。2.人事管理類檔案：按照員工類別分為招聘檔案、培訓檔案、考核檔案、薪酬檔案等，以員工個人為單位進行整理，將同一員工的各類檔案材料集中在一起。3.財務管理類檔案：按照會計年度進行分類，分為會計憑證、會計賬簿、財務報表等類別，再按照時間順序排列。4.業務經營類檔案：按照估價項目類別進行分類，如房地產估價、土地估價等，每個項目檔案按照委托合同、估價報告、相關資料等順序進行排列。5.其他類檔案：根據檔案的性質和內容進行分類整理，如榮譽證書類、資質證書類等。檔案的分類與編號分類公司檔案分為行政管理類（A）、人事管理類（B）、財務管理類（C）、業務經營類（D）、其他類（E）五大類，每大類下再根據檔案內容細分為若干小類。具體分類如下：1.行政管理類（A）綜合性文件（A1）：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等。行政事務文件（A2）：公司內部管理制度、工作計劃、總結、報告等，各類行政公文、通知、通報等。黨群工作文件（A3）：黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等相關文件。2.人事管理類（B）招聘檔案（B1）：員工招聘啟事、應聘人員簡歷、面試記錄、錄用通知等。培訓檔案（B2）：培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、培訓考核成績等。考核檔案（B3）：員工績效考核方案、考核記錄、考核結果等。薪酬檔案（B4）：薪酬管理制度、工資表、獎金分配方案等。員工檔案（B5）：員工個人基本信息、學歷證書、資格證書、勞動合同等。3.財務管理類（C）會計憑證（C1）：原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿（C2）：總賬、明細賬、日記賬等。財務報表（C3）：資產負債表、利潤表、現金流量表等。審計報告（C4）：內部審計報告、外部審計報告等。稅務申報資料（C5）：納稅申報表、稅務發票等。4.業務經營類（D）房地產估價檔案（D1）：房地產估價委托合同、估價報告、相關資料收集清單、現場勘查記錄、市場調研資料等。土地估價檔案（D2）：土地估價委托合同、估價報告、相關資料收集清單、現場勘查記錄、市場調研資料等。其他估價業務檔案（D3）：除房地產、土地估價以外的其他估價業務檔案。業務洽談記錄（D4）：與客戶業務洽談的詳細記錄。客戶信息資料（D5）：客戶基本信息、業務往來記錄等。業務統計報表（D6）：業務量統計、業績分析等報表。5.其他類（E）榮譽證書（E1）：公司獲得的各類榮譽證書。資質證書（E2）：公司擁有的資質證書。合作協議（E3）：對外簽訂的合作協議、租賃合同等。重要會議記錄（E4）：公司重要會議的記錄、紀要。公司大事記（E5）：記錄公司重大事件的資料。編號檔案編號采用“大類代碼+年度+順序號”的結構，具體編號方法如下：1.大類代碼：按照上述分類，分別用A、B、C、D、E表示行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務經營類、其他類。2.年度：用四位阿拉伯數字表示檔案形成的年份，如2023年。3.順序號：按照檔案整理順序依次編寫，從001開始，如A2023001表示2023年形成的第1份行政管理類文件。檔案的存儲與保管存儲方式1.紙質檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，避免檔案受潮、發霉、蟲蛀等。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。備份存儲設備應異地存放，以確保數據的安全性。保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如公司章程、股東會決議、董事會決議、重要業務合同等。長期保管：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括公司一般性業務文件、重要人事檔案、財務報表等。短期保管：保管期限為15年以下的檔案。如一般性行政事務文件、短期業務統計報表等。2.各部門應根據檔案的性質和價值，提出檔案保管期限的初步意見，報綜合管理部審核確定。保管要求1.綜合管理部應建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的類別、編號、名稱、數量、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的查詢和管理。2.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的賬實相符。如發現檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。3.嚴格控制檔案的借閱范圍，非檔案管理人員未經授權不得進入檔案庫房。檔案管理人員應定期對檔案庫房進行巡查，確保檔案存儲環境的安全。4.對電子檔案應設置嚴格的訪問權限，防止數據被非法篡改或泄露。定期對電子檔案進行病毒查殺和數據維護，確保數據的完整性和可用性。檔案的檢索與利用檢索工具1.建立紙質檔案目錄索引，按照檔案類別、編號、名稱等順序編制，便于快速查找紙質檔案。2.利用檔案管理軟件建立電子檔案檢索系統，實現對電子檔案的快速檢索和查詢。電子檔案檢索系統應具備全文檢索、分類檢索、關鍵詞檢索等功能。利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和合理使用。2.嚴格履行檔案借閱審批手續，未經批準不得擅自查閱、借閱檔案。借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經部門負責人和綜合管理部負責人審批后，方可借閱。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。如需復印檔案，應經綜合管理部同意，并在復印件上加蓋“與原件核對無誤”章。4.檔案利用完畢后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題應及時向借閱人員核實。利用方式1.查詢：公司員工因工作需要可查詢本部門或與本人工作相關的檔案信息。查詢檔案應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自翻閱檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應按照上述借閱審批手續辦理。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.出具證明：根據公司外部單位或個人的需求，可出具檔案證明。出具檔案證明應嚴格按照規定程序進行，確保證明內容的真實性和準確性。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。鑒定標準1.根據檔案保管期限的規定，對已過保管期限的檔案進行鑒定。2.對雖未過保管期限，但已失去保存價值的檔案進行鑒定。如重復文件、內容虛假或無參考價值的文件等。3.對涉及公司機密和客戶隱私的檔案，如確已不再具有保密價值，應按照保密規定進行解密后再進行鑒定。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經綜合管理部負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在檔案管理