企業職工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強企業職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高企業人力資源管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合本企業實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業全體職工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統一管理原則：企業職工檔案由人力資源部門集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.真實性原則：檔案內容必須真實可靠，如實反映職工的工作經歷、政治表現、業務能力等情況。3.保密性原則：嚴格遵守保密規定，確保職工檔案信息不被泄露。4.服務性原則：檔案管理工作要為企業人力資源管理服務，為職工提供便利。二、檔案內容（一）履歷材料包括職工的個人基本信息、學歷、工作經歷等。（二）自傳材料職工撰寫的關于自己成長經歷、思想演變等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績效評估報告等。2.任職期滿考核材料。3.各類培訓結業鑒定等。（四）學歷學位、培訓和專業技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件。2.培訓結業證書。3.專業技術職務任職資格評審表、聘任文件等。（五）政審材料包括入黨、入團、參軍等政審材料。（六）黨團材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書等。2.入團志愿書、入團申請書等。（七）獎勵材料包括各類榮譽證書、表彰決定等。（八）處分材料對職工違紀違規行為的處分決定等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表。2.職務任免文件。3.出國（境）審批材料等。（十）其他可供組織參考的材料如體檢報告、勞動合同等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責定期收集職工檔案材料，各部門應積極配合，及時將涉及職工的相關材料移交人力資源部門。2.新職工入職時，應提交個人檔案及相關材料。3.職工檔案材料發生變動時，相關部門應在變動后[X]個工作日內將材料移交人力資源部門。（二）整理1.人力資源部門對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目等整理工作。2.按照檔案內容的形成時間順序進行排列，同一類材料按照重要程度排列。3.編制檔案目錄，清晰記錄檔案材料的名稱、日期、頁碼等信息。四、檔案保管（一）保管機構企業設立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施。（二）保管要求1.檔案應存放在專用檔案柜中，按類別和職工姓名順序排列。2.保持檔案保管室的清潔衛生，定期進行通風、除濕等工作，確保檔案不受潮、發霉、蟲蛀。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管室，確因工作需要進入的，需經人力資源部門負責人批準，并進行登記。（三）檔案安全1.加強檔案安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設備，確保檔案安全。2.定期對檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。3.對電子檔案要進行備份，存儲在不同的介質上，并異地存放，防止數據丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱職工檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字，人力資源部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案應在檔案保管室進行，不得擅自將檔案帶出保管室。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換等。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱職工檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、人力資源部門負責人、企業分管領導簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，需辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得泄露檔案內容。歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案材料，確保檔案完整無損。六、檔案轉遞（一）轉遞條件1.職工離職、退休、調動工作等需要轉遞檔案的。2.按照國家有關規定需要轉遞檔案的其他情況。（二）轉遞程序1.人力資源部門根據職工變動情況，開具《檔案轉遞通知單》。2.將檔案材料進行密封，并在封口處加蓋企業公章。3.通過機要交通或專人送取等方式將檔案轉遞給接收單位。4.及時與接收單位溝通，確認檔案是否按時、完整送達，并做好記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設1.建立企業職工檔案信息管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、查詢、統計等功能。2.逐步將紙質檔案數字化，建立電子檔案數據庫，提高檔案管理效率和服務水平。（二）數據維護1.定期對檔案信息進行更新和維護，確保數據的準確性和完整性。2.加強對電子檔案的安全管理，設置不同的用戶權限，防止數據泄露和非法修改。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等日常管理工作。2.維護檔案保管室的秩序和環境，確保檔案安全。3.對檔案信息進行統計和分析，為企業人力資源管理提供數據支持。4.協助有關部門做好檔案材料的收集和歸檔工作。（二）人力資源部門負責人職責1.負責制定和完善企業職工檔案管理制度。2.監督檔案管理工作的執行情況，及時解決檔案管理中出現的問題。3.審批檔案查閱、借閱、轉遞等申請。（三）企業分管領導職責1.對企業職工檔案管理工作進行全面領導和指導。2.審批檔案管理制度、重大檔案管理事項等。九、檔案管理監督與檢查（一）內部監督1.人力資源部門定期對檔案管理工作進行自查，發現問題及時整改。2.企業內部審計部門定期對檔案管理情況進行審計，確保檔案管理工作規范、合法。（二）外部監督接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監督檢查，對提出的問題及時整改落實。十、責任追究（一）對違反檔案管理制度的行為，視情節輕重給