業(yè)務(wù)信息登記管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司業(yè)務(wù)信息登記管理工作，確保業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中涉及的各類信息登記管理工作，包括但不限于客戶信息、項(xiàng)目信息、合同信息等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：業(yè)務(wù)信息應(yīng)如實(shí)、準(zhǔn)確登記，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，保證信息無(wú)遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保護(hù)業(yè)務(wù)信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.及時(shí)性原則：業(yè)務(wù)信息應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)登記，以便及時(shí)處理和決策。二、業(yè)務(wù)信息登記內(nèi)容及要求（一）客戶信息登記1.基本信息客戶名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等。客戶類型（如企業(yè)客戶、個(gè)人客戶）、所屬行業(yè)等。2.業(yè)務(wù)往來(lái)信息首次合作時(shí)間、合作項(xiàng)目名稱及內(nèi)容。交易記錄（包括交易金額、交易時(shí)間、交易方式等）。3.信用信息信用評(píng)級(jí)、信用額度、信用期限等。過(guò)往信用狀況，如是否有逾期付款等情況。（二）項(xiàng)目信息登記1.項(xiàng)目基本情況項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目類型（如研發(fā)項(xiàng)目、銷(xiāo)售項(xiàng)目等）。項(xiàng)目背景、目標(biāo)、預(yù)期成果。2.項(xiàng)目進(jìn)度項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間、計(jì)劃完成時(shí)間、實(shí)際完成時(shí)間。各階段任務(wù)完成情況、里程碑節(jié)點(diǎn)達(dá)成情況。3.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、團(tuán)隊(duì)成員名單及職責(zé)分工。人員變動(dòng)情況記錄。4.項(xiàng)目成本預(yù)算金額、實(shí)際支出金額，包括各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)（如人力成本、物料成本、差旅費(fèi)等）。（三）合同信息登記1.合同基本條款合同編號(hào)、簽訂日期、合同名稱、合同類型（如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同等）。合同雙方當(dāng)事人信息。2.合同主要內(nèi)容標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。3.合同執(zhí)行情況合同履行進(jìn)度，包括已履行部分、未履行部分及原因。合同變更、解除情況記錄。三、業(yè)務(wù)信息登記流程（一）信息收集1.業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集相關(guān)業(yè)務(wù)信息。2.信息收集人員應(yīng)確保所收集信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，并及時(shí)整理。（二）信息錄入1.收集整理后的業(yè)務(wù)信息，由專人負(fù)責(zé)錄入公司業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)。2.錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)要求和格式進(jìn)行錄入，確保信息錄入準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）信息審核1.錄入完成后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)錄入信息進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交至相關(guān)審核部門(mén)（如財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等）進(jìn)行終審。審核部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)信息進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)。（四）信息存儲(chǔ)1.審核通過(guò)的業(yè)務(wù)信息，存儲(chǔ)于公司業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)中，形成電子檔案。2.同時(shí)，根據(jù)需要打印紙質(zhì)文檔，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。（五）信息更新與維護(hù)1.業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，如信息發(fā)生變更，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集變更信息，并按照上述流程進(jìn)行更新。2.定期對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保信息的時(shí)效性和有效性。四、業(yè)務(wù)信息登記職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)信息的收集、整理和初步審核。2.按照規(guī)定流程及時(shí)錄入業(yè)務(wù)信息，并確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)信息的日常更新與維護(hù)，及時(shí)反饋信息變更情況。（二）信息管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.對(duì)業(yè)務(wù)信息錄入進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和支持，保證信息錄入符合系統(tǒng)要求。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行信息審核，提供相關(guān)技術(shù)和數(shù)據(jù)支持。（三）審核部門(mén)1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)信息進(jìn)行審核，確保財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同等法律相關(guān)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。3.其他相關(guān)審核部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行審核把關(guān)。（四）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)信息紙質(zhì)檔案的歸檔、保管和查閱工作。2.按照檔案管理規(guī)定，定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和清查，確保檔案安全。五、業(yè)務(wù)信息安全管理（一）訪問(wèn)控制1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求和崗位職責(zé)，設(shè)定不同人員對(duì)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限。2.嚴(yán)格限制對(duì)敏感信息的訪問(wèn)，未經(jīng)授權(quán)人員不得訪問(wèn)相關(guān)信息。（二）數(shù)據(jù)備份1.定期對(duì)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于安全的介質(zhì)和地點(diǎn)。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）數(shù)據(jù)加密1.對(duì)重要業(yè)務(wù)信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。2.采用安全的加密算法和密鑰管理機(jī)制，確保加密的有效性和安全性。（四）安全審計(jì)1.建立業(yè)務(wù)信息安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作和信息訪問(wèn)進(jìn)行審計(jì)記錄。2.定期對(duì)審計(jì)記錄進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全異常情況。六、業(yè)務(wù)信息查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱業(yè)務(wù)信息的，應(yīng)按照規(guī)定流程提交查閱申請(qǐng)。2.經(jīng)審批同意后，在授權(quán)范圍內(nèi)查閱相關(guān)信息。（二）使用限制1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將查閱的業(yè)務(wù)信息用于非工作目的。2.如需對(duì)外提供業(yè)務(wù)信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保信息安全。（三）查閱記錄1.對(duì)業(yè)務(wù)信息查閱情況進(jìn)行記錄，包括查閱人員、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。2.查閱記錄保存一定期限，以便追溯和審計(jì)。七、業(yè)務(wù)信息登記的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)業(yè)務(wù)信息登記管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括信息登記的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，信息安全管理等方面。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改要求，督促相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。（二）考核機(jī)制1.建立業(yè)務(wù)信息登記管理工作考核機(jī)制，將其納入部門(mén)和個(gè)人績(jī)效考核體系。2.對(duì)在業(yè)務(wù)信息登記管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致業(yè)務(wù)信息不準(zhǔn)確、不完整或發(fā)生安全事故