業務活動費用管理制度一、總則（一）目的為加強公司業務活動費用管理，規范業務活動費用的使用行為，確保費用支出合理、合規、有效，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在開展業務活動過程中發生的費用支出管理。（三）基本原則1.合規性原則：業務活動費用的支出必須符合國家法律法規、財務制度以及公司相關規定。2.合理性原則：費用支出應與業務活動的實際需求相匹配，具有必要性和合理性。3.預算控制原則：嚴格執行預算管理，確保費用支出在預算范圍內，嚴禁超預算支出。4.審批流程原則：所有業務活動費用支出均需按照規定的審批流程進行審批，未經審批不得支出。二、業務活動費用的分類及定義（一）業務招待費指公司為開展業務活動需要而用于招待客戶、供應商等發生的餐飲、住宿、禮品、娛樂等費用。（二）差旅費指員工因公務出差期間發生的交通、住宿、餐飲、市內交通等費用。（三）會議費指公司為組織召開各類會議而發生的場地租賃、會議設備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費用。（四）培訓費指公司為員工參加培訓而支付的培訓費用，包括培訓課程費用、培訓師資費用、培訓場地費用、培訓教材費用等。（五）市場推廣費指公司為推廣產品或服務而發生的廣告宣傳、促銷活動、市場調研等費用。（六）其他業務活動費用指除上述費用之外，因業務活動需要而發生的其他費用，如辦公用品費、通訊費、運輸費等。三、業務活動費用預算管理（一）預算編制1.各部門應根據本部門年度業務工作計劃和目標，結合歷史費用支出情況，于每年年底前編制下一年度業務活動費用預算草案，并提交至財務部。2.財務部負責對各部門提交的預算草案進行匯總、審核和平衡，結合公司年度經營目標和財務狀況，編制公司年度業務活動費用預算方案，報公司管理層審批。3.經公司管理層審批后的年度業務活動費用預算方案，應分解至各部門，并嚴格執行。（二）預算調整1.在預算執行過程中，如因業務發展需要確需調整預算的，應由相關部門提出書面申請，詳細說明調整原因、調整金額及調整后的預算安排，并提交至財務部。2.財務部負責對預算調整申請進行審核，并提出審核意見，報公司管理層審批。3.經公司管理層審批后的預算調整申請，由財務部負責對預算進行相應調整，并通知相關部門執行。四、業務活動費用報銷管理（一）報銷憑證要求1.業務活動費用報銷必須取得合法、有效的報銷憑證，包括發票、收據、車票、機票等。報銷憑證應注明業務活動內容、金額、日期等信息，并加蓋開具單位公章。2.對于發票，應符合國家稅務部門的相關規定，發票內容應與實際業務相符，不得開具虛假發票或與業務無關的發票。3.對于收據，應加蓋收款單位財務專用章或發票專用章，且收據內容應與實際業務相符。4.對于車票、機票等，應注明出發地、目的地、日期、票價等信息，并加蓋相關票務單位公章。（二）報銷流程1.費用報銷人應在業務活動結束后及時整理報銷憑證，并填寫費用報銷單。費用報銷單應注明業務活動內容、費用明細、金額、報銷日期等信息，并簽字確認。2.報銷人所在部門負責人應根據業務活動實際情況，對費用報銷單進行審核，審核通過后簽字確認。3.財務部負責對費用報銷單及報銷憑證進行審核，審核內容包括報銷憑證的合法性、有效性、費用支出的合理性、是否符合預算等。審核通過后簽字確認，并提交至公司管理層審批。4.公司管理層根據審批權限對費用報銷單進行審批，審批通過后簽字確認。5.費用報銷人持審批通過的費用報銷單及報銷憑證到財務部辦理報銷手續，財務部根據報銷金額支付相應款項。（三）報銷時間規定1.費用報銷人應在業務活動結束后[X]個工作日內辦理報銷手續，逾期不予受理。2.對于跨年度的業務活動費用，應在次年[X]月[X]日前辦理報銷手續，逾期不予受理。五、業務活動費用審批權限（一）一般費用審批權限1.業務活動費用支出在[X]元以下的，由部門負責人審批。2.業務活動費用支出在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核后，報分管領導審批。3.業務活動費用支出在[X]元以上的，由部門負責人、分管領導審核后，報公司總經理審批。（二）特殊費用審批權限1.業務招待費單次支出在[X]元以上的，除按照一般費用審批權限進行審批外，還需報公司董事長備案。2.對于涉及重大項目或特殊業務的業務活動費用支出，應根據公司相關規定進行專項審批。六、業務活動費用控制措施（一）加強預算執行監控1.財務部應定期對各部門業務活動費用預算執行情況進行監控和分析，及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。2.對于預算執行進度較慢的部門，財務部應及時發出預警通知，督促其加快預算執行進度，確保年度預算目標的實現。（二）嚴格費用報銷審核1.財務部應加強對業務活動費用報銷憑證的審核力度，嚴格把關費用支出的合理性、合規性，對不符合規定的報銷憑證予以退回，要求報銷人重新提供合法、有效的憑證。2.對于費用支出較大或存在疑問的報銷事項，財務部應進行實地調查或要求報銷人提供詳細的情況說明，確保費用支出真實、合理。（三）建立費用分析和考核機制1.財務部應定期對公司業務活動費用支出情況進行分析，形成費用分析報告，為公司管理層提供決策依據。2.公司應建立業務活動費用考核機制，將費用控制指標納入各部門績效考核體系，對費用控制較好的部門給予獎勵，對費用超支較多的部門進行處罰。七、業務活動費用的監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門應定期對公司業務活動費用管理情況進行審計監督，檢查費用支出是否符合規定的審批流程、預算控制要求以及財務制度等。2.對于審計過程中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）財務檢查監督1.財務部應定期對公司業務活動費用報銷情況進行檢查，重點檢查報銷憑證的合法性、有效性、費用支出的合理性等。2.對于檢查過程中發現的問題，財務部應及時要求相關部門進行整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。（三）違規處理1.對于違反本制度規定的業務活動費用支出，公司將視情節輕重給予相應的處理，包括責令退回違規支出