oa系統公章管理制度總則目的為加強公司公章管理，規范公章使用流程，保障公司合法權益，維護公司正常運營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，適用于通過OA系統進行公章使用申請、審批及管理的所有人員。定義1.公章：指公司正式對外使用的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章等。2.OA系統：指公司內部使用的辦公自動化系統，用于公章使用申請、審批流程的流轉及相關信息的記錄和管理。公章的刻制與備案公章刻制1.公司公章的刻制須由行政部門根據公司設立、變更等相關文件，統一向公安機關指定的刻章單位辦理。2.刻制公章時，行政部門應提供詳細的刻章申請材料，包括公司營業執照副本復印件、法定代表人身份證明等，確?？陶滦畔蚀_無誤。3.新刻制的公章在交付使用前，行政部門應進行嚴格的驗收，檢查公章的規格、字體、圖案等是否符合規定要求。公章備案1.公章刻制完成后，行政部門應及時將公章的樣式、啟用時間等信息在公安機關進行備案。2.同時，行政部門應將公章備案信息錄入OA系統，以便相關人員查詢和了解公章的基本情況。公章的保管保管原則1.公章應指定專人保管，保管人員須具備高度的責任心和保密意識。2.公章保管人員不得擅自將公章轉借他人使用，不得隨意放置公章，確保公章安全存放。保管職責1.負責公章的日常保管，確保公章存放安全，無遺失、損壞等情況。2.按照OA系統審批流程，對公章使用申請進行初審，核實申請內容的真實性和必要性。3.在公章使用過程中，嚴格監督公章使用情況，確保公章使用符合規定要求。4.定期對公章進行檢查和維護，如發現公章磨損、損壞等情況，及時向行政部門報告并申請更換。保管地點1.公司公章應存放于專門的保險柜或安全的保管場所，確保公章存放環境安全可靠。2.保險柜鑰匙和密碼應由保管人員分別掌握，不得將保險柜鑰匙和密碼告知他人。公章的使用使用流程1.申請：需要使用公章的部門或個人，應通過OA系統填寫公章使用申請表，詳細說明用章事由、用章內容、用章時間、用章份數等信息，并上傳相關證明材料。2.審批：公章使用申請表提交后，按照公司規定的審批流程進行流轉審批。審批人員應認真審核申請內容，確保用章事項合法合規，并在OA系統中簽署審批意見。3.用章：經審批同意后，申請人持OA系統生成的用章審批單及相關證明材料，到公章保管人員處辦理用章手續。公章保管人員應仔細核對審批單及證明材料，確認無誤后，在用章登記本上記錄用章情況，并在用章審批單上加蓋公章。4.登記：公章使用完畢后，公章保管人員應及時將用章情況在OA系統中進行登記，包括用章時間、用章事由、用章份數、申請人等信息，確保用章記錄完整準確。使用范圍1.公司公章主要用于公司對外簽訂合同、協議、文件等具有法律效力的事項。2.合同專用章用于公司對外簽訂各類合同。3.財務專用章用于公司財務結算、票據開具等相關財務事項。4.其他專用章根據公司規定的使用范圍進行使用。使用要求1.公章使用必須嚴格按照規定的使用范圍和審批流程進行，未經審批不得擅自使用公章。2.公章使用時應確保用章內容真實、準確、合法，不得在空白紙張、空白合同等上加蓋公章。3.公章使用后，應及時將用章材料歸檔保存，以備查閱。公章的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、機構調整、公章損壞等原因，需要停用公章時，由行政部門提出申請，經公司領導批準后，在OA系統中發布公章停用通知。2.公章停用后，公章保管人員應將公章及時交回行政部門，并辦理交接手續。銷毀1.對于停用的公章，行政部門應按照相關規定進行銷毀。銷毀前，行政部門應填寫公章銷毀申請表，詳細說明銷毀原因、銷毀時間、銷毀方式等信息，并報公司領導批準。2.公章銷毀應采用適當的方式進行，確保公章無法恢復使用。銷毀過程中，應安排專人監督，確保銷毀徹底，并在銷毀記錄上簽字確認。3.公章銷毀后，行政部門應將銷毀情況在OA系統中進行記錄，并存檔保存銷毀申請及相關證明材料。監督與檢查內部監督1.公司內部審計部門應定期對公章使用情況進行審計檢查，重點檢查公章使用是否符合規定流程、審批手續是否齊全、用章記錄是否完整等。2.行政部門應加強對公章保管人員的日常管理和監督，定期檢查公章保管情況，發現問題及時整改。違規處理1.對于違反本制度規定使用公章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規使用公章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。附則