企業各種會議管理制度一、總則（一）目的為規范公司各類會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等。（三）會議組織原則1.精簡高效原則：會議應注重實效，精簡會議內容和參會人員，避免冗長和不必要的討論，提高會議效率。2.明確目的原則：每次會議都應有明確的主題和目的，確保參會人員清楚了解會議的重點和期望達成的結果。3.充分準備原則：會前應做好充分的準備工作，包括議題確定、資料準備、參會人員通知等，以保證會議順利進行。4.責任落實原則：會議形成的決議和任務應明確責任人和完成時間，確保各項工作得到有效落實。二、會議分類及管理（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的綜合性會議，旨在總結工作進展、部署工作任務、協調解決問題。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人。3.會議周期：每周[X]舉行一次，如遇節假日或特殊情況可適當調整。4.會議內容各部門負責人匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協調解決的問題。公司高層領導對上周工作進行總結點評，對本周重點工作進行部署。討論解決各部門提出的跨部門協調問題。5.會議組織行政部門負責會議的組織安排，包括會議室預訂、會議通知、會議記錄等。會議通知應提前[X]個工作日發送給參會人員，通知內容包括會議時間、地點、議題等。會議記錄由行政部門指定專人負責，記錄應準確、完整，會后及時整理形成會議紀要，并發送給參會人員及相關部門。（二）部門會議1.定義：部門會議是各部門內部召開的工作會議，用于傳達公司例會精神、安排部門工作、溝通協調部門內部事務。2.參會人員：部門全體員工。3.會議周期：由各部門根據工作需要自行確定，原則上每周至少召開一次。4.會議內容部門負責人傳達公司例會精神，明確部門本周工作重點和目標。對部門上周工作進行總結，分析存在的問題及解決方案。安排本周部門各項工作任務，明確責任人及完成時間節點。組織部門員工進行業務培訓、經驗分享等活動。5.會議組織各部門自行負責會議的組織安排，包括會議室預訂、會議通知、會議記錄等。會議通知應提前[X]小時發送給部門員工，通知內容包括會議時間、地點、議題等。會議記錄由部門指定專人負責，記錄應詳細、準確，會后及時整理形成會議紀要，并在部門內部公布。（三）專題會議1.定義：專題會議是針對公司特定業務或問題召開的專業性會議，旨在深入討論和解決相關問題。2.參會人員：根據會議主題確定，通常包括相關部門負責人、專業技術人員、業務骨干等。3.會議周期：根據實際需要不定期召開。4.會議內容明確會議主題和目的，圍繞主題進行深入討論和分析。各參會人員發表意見和建議，提出解決方案或思路。對討論結果進行整理和總結，形成會議決議。5.會議組織發起部門負責會議的組織安排，包括確定會議時間、地點、參會人員、議題等，并提前[X]個工作日將會議通知發送給參會人員。會議通知應詳細說明會議主題、目的、議程安排等內容，以便參會人員做好充分準備。會議記錄由發起部門指定專人負責，記錄應全面、準確，會后及時整理形成會議紀要，并發送給參會人員及相關部門。（四）臨時會議1.定義：臨時會議是因工作需要臨時召開的會議，用于處理緊急事務或突發事件。2.參會人員：根據會議內容確定，通常包括相關部門負責人、工作人員等。3.會議周期：根據實際情況隨時召開。4.會議內容說明召開臨時會議的原因和背景，明確需要解決的問題。參會人員就問題進行討論，提出解決方案或建議。形成會議決議，并明確責任人和完成時間。5.會議組織發起部門或個人負責會議的組織安排，包括確定會議時間、地點、參會人員、議題等，并及時通知參會人員。會議通知應簡潔明了，說明會議緊急事項和要求。會議記錄由發起部門或指定人員負責，記錄應快速、準確，會后及時整理形成會議紀要，并發送給參會人員及相關部門。三、會議準備（一）議題確定1.各類會議的議題應根據公司工作重點、部門工作計劃及實際工作需要確定。2.議題應明確、具體，避免模糊不清或過于寬泛，確保會議能夠圍繞核心問題進行討論和決策。3.議題確定后，應提前提交給相關領導或部門負責人審核，確保議題的必要性和可行性。（二）資料準備1.根據會議議題，準備相關的資料，如工作報告、數據統計、方案草案、政策文件等。2.資料應準確、完整、清晰，能夠支持會議討論和決策。3.提前將資料發送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好充分準備。（三）參會人員通知1.明確參會人員范圍，并提前通知參會人員會議的時間、地點、議題等信息。2.通知方式可采用郵件、短信、內部通訊工具等多種形式，確保參會人員能夠及時收到通知。3.對于重要會議，應提前提醒參會人員，確保其按時參會。（四）會議室預訂1.根據會議規模和需求，預訂合適的會議室。2.會議室應具備良好的設施設備，如投影儀、音響、麥克風、桌椅等，以滿足會議需要。3.提前檢查會議室的設施設備是否正常運行，確保會議順利進行。四、會議召開（一）會議主持1.公司例會由公司高層領導主持，部門會議由部門負責人主持，專題會議和臨時會議根據會議主題確定主持人。2.主持人應具備較強的組織協調能力和溝通能力，能夠有效地引導會議進程，確保會議按照預定議程進行。3.主持人應提前熟悉會議議題和參會人員情況，做好會議開場的準備工作。（二）會議紀律1.參會人員應按時到達會議地點，不得遲到、早退或無故缺席。2.會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話或離開會場。如有緊急情況需要離開，應向主持人請假并說明原因。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得交頭接耳、私下議論或做與會議無關的事情。4.尊重他人發言，不得打斷他人講話，如有不同意見，應在他人發言結束后再發表自己的觀點。（三）會議討論1.主持人應按照會議議程引導參會人員進行討論，確保討論圍繞議題展開，避免偏離主題。2.參會人員應充分發表自己的意見和建議，積極參與討論，為解決問題提供思路和方案。3.對于討論中出現的分歧和爭議，主持人應及時進行協調和引導，確保討論能夠順利進行，達成共識。（四）會議記錄1.會議記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議時間、地點、參會人員、議題、討論內容、決議等。2.記錄應準確、完整、清晰，能夠真實反映會議的全過程。3.會議記錄人員應在會議結束后及時整理會議記錄，形成會議紀要，并發送給參會人員及相關部門。五、會議決議及執行（一）會議決議1.會議結束后，主持人應總結會議討論結果，形成會議決議。2.會議決議應明確、具體，包括工作任務、責任人、完成時間等內容，確保各項工作能夠得到有效落實。3.會議決議應經參會人員充分討論和認可，如有不同意見，應記錄在案。（二）決議傳達1.會議紀要應及時發送給參會人員及相關部門，確保決議內容得到傳達和知曉。2.對于重要會議決議，應通過公司內部公告、郵件等形式進行廣泛傳達，確保全體員工了解公司決策。（三）執行監督1.各部門負責人應負責本部門會議決議的執行和落實，確保工作任務按時完成。2.公司高層領導和行政部門應定期對會議決議的執行情況進行監督檢查，及時發現問題并協調解決。3.對于執行不力的部門和個人，應進行通報批評，并追究相關責任。六、會議后續工作（一）會議紀要整理與歸檔1.會議記錄人員應在會議結束后[X]個工作日內完成會議紀要的整理工作，并提交給行政部門進行審核。2.行政部門審核通過后，將會議紀要進行歸檔保存，以便日后查閱和參考。（二）問題跟蹤與反饋1.對于會議中提出的問題和需要協調解決的事項，責任部門應及時跟蹤進展情況，并定期向相關部門和領導反饋。2.問題解決后，責任部門應及時將結果