上市公司會議管理制度一、總則（一）目的為規范上市公司會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性、準確性和及時性，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于上市公司總部及下屬各子公司、分公司召開的各類會議，包括但不限于股東大會、董事會、監事會、總裁辦公會、部門例會、專題會議等。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議效率，避免形式主義和官僚主義。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、議程、參會人員等，做好充分的準備工作，確保會議順利進行。3.民主集中原則：會議決策應充分發揚民主，廣泛聽取各方意見，同時堅持集中統一，確保決策的科學性和權威性。4.嚴肅紀律原則：參會人員應嚴格遵守會議紀律，按時參會，認真履行職責，不得擅自缺席、遲到、早退或中途退場。二、會議分類及組織（一）股東大會1.定義：股東大會是公司的權力機構，由全體股東組成，對公司重大事項進行決策。2.召集與主持：股東大會由董事會召集，董事長主持；董事長不能履行職務或不履行職務的，由副董事長主持；副董事長不能履行職務或不履行職務的，由半數以上董事共同推舉一名董事主持。董事會不能履行或者不履行召集股東大會會議職責的，監事會應當及時召集和主持；監事會不召集和主持的，連續九十日以上單獨或者合計持有公司百分之十以上股份的股東可以自行召集和主持。3.會議通知：召開股東大會會議，應當將會議召開的時間、地點和審議的事項于會議召開二十日前通知各股東；臨時股東大會應當于會議召開十五日前通知各股東；發行無記名股票的，應當于會議召開三十日前公告會議召開的時間、地點和審議事項。單獨或者合計持有公司百分之三以上股份的股東，可以在股東大會召開十日前提出臨時提案并書面提交董事會；董事會應當在收到提案后二日內通知其他股東，并將該臨時提案提交股東大會審議。臨時提案的內容應當屬于股東大會職權范圍，并有明確議題和具體決議事項。4.會議議程：股東大會的議程應根據法律法規和公司章程的規定，結合公司實際情況確定，一般包括審議報告、議案、選舉董事、監事等內容。5.會議記錄：股東大會應當對所議事項的決定作成會議記錄，主持人、出席會議的董事應當在會議記錄上簽名。會議記錄應當與現場出席股東的簽名冊及代理出席的委托書、網絡及其他方式表決情況的有效資料一并保存，保存期限不少于十年。（二）董事會1.定義：董事會是公司的決策機構，對股東大會負責，負責公司重大事項的決策和管理。2.召集與主持：董事會會議由董事長召集和主持；董事長不能履行職務或者不履行職務的，由副董事長召集和主持；副董事長不能履行職務或者不履行職務的，由半數以上董事共同推舉一名董事召集和主持。3.會議通知：董事會會議應當于會議召開十日前通知全體董事和監事。代表十分之一以上表決權的股東、三分之一以上董事或者監事會，可以提議召開董事會臨時會議。董事長應當自接到提議后十日內，召集和主持董事會會議。董事會召開臨時會議，可以另定召集董事會的通知方式和通知時限。4.會議議程：董事會會議的議程應根據公司實際情況確定，一般包括審議報告、議案、討論公司發展戰略、經營計劃等內容。5.會議記錄：董事會應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的董事應當在會議記錄上簽名。董事會會議記錄作為公司檔案保存，保存期限不少于十年。（三）監事會1.定義：監事會是公司的監督機構，對股東大會負責，監督公司董事、高級管理人員的履職情況。2.召集與主持：監事會會議由監事會主席召集和主持；監事會主席不能履行職務或者不履行職務的，由半數以上監事共同推舉一名監事召集和主持。3.會議通知：監事會會議應當于會議召開十日前通知全體監事。監事會召開臨時會議，可以另定召集監事會的通知方式和通知時限。4.會議議程：監事會會議的議程應根據公司實際情況確定，一般包括審議報告、議案、監督公司財務狀況、董事和高級管理人員履職情況等內容。5.會議記錄：監事會應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的監事應當在會議記錄上簽名。監事會會議記錄作為公司檔案保存，保存期限不少于十年。（四）總裁辦公會1.定義：總裁辦公會是公司日常經營管理的決策機構，由總裁主持，公司高級管理人員參加，負責公司日常經營管理工作的決策和協調。2.召集與主持：總裁辦公會由總裁召集和主持。3.會議通知：總裁辦公會應當于會議召開三日前通知參會人員。如有臨時事項需要召開總裁辦公會，可隨時通知參會人員。4.會議議程：總裁辦公會的議程應根據公司實際情況確定，一般包括匯報工作進展、討論解決問題、部署工作任務等內容。5.會議記錄：總裁辦公會應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的人員應當在會議記錄上簽名。總裁辦公會會議記錄作為公司檔案保存，保存期限不少于五年。（五）部門例會1.定義：部門例會是公司各部門定期召開的工作會議，由部門負責人主持，部門全體員工參加，總結工作經驗，分析存在問題，部署下一階段工作任務。2.召集與主持：部門例會由部門負責人召集和主持。3.會議通知：部門例會應當于會議召開前一日通知參會人員。如有臨時事項需要召開部門例會，可隨時通知參會人員。4.會議議程：部門例會的議程應根據部門工作實際情況確定，一般包括匯報工作進展、討論解決問題、部署工作任務等內容。5.會議記錄：部門例會應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的人員應當在會議記錄上簽名。部門例會會議記錄作為部門檔案保存，保存期限不少于三年。（六）專題會議1.定義：專題會議是公司為解決某一特定問題或推進某一專項工作而召開的會議，由相關部門或人員參加。2.召集與主持：專題會議由相關負責人召集和主持。3.會議通知：專題會議應當根據會議需要及時通知參會人員。4.會議議程：專題會議的議程應根據會議主題確定，一般包括介紹情況、分析問題、提出解決方案、明確責任分工、確定時間節點等內容。5.會議記錄：專題會議應當對會議所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的人員應當在會議記錄上簽名。專題會議會議記錄作為公司檔案保存，保存期限根據實際情況確定。三、會議準備（一）確定會議主題和議程1.會議召集人應根據公司工作需要和實際情況，確定會議主題和議程。2.會議主題應明確、具體，具有針對性和可操作性；會議議程應合理安排，突出重點，確保會議高效進行。（二）確定參會人員1.根據會議主題和議程，確定參會人員范圍，包括公司領導、相關部門負責人、工作人員等。2.如需邀請外部嘉賓參加會議，應提前與嘉賓溝通，確定參會時間、方式等相關事宜。（三）準備會議資料1.根據會議主題和議程，準備相關會議資料，包括報告、議案、文件、數據等。2.會議資料應內容準確、完整，格式規范，提前發放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好參會準備。（四）安排會議場地1.根據會議規模和參會人員數量，選擇合適的會議場地，確保會議場地環境舒適、設施齊全。2.提前做好會議場地的布置工作，包括擺放桌椅、調試音響設備、投影儀等，確保會議順利進行。（五）通知參會人員1.根據會議安排，提前將會議通知發送給參會人員，通知內容包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員等。2.如遇特殊情況需要變更會議時間、地點或議程等，應及時通知參會人員。四、會議召開（一）簽到入場1.參會人員應提前到達會議場地，在簽到處簽到入場。2.會議工作人員應在會議開始前對參會人員進行簽到統計，確保參會人員按時到會。（二）會議開場1.會議主持人應準時宣布會議開始，介紹會議主題、議程、參會人員等基本情況。2.會議主持人應強調會議紀律，要求參會人員認真聽取會議內容，積極發言，不得擅自缺席、遲到、早退或中途退場。（三）會議進行1.會議按照議程依次進行，參會人員應認真聽取匯報，積極參與討論，發表自己的意見和建議。2.會議主持人應引導會議討論，確保會議圍繞主題進行，避免偏離主題或出現冷場、混亂等情況。3.會議過程中，如需展示相關資料或數據，應提前做好準備，確保展示效果清晰、準確。（四）會議記錄1.會議應安排專人負責會議記錄，記錄會議內容、討論情況、決策結果等。2.會議記錄應真實、準確、完整，字跡清晰，不得隨意涂改。3.會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要，并在會議結束后及時發送給參會人員。（五）會議決策1.會議決策應充分發揚民主，廣泛聽取各方意見，在綜合分析的基礎上，按照民主集中制原則進行決策。2.會議決策結果應以會議紀要的形式明確記錄，并經參會人員簽字確認。3.會議決策事項應明確責任部門和責任人，確保決策事項得到有效落實。（六）會議結束1.會議主持人應在會議結束時對會議進行總結，強調會議決策事項的重要性和落實要求。2.參會人員應有序離場，會議工作人員應及時清理會議場地，整理會議資料。五、會議紀要與決議執行（一）會議紀要1.會議紀要應根據會議記錄整理而成，內容應包括會議主題、議程、參會人員、會議內容、討論情況、決策結果等。2.會議紀要應語言簡潔、條理清晰，突出重點，客觀反映會議情況。3.會議紀要經會議主持人審核后，及時發送給參會人員，并抄送給相關部門和人員。（二）決議執行1.會議決策事項應明確責任部門和責任人，責任部門和責任人應按照會議決策要求，制定具體的實施方案，并認真組織實施。2.公司辦公室應負責對會議決策事項的執行情況進行跟蹤檢查，及時向公司領導匯報執行進展情況。3.如遇特殊情況需要調整會議決策事項，應按照公司相關規定履行審批程序，并及時通知相關部門和人員。六、會議監督與考核（一）監督檢查1.公司辦公室負責對公司各類會議的組織、召開情況進行監督檢查，確保會議按照本制度規定執行。2.監督檢查內容包括會議通知是否及時、準確，參會人員是否按時到會，會議資料是否準備充分，會議記錄是否真實、完整，會議決策事項是否得到有效落實等。（二）考核評價1.將會議管理情況納入公司績效考核體系，對會議組織部門和參會人員進行考核評價。