物業成本控制制度

物業成本控制制度一、總則1.目的：為加強本物業公司成本管理，降低運營成本，提高經濟效益，保障公司健康、可持續發展，特制定本制度。本制度旨在規范公司各部門在各項業務活動中的成本控制行為，確保資源的合理利用與有效配置，以實現為業主提供優質服務的同時達成公司成本控制目標。2.適用范圍：本制度適用于本物業公司全體員工及所有涉及成本支出的業務活動，涵蓋物業管理服務的各個環節，包括但不限于小區日常維護、安保服務、保潔綠化、客戶服務、工程維修等工作領域。3.基本原則-全面性原則：成本控制應涵蓋公司所有部門、所有業務流程以及所有成本要素，確保不留死角，全員參與成本控制工作。-科學性原則：運用科學合理的成本核算方法和分析工具，制定符合公司實際情況的成本控制標準和措施，確保成本控制工作具有準確性和有效性。-效益性原則：成本控制應以提高公司經濟效益為目標，在保證服務質量的前提下，通過優化流程、合理配置資源等方式降低成本，實現成本與效益的最佳平衡。-動態性原則：成本控制應根據公司業務發展、市場環境變化等因素及時調整控制策略和方法，確保制度的適應性和靈活性。二、成本控制組織與職責1.成本控制領導小組-組成：由公司總經理擔任組長，副總經理擔任副組長，各部門負責人為成員。-職責：-負責制定公司成本控制戰略和總體目標，審批年度成本預算和成本控制計劃。-定期召開成本控制工作會議，研究解決成本控制工作中的重大問題，協調各部門之間的成本控制工作。-對公司成本控制工作進行監督和考核，決定對成本控制工作表現優秀的部門和個人進行獎勵，對未完成成本控制目標的部門和個人進行處罰。2.財務部-職責：-負責制定和完善公司成本核算制度和成本控制流程，建立健全成本核算體系，確保成本核算的準確性和及時性。-組織編制年度成本預算，對各部門的成本預算進行匯總、審核和平衡，并報成本控制領導小組審批。-對公司各項成本支出進行審核和監控，及時發現和糾正成本超支問題，定期進行成本分析，為公司管理層提供成本決策支持。-協助各部門建立成本臺賬，指導和監督各部門的成本核算和成本控制工作，對成本控制工作進行培訓和指導。3.各業務部門-職責：-負責本部門成本預算的編制、執行和控制，根據公司年度成本控制目標，結合本部門實際工作情況，制定詳細的成本預算計劃，并確保預算的嚴格執行。-建立本部門成本臺賬，詳細記錄各項成本支出情況，定期對本部門成本進行分析和總結，及時發現成本控制中的問題并采取有效措施加以解決。-優化本部門工作流程，合理配置資源，提高工作效率，降低部門運營成本，積極配合財務部開展成本核算和成本控制工作。三、成本預算管理1.預算編制原則-自上而下與自下而上相結合原則：公司管理層根據公司戰略目標和年度經營計劃提出成本控制總體目標，各部門結合自身實際工作情況編制部門成本預算，經財務部匯總、平衡后報成本控制領導小組審批。-真實性原則：成本預算應基于實際業務需求和歷史數據，充分考慮各項成本因素，確保預算的真實性和可靠性。-彈性原則：成本預算應具有一定的彈性，充分考慮市場變化、業務發展等因素，預留適當的調整空間，以應對突發情況。2.預算編制流程-準備階段：每年[具體時間]，財務部向各部門下發年度成本預算編制通知，明確預算編制的原則、方法、時間要求等，并提供相關歷史數據和參考資料。-部門編制階段：各部門根據通知要求，結合本部門下一年度工作計劃和業務需求，對各項成本進行詳細預測和分析，編制本部門成本預算草案，并填寫相關預算表格，說明預算編制依據和計算方法。-匯總審核階段：財務部對各部門上報的成本預算草案進行匯總，對預算數據的準確性、合理性進行審核，重點審核預算項目是否完整、預算金額是否合理、預算依據是否充分等。對于審核中發現的問題，及時與相關部門溝通并要求其進行調整。-平衡調整階段：財務部根據公司總體成本控制目標和各部門預算情況，對匯總后的成本預算進行綜合平衡和調整，確保公司總成本預算不超過控制目標。如遇重大分歧，由財務部提交成本控制領導小組進行協調解決。-審批階段：經過平衡調整后的年度成本預算草案報成本控制領導小組審批，經公司總經理簽署后正式下達執行。3.預算執行與監控-預算分解下達：年度成本預算經審批后，財務部將預算指標分解到各部門，并明確各部門的月度、季度預算控制目標，確保預算執行的可操作性。-預算執行：各部門嚴格按照下達的預算指標控制成本支出，在日常工作中，各項費用支出必須在預算范圍內進行，對于超出預算的支出，必須按照規定的審批程序進行申請和審批。-預算監控：財務部建立預算執行監控機制，定期對各部門的預算執行情況進行檢查和分析，通過與預算指標進行對比，及時發現預算執行過程中的偏差，并向相關部門發出預警。同時，定期向成本控制領導小組匯報預算執行情況，為管理層決策提供依據。4.預算調整-調整條件：在預算執行過程中，如遇下列情況之一，可申請調整預算：-公司戰略目標、經營計劃發生重大變化，導致原預算無法執行。-市場環境發生重大變化，如原材料價格大幅波動、人工成本大幅上漲等，對成本產生重大影響。-發生不可抗力因素，如自然災害、政策法規調整等，導致成本支出超出預算范圍。-調整程序：-各部門如需調整預算，應填寫《成本預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整項目、調整金額等內容，并提供相關證明材料。-《成本預算調整申請表》經部門負責人簽字后報財務部審核，財務部對調整申請進行認真審核，分析調整的必要性和合理性，并提出審核意見。-經財務部審核通過的預算調整申請報成本控制領導小組審批，成本控制領導小組根據公司整體情況進行綜合評估，決定是否批準調整申請。-預算調整申請經批準后，財務部及時對預算指標進行調整，并通知相關部門執行。四、成本核算管理1.核算對象：公司成本核算以物業管理服務項目為基本核算對象，按照不同的小區、服務類型等進行分類核算，確保成本核算的準確性和針對性。2.成本項目設置-人員費用：包括員工工資、獎金、福利、社會保險、住房公積金等與人員相關的支出。-辦公費用：涵蓋辦公用品、印刷費、郵電費、水電費、取暖費、物業管理費（公司辦公場所）等辦公過程中發生的費用。-物料消耗：指在物業管理服務過程中消耗的各類材料、工具、設備配件等物資。-維修費用：包含小區內公共設施設備的日常維修、保養費用以及專項維修費用。-安保費用：用于支付安保人員工資、服裝、器材、監控設備維護等與安保服務相關的費用。-保潔綠化費用：涉及保潔人員工資、清潔用品、綠化養護費用、花草苗木購置等方面的支出。-客戶服務費用：如客戶接待用品、社區文化活動費用等與客戶服務相關的費用。-其他費用：除上述項目外的其他合理成本支出，如固定資產折舊、無形資產攤銷、審計費用、訴訟費等。3.核算方法-成本核算采用權責發生制原則：凡是當期已經實現的收入和已經發生或應當負擔的費用，不論款項是否收付，都應當作為當期的收入和費用；凡是不屬于當期的收入和費用，即使款項已在當期收付，也不應當作為當期的收入和費用。-采用品種法進行成本核算：按照物業管理服務項目歸集和分配各項成本費用，計算每個項目的總成本和單位成本。對于能夠直接歸屬到某一服務項目的成本費用，直接計入該項目成本；對于不能直接歸屬的間接成本費用，按照合理的分配方法，如工作量、服務面積等，分配計入各服務項目成本。4.核算流程-原始憑證收集：各部門負責收集與本部門成本支出相關的原始憑證，如發票、收據、報銷單、領料單等，并確保原始憑證的真實性、合法性和完整性。原始憑證應及時傳遞給財務部。-成本分類歸集：財務部根據原始憑證，按照成本項目對各項成本進行分類歸集，分別登記到相應的成本明細賬中。-間接成本分配：對于間接成本費用，財務部按照既定的分配方法進行分配，將其分攤到各個物業管理服務項目中。-成本計算與報表編制：在每個會計期末，財務部根據成本明細賬記錄，計算各物業管理服務項目的總成本和單位成本，并編制成本報表。成本報表應詳細反映各項成本的構成和變動情況，為成本分析和控制提供數據支持。五、成本控制措施1.人員成本控制-合理定編定崗：根據公司業務需求和工作流程，科學合理地設置崗位，明確各崗位的職責和工作量，避免人員冗余。定期對崗位設置進行評估和調整，確保人員配置的合理性和有效性。-優化薪酬結構：建立科學合理的薪酬體系，將員工薪酬與工作績效、工作能力等因素掛鉤，充分調動員工的工作積極性和主動性，提高工作效率。同時，根據市場行情和公司經營狀況，適時調整薪酬水平，確保薪酬具有競爭力的同時控制薪酬成本。-加強員工培訓：制定系統的員工培訓計劃，通過內部培訓、外部培訓、崗位練兵等多種方式，提高員工的業務能力和綜合素質，使員工能夠更加熟練地完成工作任務，減少因操作不熟練、工作失誤等原因導致的成本增加。2.辦公費用控制-辦公用品管理：建立辦公用品采購、領用制度，實行集中采購，通過招標、詢價等方式選擇優質供應商，降低采購成本。嚴格控制辦公用品的領用數量，根據員工工作需求合理發放，定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統計，杜絕浪費現象。-水電費用管理：加強對辦公場所水電設施的日常維護和管理，及時發現并修復水電設施的跑、冒、滴、漏等問題。制定水電消耗定額標準，對各部門的水電消耗進行考核，鼓勵員工養成節約水電的好習慣。-通訊費用管理：制定通訊費用報銷標準，根據員工崗位需求和工作性質，合理確定通訊費用補貼額度。加強對通訊費用的審核，杜絕不合理的通訊費用支出。3.物料消耗控制-采購管理：建立物料采購審批制度，加強對采購計劃的審核，避免盲目采購造成庫存積壓。采用集中采購、招標采購等方式，降低采購成本。同時，加強對供應商的管理和評估，選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保物料質量和供應的穩定性。-庫存管理：建立物料庫存管理制度，定期對物料進行盤點，確保庫存數量的準確性。合理控制物料庫存水平，根據歷史消耗數據和業務需求預測，確定安全庫存和補貨點，避免庫存過多占用資金或庫存不足影響工作開展。-使用管理：加強對物料使用過程的監控，要求員工嚴格按照規定的使用標準和操作流程使用物料，杜絕浪費和不合理損耗。對物料的領用進行嚴格登記，定期對物料使用情況進行統計和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。4.維修費用控制-日常維護保養：加強對小區公共設施設備的日常維護保養工作，制定詳細的維護保養計劃，定期對設施設備進行巡檢、清潔、潤滑、緊固等保養工作，及時發現并處理潛在的故障隱患，延長設施設備的使用壽命，降低維修成本。-維修項目管理：對于設施設備的維修項目，實行項目審批制度，維修前必須進行詳細的故障診斷和維修方案制定，對維修費用進行預算評估。在維修過程中，嚴格控制維修成本，選擇性價比高的維修材料和維修隊伍，確保維修質量的同時降低維修費用。-維修質量監督：建立維修質量監督機制，對維修項目的質量進行跟蹤檢查，確保維修工作達到預期效果。對于維修質量不合格的項目，要求維修單位及時返工，避免因維修質量問題導致重復維修，增加維修成本。5.安保費用控制-人員配置優化：根據小區實際情況，合理配置安保人員數量和崗位，通過科學排班、錯時上班等方式，提高安保人員的工作效率，避免人員浪費。同時，加強對安保人員的培訓和考核，提高安保人員的業務素質和服務水平，確保小區安全。-設備設施管理：加強對安保設備設施的維護保養和管理，定期對監控設備、門禁系統、報警裝置等安保設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。合理規劃安保設備的更新換代，避免因設備老化、故障等原因影響安保工作效果，增加安保成本。-服務外包管理：對于部分安保服務項目，如監控中心值班、巡邏等，可根據實際情況考慮采用服務外包的方式。在選擇外包服務提供商時，要進行充分的市場調研和評估，選擇信譽良好、服務質量高、價格合理的外包商，并簽訂詳細的服務合同，明確雙方的權利和義務，加強對服務過程的監督和考核，確保外包服務質量。6.保潔綠化費用控制-人員管理：合理安排保潔綠化人員的工作任務和工作時間，提高工作效率。加強對保潔綠化人員的培訓和管理，規范工作流程和操作標準，確保保潔綠化工作質量。同時，根據小區實際情況，適時調整保潔綠化人員數量，避免人員冗余。-材料用品管理：對保潔綠化用的清潔用品、綠化養護用品等材料進行集中采購，通過招標、詢價等方式降低采購成本。加強對材料用品的使用管理，嚴格控制領用數量，要求員工按照規定的使用方法和用量使用，避免浪費。-綠化養護管理：制定科學合理的綠化養護計劃，根據不同季節和植物生長特點進行針對性的養護工作，提高綠化養護效果。同時，合理規劃綠化種植布局，選擇適合本地生長、養護成本低的植物品種，降低綠化養護成本。7.客戶服務費用控制-活動策劃與組織：在舉辦社區文化活動等客戶服務活動時，要進行充分的策劃和預算，根據活動主題和參與人數，合理安排活動場地、活動內容和活動經費。盡量利用小區內的現有資源，減少活動成本支出。同時，通過活動的開展提高業主滿意度，促進物業管理費的收繳率，實現經濟效益和社會效益的雙贏。-客戶接待管理：規范客戶接待流程，合理配置客戶接待用品，避免浪費。加強對客戶接待人員的培訓，提高服務質量和溝通技巧，及時、有效地解決業主的問題和訴求，減少因客戶投訴處理不當導致的成本增加。六、成本分析與考核1.成本分析-分析周期：財務部定期進行成本分析，月度進行簡要分析，季度進行詳細分析，年度進行全面分析。通過定期分析，及時掌握成本變動情況，發現成本管理中存在的問題。-分析方法：采用比較分析法、比率分析法、因素分析法等多種分析方法，對成本構成、成本變動趨勢、成本控制效果等進行深入分析。將實際成本與預算成本、歷史成本、同行業成本進行對比，找出成本差異及其原因，為成本控制決策提供依據。-分析內容：-成本結構分析：分析各項成本在總成本中所占的比重及其變化情況，了解成本構成的合理性，找出成本控制的重點項目。-成本變動分析：對成