物業(yè)現(xiàn)金管理規(guī)定

物業(yè)現(xiàn)金管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強本物業(yè)公司現(xiàn)金管理，規(guī)范現(xiàn)金收支行為，保障公司資金安全，提高資金使用效率，確保財務工作的準確性和規(guī)范性，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本物業(yè)公司全體員工涉及現(xiàn)金收支的相關活動，包括但不限于公司總部、各小區(qū)物業(yè)服務中心、各類收費項目及日常運營中的現(xiàn)金處理。3.基本原則：現(xiàn)金管理應遵循合法性、安全性、準確性、效益性原則。嚴格遵守國家有關法律法規(guī)及財務制度，確保現(xiàn)金的安全保管與合理使用，如實記錄現(xiàn)金收支情況，提高資金的使用效益。二、現(xiàn)金使用范圍1.員工薪酬及福利支出-支付員工的工資、獎金、津貼、補貼、福利費用等。如每月固定的工資發(fā)放，根據(jù)績效考核結(jié)果發(fā)放的獎金，以及節(jié)日福利、生日福利等以現(xiàn)金形式發(fā)放的部分。-支付因特殊原因需要以現(xiàn)金形式發(fā)放的離職員工工資、經(jīng)濟補償金等。2.日常辦公費用-購買辦公用品，如紙張、筆、文件夾等小額物品，單次采購金額在[X]元以下的。-支付辦公室水電費、通訊費等日常費用，當無法通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付時，可使用現(xiàn)金。3.業(yè)務招待費-因業(yè)務需要，招待業(yè)主、合作伙伴等發(fā)生的餐飲、禮品等費用，在符合公司業(yè)務招待費標準且金額較小（單次不超過[X]元）的情況下，可使用現(xiàn)金支付。4.差旅費-員工因工作需要出差，預借的差旅費以及在出差過程中發(fā)生的符合公司差旅費標準的小額現(xiàn)金支出，如市內(nèi)交通、小額餐飲等費用。5.維修及應急費用-對小區(qū)內(nèi)公共設施、設備進行緊急維修時，如搶修水電管道破裂、電梯突發(fā)故障等情況，因時間緊迫無法及時通過銀行轉(zhuǎn)賬支付維修材料款、臨時請維修工人的費用等，且金額在[X]元以下的。-支付小區(qū)內(nèi)臨時性的應急物資采購費用，如防汛沙袋、防滑墊等物資采購，單次金額不超過[X]元的。6.業(yè)主小額退款及補償-因各種原因向業(yè)主退還的小額款項，如多收的物業(yè)費、水電費退款等，金額在[X]元以下的。-對業(yè)主造成的小額損失進行補償，如因物業(yè)工作失誤損壞業(yè)主物品給予的現(xiàn)金賠償，賠償金額在[X]元以下的。7.其他經(jīng)財務部門核準的小額現(xiàn)金支出-符合公司財務規(guī)定和相關審批流程的其他特殊小額現(xiàn)金支出情況。三、現(xiàn)金收付流程現(xiàn)金收款流程1.收費項目確認-各收費崗位人員（如物業(yè)前臺收費員、小區(qū)停車收費崗亭工作人員等）在收取現(xiàn)金前，應明確收費項目及金額。對于物業(yè)費、水電費等常規(guī)收費項目，應依據(jù)公司規(guī)定的收費標準和業(yè)主實際使用情況進行核算。-對于臨時性收費項目，如裝修押金、垃圾清運費等，應按照相關規(guī)定及與業(yè)主簽訂的協(xié)議確定收費金額。2.開具收款憑證-收取現(xiàn)金時，必須當場開具公司統(tǒng)一印制的收款收據(jù)。收款收據(jù)應注明收款日期、付款單位（業(yè)主姓名及房號）、收款項目、金額（大寫和小寫）、收款方式（現(xiàn)金）、收款人員簽名等信息。-收款收據(jù)一式三聯(lián)，第一聯(lián)為存根聯(lián)，由收款人員留存；第二聯(lián)為客戶聯(lián)，交付款人（業(yè)主）作為付款憑證；第三聯(lián)為記賬聯(lián)，交財務部門作為入賬依據(jù)。-開具收款收據(jù)應使用復寫紙，確保三聯(lián)內(nèi)容一致，字跡清晰、工整，不得涂改。如填寫錯誤，應在收據(jù)上注明“作廢”字樣，并保留所有聯(lián)次，不得擅自銷毀。3.現(xiàn)金清點與核對-收款人員在收取現(xiàn)金時，應認真清點現(xiàn)金數(shù)量，確保金額準確無誤。對于大額現(xiàn)金（超過[X]元），應通過驗鈔機進行真?zhèn)舞b別，必要時可要求業(yè)主更換支付方式。-清點現(xiàn)金后，收款人員應與業(yè)主再次核對收款金額，確認無誤后請業(yè)主在收款收據(jù)上簽字確認。4.現(xiàn)金繳存-每日下班前，收款人員應將當日收取的現(xiàn)金進行整理、匯總，并填寫“現(xiàn)金繳存登記表”，注明收款日期、收款金額、收款項目、繳存銀行等信息。-收款人員應將現(xiàn)金繳存登記表與現(xiàn)金一同交至財務部門。財務部門核對無誤后，由專人負責將現(xiàn)金繳存至公司指定的銀行賬戶。如因特殊情況當日無法繳存銀行，應將現(xiàn)金妥善保管在公司保險柜內(nèi)，但次日必須及時繳存。-現(xiàn)金繳存銀行后，財務人員應取得銀行出具的存款回單，并與現(xiàn)金繳存登記表進行核對，確保繳存金額準確無誤。存款回單作為記賬憑證附件，由財務部門妥善保管。現(xiàn)金付款流程1.付款申請-公司員工因業(yè)務需要支付現(xiàn)金時，應填寫“現(xiàn)金付款申請單”。申請單應注明付款日期、付款事由、付款金額（大寫和小寫）、收款單位（個人）名稱及聯(lián)系方式、付款方式（現(xiàn)金）、申請人簽名等信息。-對于涉及費用報銷的現(xiàn)金付款，申請人還應附上相關的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證，并確保憑證的真實性、合法性、完整性。原始憑證應符合國家稅收法規(guī)及公司財務制度的要求，發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應注明收款單位名稱、收款項目、金額等信息，并加蓋收款單位公章或財務專用章。2.審批流程-現(xiàn)金付款申請單應按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。一般情況下，小額現(xiàn)金付款（金額在[X]元以下）由部門負責人審批；金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核后，報財務負責人審批；金額超過[X]元的，需經(jīng)部門負責人、財務負責人審核后，報公司總經(jīng)理審批。-審批人員應認真審核付款申請單及相關原始憑證，確保付款事項真實、合理、合規(guī)，付款金額準確無誤。對于不符合規(guī)定的付款申請，審批人員應予以退回，并說明理由。3.現(xiàn)金支付-經(jīng)審批通過的現(xiàn)金付款申請單交至財務部門。財務人員根據(jù)申請單上的金額，從保險柜中支取現(xiàn)金，并在付款申請單上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。-財務人員將現(xiàn)金支付給收款人時，應請收款人在付款申請單上簽字確認，并注明身份證號碼、聯(lián)系電話等信息。如收款人委托他人代領現(xiàn)金，代領人應在付款申請單上注明“代領”字樣，并簽字確認，同時提供本人身份證復印件及收款人的授權委托書。4.賬務處理-現(xiàn)金支付完成后，財務人員應及時進行賬務處理，根據(jù)付款申請單及相關原始憑證，編制記賬憑證，登記現(xiàn)金日記賬和相關明細賬，確保賬實相符、賬賬相符。四、現(xiàn)金保管1.保險柜管理-公司應配備專門的保險柜用于存放現(xiàn)金及其他重要物品（如印章、支票等）。保險柜應放置在財務部門辦公室內(nèi)，且安裝位置應安全可靠，避免受到外力撞擊、水淹等影響。-保險柜的鑰匙和密碼應由專人負責保管，鑰匙和密碼應分開保管，不得由同一人掌握。如鑰匙或密碼保管人員離職或崗位變動，應及時更換保險柜鑰匙和密碼。-保險柜的密碼應定期更換，一般每[X]個月更換一次，以確保保險柜的安全性。密碼更換后，應記錄在專門的密碼登記簿上，并由財務負責人簽字確認。2.現(xiàn)金存放要求-現(xiàn)金應按照票面金額分類整理，整齊擺放于保險柜內(nèi)。現(xiàn)金應存放于專用的現(xiàn)金袋或錢箱中，避免與其他物品混放，防止現(xiàn)金丟失、損壞。-存放現(xiàn)金的保險柜內(nèi)不得存放私人財物或其他與公司業(yè)務無關的物品。-每日下班前，財務人員應將當日未繳存銀行的現(xiàn)金全部放入保險柜內(nèi)，并確保保險柜門已鎖好，密碼已打亂。離開辦公室前，應再次檢查保險柜是否鎖好，周圍環(huán)境是否安全。3.安全防范措施-財務部門辦公室應安裝監(jiān)控設備，確保對保險柜及周邊區(qū)域進行24小時不間斷監(jiān)控。監(jiān)控錄像應保存至少[X]個月，以備查閱。-財務部門辦公室應配備必要的安全防范設施，如防盜門、防盜窗、報警裝置等，以保障現(xiàn)金存放的安全。-公司應加強對財務人員及相關崗位人員的安全教育，提高安全防范意識，要求員工在現(xiàn)金保管過程中嚴格遵守安全規(guī)定，如不得隨意透露保險柜密碼、不得在無人看管的情況下打開保險柜等。五、現(xiàn)金盤點與清查1.定期盤點-財務部門應指定專人負責現(xiàn)金盤點工作，一般每周進行一次現(xiàn)金盤點。現(xiàn)金盤點工作應由財務人員會同審計人員或其他非現(xiàn)金收付崗位人員共同進行，以確保盤點結(jié)果的準確性和公正性。-現(xiàn)金盤點應在工作日結(jié)束后進行，盤點前應將所有現(xiàn)金收付業(yè)務登記入賬，結(jié)出現(xiàn)金日記賬的余額。-盤點人員應將保險柜內(nèi)的現(xiàn)金與現(xiàn)金日記賬余額進行核對，確保賬實相符。盤點時，應按照現(xiàn)金票面金額分類清點現(xiàn)金數(shù)量，并記錄實際盤點金額。-現(xiàn)金盤點結(jié)束后，盤點人員應編制“現(xiàn)金盤點表”，注明盤點日期、現(xiàn)金日記賬余額、實際盤點金額、賬實差異金額及原因等信息。現(xiàn)金盤點表應由盤點人員、財務負責人簽字確認。2.不定期清查-公司財務負責人、審計人員或公司管理層有權對現(xiàn)金進行不定期清查。不定期清查可采用突擊檢查的方式，以確保現(xiàn)金管理的合規(guī)性和資金的安全性。-不定期清查的程序與定期盤點基本相同，但清查范圍可能更廣，除了對保險柜內(nèi)的現(xiàn)金進行盤點外，還可能檢查現(xiàn)金收付憑證、相關賬簿等資料，以核實現(xiàn)金收支的真實性、合法性。-對于不定期清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行記錄，并要求相關責任人說明情況。如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金管理存在重大違規(guī)行為或資金安全隱患，應立即采取措施進行整改，并追究相關人員的責任。3.賬實差異處理-如果現(xiàn)金盤點或清查中發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因。如屬于記賬錯誤，應及時調(diào)整賬務記錄；如屬于現(xiàn)金短缺或溢余，應區(qū)分不同情況進行處理。-對于現(xiàn)金短缺，如因責任人過失造成的，應由責任人賠償；如無法查明原因，經(jīng)公司管理層批準后，作為管理費用處理。-對于現(xiàn)金溢余，如屬于應支付給有關人員或單位的，應及時支付；如無法查明原因，經(jīng)公司管理層批準后，作為營業(yè)外收入處理。六、監(jiān)督與處罰1.內(nèi)部監(jiān)督-公司財務部門應定期對現(xiàn)金管理情況進行自查，檢查現(xiàn)金收付流程是否合規(guī)、現(xiàn)金保管是否安全、現(xiàn)金盤點與清查是否及時準確等。財務部門應建立內(nèi)部監(jiān)督檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并跟蹤整改效果。-公司審計部門應定期對現(xiàn)金管理情況進行審計監(jiān)督，通過檢查財務憑證、賬簿、報表等資料，以及實地盤點現(xiàn)金等方式，評估現(xiàn)金管理內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議。-公司管理層應定期聽取財務部門和審計部門關于現(xiàn)金管理情況的匯報，對現(xiàn)金管理工作進行指導和監(jiān)督，確保公司現(xiàn)金管理工作符合法律法規(guī)及公司規(guī)定的要求。2.違規(guī)處罰-對于違反本規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、降薪、辭退等。-如員工未按照規(guī)定的現(xiàn)金收付流程進行操作，導致現(xiàn)金收付錯誤或資金損失的，公司將根據(jù)損失金額大小，對責任人處以罰款，并要求責任人賠償相應的損失。情節(jié)嚴重的，將給予降職、降薪或辭退處理。-如員工擅自挪用、侵占公司現(xiàn)金，或故意隱瞞現(xiàn)金收支情況、偽造財務憑證等，公司將依法追究責任人的法律責任，并解除勞動合同。同時，要求責任人退還挪用、侵占的現(xiàn)金，并賠償公司因此遭受的損失。-如因現(xiàn)金保管不善，導致現(xiàn)金丟失、被盜或損壞的，公司將根據(jù)具體情況，對相關責任人進行處罰，并要求責任人賠償相應的損失。-對于在現(xiàn)金盤點或清查過程中弄虛作假、隱瞞問題的人員，公司將給予嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，將追究其法律責任。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施。