公司數字化資產管理制度一、總則（一）目的為了加強公司數字化資產的管理，確保數字化資產的安全、完整和有效利用，提高公司的運營效率和競爭力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及數字化資產的部門和個人，包括但不限于信息技術部門、業務部門、行政部門等。數字化資產涵蓋公司擁有或控制的各類電子文件、數據、軟件、網站、信息系統等。（三）基本原則1.合法性原則：數字化資產的管理應符合國家法律法規和行業標準的要求。2.安全性原則：采取必要的安全措施，保障數字化資產的保密性、完整性和可用性，防止數據泄露、丟失和損壞。3.規范性原則：建立規范的數字化資產管理流程，明確各部門和人員的職責，確保管理工作有序進行。4.效益性原則：充分挖掘數字化資產的價值，提高資產利用效率，為公司創造經濟效益。二、數字化資產的分類與編號（一）分類標準1.按用途分類辦公文檔類：包括公司內部的各類報告、文件、合同、表格等辦公文檔。業務數據類：與公司業務活動相關的數據，如銷售數據、客戶信息、生產數據等。軟件資產類：公司購買、開發或使用的各類軟件，包括操作系統、辦公軟件、業務系統軟件等。網站與應用系統類：公司官方網站、內部應用系統等。多媒體資料類：圖片、音頻、視頻等多媒體文件。2.按存儲介質分類硬盤存儲類：存儲在公司服務器硬盤、個人電腦硬盤等設備上的數字化資產。云存儲類：存儲在各類云服務提供商平臺上的數字化資產。移動存儲類：如U盤、移動硬盤等存儲的數字化資產。（二）編號規則為便于管理和查詢，對數字化資產進行統一編號。編號格式如下：資產類別代碼+年份+流水號1.資產類別代碼：根據上述分類標準，賦予不同的類別代碼，如：辦公文檔類：BG業務數據類：YD軟件資產類：RJ網站與應用系統類：WZ多媒體資料類：MT2.年份：取資產創建或購置的年份后兩位數字，如2023年表示為“23”。3.流水號：按照資產登記順序依次編號，從001開始。例如，2023年創建的第10個辦公文檔編號為：BG23010三、數字化資產的創建與獲取（一）創建流程1.需求提出：各部門或個人根據工作需要，填寫《數字化資產創建申請表》，詳細說明資產的名稱、用途、內容、預計完成時間等信息。2.審批：申請表提交至部門負責人審核，部門負責人審核通過后，提交至相關主管領導審批。審批通過后，申請表返回至申請部門或個人，作為資產創建的依據。3.創建實施：申請部門或個人按照申請表中的要求進行數字化資產的創建工作。對于重要的數字化資產，應制定詳細的創建計劃，并確保符合公司的相關標準和規范。4.驗收：數字化資產創建完成后，由申請部門或個人提交驗收申請。驗收工作可由相關專業人員或項目團隊進行，主要檢查資產是否滿足需求、質量是否合格、格式是否規范等。驗收通過后，填寫《數字化資產驗收報告》。（二）獲取途徑1.購買：對于需要購買的數字化資產，由使用部門提出申請，經審批后，由采購部門負責采購。采購過程應遵循公司的采購管理制度，選擇合適的供應商和產品。2.開發：根據公司業務需求，如需自行開發數字化資產，由信息技術部門制定開發計劃，經審批后組織實施。開發過程中應嚴格遵循項目管理的相關流程，確保開發質量和進度。3.共享與交換：公司內部各部門之間可根據工作需要，進行數字化資產的共享與交換。共享與交換應填寫《數字化資產共享申請表》，經資產所屬部門和接收部門負責人審批后進行。四、數字化資產的存儲與保管（一）存儲方式1.服務器存儲：重要的數字化資產應存儲在公司的服務器上，由信息技術部門負責服務器的日常維護和管理，確保存儲環境的安全可靠。2.云存儲：對于一些需要靈活訪問和共享的數字化資產，可選擇合適的云存儲服務提供商進行存儲。使用云存儲時，應與云服務提供商簽訂相關協議，明確雙方的權利和義務，確保數據安全。3.移動存儲：對于少量臨時性或需要離線使用的數字化資產，可存儲在移動存儲設備上。移動存儲設備應妥善保管，使用后及時歸還至指定地點。（二）保管責任1.部門保管責任：各部門負責本部門數字化資產的日常保管工作，指定專人負責資產的管理和維護，確保資產的安全、完整和可訪問性。2.信息技術部門責任：信息技術部門負責公司整體數字化資產存儲環境的規劃、建設和維護，制定服務器備份策略，定期對服務器數據進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。3.資產管理員責任：資產管理員負責數字化資產的登記、編號、分類等工作，建立數字化資產臺賬，及時更新資產信息。同時，監督各部門的資產管理情況，定期對資產進行清查盤點。（三）存儲安全措施1.訪問控制：根據數字化資產的重要性和敏感程度，設置不同的訪問權限。只有經過授權的人員才能訪問相應的資產，訪問權限應定期進行審查和調整。2.數據加密：對重要的數字化資產進行加密存儲，確保數據在存儲過程中的保密性。加密密鑰應妥善保管，防止泄露。3.備份與恢復：制定完善的備份策略，定期對數字化資產進行備份。備份數據應存儲在安全的位置，并進行定期測試，確保在需要時能夠及時恢復數據。4.安全審計：建立數字化資產安全審計機制，記錄和監控對資產的訪問操作。審計結果應定期進行分析，及時發現和處理安全隱患。五、數字化資產的使用與共享（一）使用規定1.授權使用：員工使用數字化資產應獲得相應的授權。授權方式包括系統授權、審批文件等。員工應按照授權范圍使用資產，不得擅自擴大使用權限。2.使用記錄：對數字化資產的使用情況進行記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的等信息。使用記錄應保存一定期限，以便進行審計和追溯。3.合規使用：員工在使用數字化資產時，應遵守國家法律法規和公司的相關規定，不得用于非法目的或泄露公司機密信息。（二）共享流程1.共享申請：部門或個人如需共享數字化資產，應填寫《數字化資產共享申請表》，詳細說明共享資產的名稱、共享對象、共享期限、共享用途等信息。2.審批：申請表提交至資產所屬部門負責人審核，審核通過后，根據共享資產的敏感程度，可能還需提交至相關主管領導審批。審批通過后，申請表返回至申請部門或個人。3.共享實施：申請部門或個人按照審批意見進行數字化資產的共享操作。共享過程中應確保資產的安全和保密，共享結束后及時收回共享資產。（三）外部合作使用1.合作協議：公司與外部合作伙伴合作使用數字化資產時，應簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括資產的使用范圍、使用期限、保密責任、數據安全等條款。2.監督與管理：在外部合作過程中，應加強對合作伙伴使用數字化資產情況的監督與管理，確保資產的正確使用和安全。定期對合作情況進行評估，如發現問題及時采取措施解決。六、數字化資產的變更與處置（一）變更管理1.變更申請：當數字化資產的內容、存儲位置、使用權限等發生變更時，資產所有者或使用者應填寫《數字化資產變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、影響范圍等信息。2.審批：申請表提交至相關部門負責人審核，審核通過后，提交至相關主管領導審批。審批通過后，方可進行變更操作。3.變更實施：按照審批意見進行數字化資產的變更工作。變更完成后，及時更新數字化資產臺賬和相關文檔，確保資產信息的準確性。（二）處置流程1.處置申請：對于不再使用或已失去使用價值的數字化資產，資產所有者或使用者應填寫《數字化資產處置申請表》，說明處置資產的名稱、原因、處置方式等信息。2.審批：申請表提交至部門負責人審核，審核通過后，根據資產的性質和價值，可能還需提交至相關主管領導審批。審批通過后，申請表返回至申請部門或個人。3.處置實施：根據審批意見進行數字化資產的處置工作。處置方式包括銷毀、刪除、捐贈、出售等。對于涉及公司機密信息的數字化資產，應進行嚴格的銷毀處理，確保信息安全。4.核銷登記：數字化資產處置完成后，資產管理員應及時對資產臺賬進行核銷登記，更新資產狀態信息。七、數字化資產的審計與監督（一）審計機制1.定期審計：信息技術部門或內部審計部門定期對公司數字化資產的管理情況進行審計，檢查資產的登記、存儲、使用、變更、處置等環節是否符合本制度的要求。2.專項審計：根據公司業務需要或風險管理要求，開展對特定數字化資產或項目的專項審計，深入評估資產的管理狀況和風險水平。3.審計報告：審計工作結束后，出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）監督措施1.日常監督：各部門負責人負責對本部門數字化資產的管理情況進行日常監督，及時發現和糾正違規行為。2.投訴舉報：建立數字化資產投訴舉報渠道，鼓勵員工對發現的數字化資產管理問題進行投訴舉報。對于投訴舉報內容，應及時進行調查處理，并保護舉報人權益。3.績效考核：將數字化資產管理工作納入員工績效考核體系，對在資產管理工作中表現優秀的部門和個人進行獎勵，對存在問題的部門和個人進行相應的處罰。八、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.制定培訓計劃：信息技術部門根據公司數字化資產管理的需要，制定年度培訓計劃，明確培訓目標、內容、對象、方式等。2.培訓內容：培訓內容包括數字化資產管理的相關制度、流程、操作技能、安全意識等方面。對于不同崗位的人員，應根據其工作需求，提供有針對性的培訓課程。3.培訓方式：培訓方式可采用內部培訓、在線培訓、現場指導等多種形式，確保員工能夠掌握數字化資產管理的知識和技能。（二）宣傳推廣1.制度宣