施工物資采購管理制度一、總則1.目的為規范公司施工物資采購管理工作，確保采購活動的合規、高效、有序進行，滿足施工生產需求，保障工程質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有施工項目的物資采購活動，包括但不限于原材料、構配件、設備、周轉材料等。3.基本原則合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規、公司相關制度及行業規范。經濟性原則：在滿足工程質量和進度要求的前提下，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合工程質量標準。公開公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。二、采購計劃管理1.采購計劃的編制依據施工圖紙：根據施工圖紙確定所需物資的品種、規格、數量等。施工進度計劃：結合施工進度安排，明確各階段物資的需求時間和數量。庫存狀況：考慮現有物資庫存情況，避免重復采購。2.采購計劃的編制流程項目部門：各施工項目部門根據施工圖紙和進度計劃，于每月[具體日期]前編制次月物資采購計劃，提交至物資管理部門。物資管理部門：物資管理部門對各項目部門提交的采購計劃進行匯總、審核，結合庫存情況進行調整，于每月[具體日期]前編制公司月度物資采購總計劃，報分管領導審批。分管領導：分管領導對月度物資采購總計劃進行審批，審批通過后下達給物資管理部門組織實施。3.采購計劃的調整如因設計變更、施工進度調整等原因需要對采購計劃進行調整，項目部門應及時填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等，經項目負責人簽字、物資管理部門審核、分管領導批準后，交物資管理部門執行。三、供應商管理1.供應商的選擇與評價供應商篩選：物資管理部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商名錄。對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單。供應商考察：組織相關人員對篩選出的供應商進行實地考察，考察內容包括企業資質、生產能力、質量控制、售后服務等方面。供應商評價：根據考察結果，對供應商進行綜合評價，建立供應商評價檔案。評價指標包括產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等。供應商選擇：根據供應商評價結果，選擇合格供應商，與之簽訂采購合同。2.供應商的動態管理定期評估：物資管理部門每年對供應商進行一次定期評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。動態調整：根據定期評估結果，對供應商進行動態調整。對于表現優秀的供應商，給予更多的合作機會；對于表現不佳的供應商，減少或終止合作。供應商激勵與約束：建立供應商激勵與約束機制，對表現優秀的供應商給予適當的獎勵，對違反合同約定的供應商進行相應的處罰。四、采購流程管理1.采購申請項目部門根據施工需要，填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格、型號、數量、需求時間等內容，經項目負責人簽字后提交至物資管理部門。2.采購審批物資管理部門對采購申請進行審核，審核內容包括采購必要性、采購數量合理性、庫存情況等。審核通過后，報分管領導審批。分管領導根據公司資金狀況、采購預算等因素進行審批，審批通過后交物資管理部門組織采購。3.采購實施招標采購：對于金額較大、技術復雜、競爭充分的物資采購項目，采用招標方式進行采購。物資管理部門編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。詢價采購：對于金額較小、技術簡單、市場供應充足的物資采購項目，采用詢價方式進行采購。物資管理部門向多家供應商發出詢價函，收集報價信息，進行比較分析，選擇合適的供應商簽訂采購合同。直接采購：對于特殊規格、獨家生產或緊急需求的物資，經分管領導批準后，可采用直接采購方式。物資管理部門與選定的供應商直接洽談采購事宜，簽訂采購合同。4.合同簽訂采購合同由物資管理部門負責起草，合同內容應明確物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同經法務部門審核、分管領導批準后，由物資管理部門與供應商簽訂。5.采購驗收到貨通知：物資到貨前，供應商應提前通知物資管理部門和項目部門。驗收準備：項目部門組織相關人員進行驗收準備工作，包括熟悉物資驗收標準、準備驗收工具等。驗收實施：物資到貨后，項目部門按照驗收標準對物資的品種、規格、型號、數量、質量等進行驗收。驗收合格后，填寫《物資驗收單》；驗收不合格的，及時通知供應商處理。6.付款結算付款申請：物資驗收合格后，項目部門填寫《付款申請表》，附上物資采購合同、物資驗收單、發票等相關資料，經項目負責人簽字、物資管理部門審核后，報財務部門申請付款。付款審批：財務部門對付款申請進行審核，審核內容包括合同條款、驗收情況、發票真實性等。審核通過后，報分管領導審批。付款執行：分管領導審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間進行付款結算。五、采購風險管理1.風險識別與評估物資管理部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。分析風險發生的可能性和影響程度，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：密切關注市場動態，及時掌握物資價格波動情況，通過合理安排采購時間、簽訂框架協議等方式，降低市場風險。質量風險應對：加強對供應商的質量管理，嚴格執行驗收標準，對不合格物資及時進行處理，確保物資質量符合要求。供應商風險應對：建立供應商評估和動態管理機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商，降低供應商違約風險。合同風險應對：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法有效。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執行情況，發現問題及時解決。六、采購檔案管理1.檔案內容采購檔案包括采購計劃、采購申請、采購審批文件、采購合同、采購發票、物資驗收單、付款憑證等相關資料。2.檔案整理與歸檔物資管理部門負責采購檔案的整理與歸檔工作，按照檔案管理要求，對采購檔案進行分類、編號、裝訂，建立電子和紙質檔案。采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規定執行。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱或借閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經物資管理部門負責人批準后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應遵守檔案管理規定，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。七、監督與考核1.監督檢查公司審計部門定期對采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購計劃執行情況、采購流程合規性、供應商管理、合同履行情況等。對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。2.考核評價物資管理部門對采購人員