天然氣公司通訊管理制度一、總則（一）目的為加強公司通訊管理，確保公司通訊暢通，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）通訊管理原則1.統一管理原則：公司通訊管理工作由行政部門統一負責，確保通訊資源的合理配置和有效利用。2.安全保密原則：員工應妥善保管公司通訊設備和信息，確保通訊安全，不得泄露公司機密信息。3.高效便捷原則：通訊管理應注重提高工作效率，為員工提供便捷的通訊服務，滿足公司業務發展的需要。二、通訊設備管理（一）公司通訊設備配置1.公司為員工配備工作所需的通訊設備，包括但不限于固定電話、移動電話、對講機等。2.通訊設備的配置標準根據員工的工作崗位和職責確定，具體配置標準由行政部門制定并報公司領導批準后執行。（二）通訊設備使用規定1.員工應妥善保管公司配備的通訊設備，不得擅自轉借、出租或變賣。2.通訊設備僅供工作使用，員工不得利用公司通訊設備從事與工作無關的活動，如撥打私人電話、發送私人短信等。3.員工應按照公司規定正確使用通訊設備，不得隨意更改設備設置或安裝未經公司批準的軟件。4.如通訊設備出現故障或損壞，員工應及時向行政部門報告，由行政部門負責維修或更換。（三）通訊設備費用管理1.公司為員工支付通訊設備的基本費用，包括月租費、套餐費等。2.員工因工作需要產生的超出基本費用的通訊費用，如長途話費、短信費、流量費等，按照公司相關規定報銷。3.行政部門應定期對通訊設備費用進行統計和分析，嚴格控制通訊費用支出，確保費用合理使用。三、公司內部通訊管理（一）固定電話使用規定1.公司內部固定電話主要用于工作聯系，員工應盡量使用固定電話進行內部溝通，減少移動電話的使用，以降低通訊成本。2.撥打公司內部固定電話時，應直接撥打對方的分機號碼；如需撥打外線電話，應先撥打“0”，然后再撥打電話號碼。3.接聽公司內部固定電話時，應及時、禮貌地應答，自報部門和姓名，如遇找他人的電話，應及時轉接。4.不得利用公司固定電話撥打私人長途電話或進行其他與工作無關的通話。（二）移動電話使用規定1.員工應保持移動電話24小時暢通，以便及時接收工作任務和處理工作事務。2.如因特殊原因需要關機或無法接聽電話，應提前向部門領導或相關同事說明情況，并設置好語音留言。3.在會議、培訓、重要活動等場合，員工應將移動電話調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽或撥打手機，以免影響會議或活動的正常進行。4.員工之間應盡量通過公司內部通訊工具（如即時通訊軟件、電子郵件等）進行溝通，減少移動電話的使用頻率，降低通訊費用。（三）即時通訊軟件使用規定1.公司統一使用[即時通訊軟件名稱]作為內部溝通工具，員工應及時下載并安裝該軟件，確保能夠正常使用。2.員工應使用真實姓名作為即時通訊軟件的昵稱，并加入公司相應的群組。3.在即時通訊軟件中，員工應文明用語，不得發送與工作無關的信息、圖片、視頻等，不得進行惡意攻擊、辱罵等不良行為。4.員工應及時關注即時通訊軟件中的工作信息，及時回復相關問題和任務，確保工作溝通的順暢。5.對于重要的工作事項和通知，員工應及時通過即時通訊軟件進行確認和反饋，確保信息傳達的準確性和及時性。（四）電子郵件使用規定1.員工應使用公司統一分配的電子郵箱進行工作郵件的收發，不得使用私人電子郵箱處理公司業務。2.發送工作郵件時，應確保郵件主題明確、內容簡潔明了，附件格式正確、大小適中。3.郵件正文應使用規范的語言文字，不得使用錯別字、繁體字、生僻字等，不得隨意使用表情符號和特殊字符。4.對于重要的郵件，應進行加密或使用電子簽名，確保郵件的安全性和真實性。5.收到工作郵件后，員工應及時進行閱讀和回復，如因特殊原因無法及時回復，應向發件人說明情況，并告知預計回復時間。6.員工應定期清理電子郵箱，刪除無用的郵件，確保郵箱空間充足，避免因郵箱爆滿而影響郵件的收發。四、對外通訊管理（一）公司對外聯系電話管理1.公司對外聯系電話主要包括公司總機號碼、各部門辦公電話、客戶服務熱線等。2.行政部門應負責公司對外聯系電話的管理和維護，確保電話暢通，并及時更新電話號碼信息。3.員工在接聽公司對外聯系電話時，應禮貌、熱情地應答，準確傳達公司信息，不得推諉或拒絕接聽。4.如需轉接公司內部其他部門或人員，應及時、準確地進行轉接，并告知對方轉接的部門和人員姓名。（二）客戶服務熱線管理1.公司設立客戶服務熱線，專門用于解答客戶咨詢、處理客戶投訴等。2.客戶服務熱線應安排專人負責接聽，接聽時間應與公司正常工作時間一致，并確保24小時有人值班。3.客戶服務人員應具備良好的溝通能力和專業知識，能夠及時、準確地解答客戶的問題，處理客戶的投訴和建議。4.客戶服務人員應詳細記錄客戶的咨詢、投訴內容，并及時反饋給相關部門進行處理，處理結果應及時回復客戶。5.行政部門應定期對客戶服務熱線的工作情況進行統計和分析，總結經驗教訓，不斷提高客戶服務質量。（三）公司對外通訊信息管理1.公司對外發布的通訊信息應經過嚴格審核，確保信息內容真實、準確、合法，不得發布虛假信息或誤導性信息。2.涉及公司重要業務、重大決策、敏感信息等內容的通訊信息，應按照公司相關規定進行審批后發布。3.員工在對外通訊中，應注意維護公司形象和聲譽，不得泄露公司機密信息，不得發表有損公司利益的言論。4.行政部門應加強對公司對外通訊信息的管理和監督，定期對發布的信息進行檢查和評估，及時發現和糾正存在的問題。五、通訊費用報銷管理（一）報銷范圍1.員工因工作需要產生的通訊費用，如移動電話費用、固定電話費用、網絡費用等，按照公司相關規定報銷。2.通訊費用報銷應提供正規的發票，發票內容應與通訊費用明細一致。（二）報銷標準1.公司根據員工的工作崗位和職責，制定不同的通訊費用報銷標準，具體報銷標準由行政部門制定并報公司領導批準后執行。2.員工的通訊費用報銷金額不得超過公司規定的報銷標準，超出部分由員工自行承擔。（三）報銷流程1.員工每月應及時整理通訊費用發票，并填寫《通訊費用報銷申請表》，詳細注明費用發生時間、金額、用途等信息。2.將填寫好的《通訊費用報銷申請表》和發票一并提交給部門負責人審核。3.部門負責人應認真審核員工的通訊費用報銷申請，核實費用的真實性和合理性，審核通過后簽字確認。4.將審核通過的報銷申請提交給財務部門進行報銷。5.財務部門應按照公司規定對報銷申請進行審核，審核無誤后予以報銷，并將報銷款項打入員工的工資卡或指定賬戶。六、通訊安全管理（一）信息安全意識培訓1.公司定期組織員工參加通訊安全意識培訓，提高員工的信息安全意識和防范能力。2.培訓內容包括網絡安全知識、通訊設備使用安全、信息保密規定等，使員工了解通訊安全的重要性，掌握基本的安全防范措施。（二）通訊設備安全管理1.員工應妥善保管公司配備的通訊設備，設置強密碼，并定期更換密碼，防止設備丟失或被盜。2.如通訊設備丟失或被盜，員工應立即向行政部門報告，并采取措施防止信息泄露。3.行政部門應定期對通訊設備進行安全檢查，確保設備的安全性和穩定性。（三）信息保密管理1.員工應嚴格遵守公司的信息保密規定，不得泄露公司通訊信息中的機密內容，如客戶信息、業務數據、技術資料等。2.在使用通訊設備和通訊工具時，應注意保護公司信息安全，不得將公司信息存儲在未經公司批準的設備或網絡中。3.如因工作需要涉及公司機密信息的通訊，應采取加密或其他安全措施，確保信息傳輸的安全性。（四）網絡安全管理1.員工應遵守國家有關網絡安全的法律法規，不得利用公司網絡從事違法犯罪活動。2.不得在公司網絡中下載、安裝未經公司批準的軟件或程序，不得隨意訪問非法網站或瀏覽不良信息。3.如發現公司網絡存在安全隱患或遭受網絡攻擊，應及時向行政部門報告，并協助采取措施進行處理。七、通訊紀律與考核（一）通訊紀律1.員工應嚴格遵守本通訊管理制度，服從公司的通訊管理規定。2.不得擅自更改公司通訊設備的設置或密碼，不得私自安裝或卸載通訊軟件。3.不得利用公司通訊設備進行非法活動或傳播有害信息。4.對于違反通訊紀律的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。（二）考核辦法1.行政部門將對員工的通訊使用情況進行定期檢查