制藥公司辦公室管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司辦公室管理，確保各項(xiàng)工作高效、有序進(jìn)行，營造良好的辦公環(huán)境，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.管理原則以人為本，尊重員工個(gè)性與需求，充分發(fā)揮員工的積極性和創(chuàng)造性。規(guī)范高效，明確各項(xiàng)工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保工作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。協(xié)作溝通，強(qiáng)調(diào)部門間、員工間的協(xié)作與溝通，形成良好的工作氛圍。二、辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域布局公司根據(jù)各部門職能和工作需要，合理劃分辦公區(qū)域。各部門應(yīng)按照指定區(qū)域辦公，不得擅自更換或占用其他部門區(qū)域。辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，不得堆放雜物。2.辦公設(shè)備擺放辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等設(shè)備應(yīng)擺放整齊，保持桌面整潔。個(gè)人物品應(yīng)放置在指定的抽屜或文件柜內(nèi)，不得隨意擺放。設(shè)備使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源，擺放整齊。3.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)每位員工負(fù)責(zé)保持自己辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，每日下班前應(yīng)清理桌面、地面，將垃圾放入指定垃圾桶內(nèi)。公司定期組織衛(wèi)生檢查，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰，對(duì)不達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改。4.噪音與安全管理員工在辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)保持安靜，避免大聲喧嘩、播放高分貝音樂等影響他人工作的行為。注意辦公區(qū)域的安全，不得私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備，發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時(shí)報(bào)告。三、辦公用品管理1.辦公用品的采購辦公用品由行政部門統(tǒng)一采購，各部門應(yīng)于每月底前將下月辦公用品需求清單提交給行政部門。行政部門根據(jù)需求清單進(jìn)行采購，優(yōu)先選擇性價(jià)比高、質(zhì)量可靠的產(chǎn)品。2.辦公用品的發(fā)放行政部門負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作，建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人、物品名稱及數(shù)量等信息。員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)在發(fā)放臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。3.辦公用品的使用與節(jié)約員工應(yīng)合理使用辦公用品，愛護(hù)辦公設(shè)備，不得浪費(fèi)。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如紙張、筆等，應(yīng)盡量節(jié)約使用。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。四、文件與檔案管理1.文件管理文件分為內(nèi)部文件和外部文件，內(nèi)部文件由公司各部門自行起草、審核、發(fā)布；外部文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)接收、登記、傳遞。文件應(yīng)按照類別、編號(hào)進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。文件的傳閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回并歸檔。2.檔案管理公司設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和查閱工作。各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案資料移交檔案室，檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并建立檔案目錄。檔案查閱應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案室指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。五、會(huì)議管理1.會(huì)議分類公司會(huì)議分為公司級(jí)會(huì)議、部門會(huì)議和專項(xiàng)會(huì)議。公司級(jí)會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加；部門會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人主持，部門員工參加；專項(xiàng)會(huì)議根據(jù)工作需要召開，相關(guān)人員參加。2.會(huì)議組織會(huì)議組織者應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，并通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。會(huì)議前應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料等，并確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。3.會(huì)議紀(jì)律參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會(huì)議，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會(huì)場(chǎng)。認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、做與會(huì)議無關(guān)的事情。4.會(huì)議記錄與紀(jì)要會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員，并按照要求進(jìn)行存檔。六、考勤管理1.工作時(shí)間公司實(shí)行[具體工作時(shí)間]工作制，員工應(yīng)按時(shí)上下班，不得遲到、早退。因工作需要加班的，應(yīng)提前填寫加班申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)行政部門備案。2.考勤記錄行政部門負(fù)責(zé)員工考勤記錄，采用打卡或指紋識(shí)別等方式進(jìn)行考勤。員工應(yīng)在規(guī)定的考勤時(shí)間內(nèi)打卡，不得代打卡。如因特殊原因未能打卡，應(yīng)及時(shí)向行政部門說明情況，并填寫未打卡說明表。3.遲到、早退與曠工處理遲到或早退10分鐘以內(nèi)的，每月累計(jì)不超過3次的，給予口頭警告；遲到或早退10分鐘以上30分鐘以內(nèi)的，每次給予警告處分；遲到或早退30分鐘以上的，按曠工半天處理。曠工半天的，扣除當(dāng)日工資的2倍；曠工1天的，扣除當(dāng)日工資的3倍，并給予警告處分；連續(xù)曠工3天或累計(jì)曠工5天以上的，公司將予以辭退。七、請(qǐng)假管理1.請(qǐng)假類型請(qǐng)假分為事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。2.請(qǐng)假流程員工請(qǐng)假應(yīng)提前填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，注明請(qǐng)假類型、時(shí)間、原因等，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。事假1天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審批；事假1天以上3天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；事假3天以上的，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。病假應(yīng)提供醫(yī)院診斷證明，按照事假審批流程進(jìn)行審批。年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，員工應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，并按照審批流程進(jìn)行審批。3.請(qǐng)假注意事項(xiàng)員工請(qǐng)假期間應(yīng)保持電話暢通，以便公司聯(lián)系工作。如需延長請(qǐng)假時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)假手續(xù)。請(qǐng)假申請(qǐng)未經(jīng)批準(zhǔn)而擅自離崗的，按曠工處理。八、出差管理1.出差審批員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫出差申請(qǐng)表，注明出差地點(diǎn)、時(shí)間、事由等，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。出差3天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人審批；出差3天以上的，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；出差涉及重大項(xiàng)目或金額較大的，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。2.出差費(fèi)用報(bào)銷出差費(fèi)用包括差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。員工出差結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理出差票據(jù)，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，按照審批流程進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷票據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)。3.出差歸來報(bào)告員工出差歸來后，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人提交出差報(bào)告，匯報(bào)出差工作情況、取得的成果、存在的問題及建議等。九、接待管理1.接待原則熱情周到、禮貌得體、勤儉節(jié)約，展示公司良好形象。2.接待流程接待人員接到接待任務(wù)后，應(yīng)了解來訪人員的基本情況、來訪目的、行程安排等，制定接待方案。按照接待方案安排接待事宜，包括車輛接送、住宿安排、餐飲安排、會(huì)議安排等。接待過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，介紹公司情況，解答來訪人員的疑問。3.接待費(fèi)用管理接待費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)算執(zhí)行，不得超支。接待結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理接待票據(jù)，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，按照審批流程進(jìn)行報(bào)銷。十、保密管理1.保密范圍公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等均屬于保密范圍。2.保密措施員工應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。涉及保密信息的文件、資料、數(shù)據(jù)等應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。在使用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等存儲(chǔ)保密信息時(shí)，應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將保密信息