培訓公司備用金管理制度一、總則（一）目的為加強培訓公司備用金的管理，提高資金使用效率，確保備用金的安全與合理使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓公司各部門因業(yè)務需要使用備用金的情況。（三）基本原則1.專款專用原則：備用金應嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門業(yè)務特點和實際需求，合理確定備用金限額，并進行動態(tài)調整。3.及時報賬原則：使用備用金后，應及時到財務部門報賬，不得拖延。4.監(jiān)督檢查原則：財務部門應定期對備用金的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保備用金的合規(guī)使用。二、備用金的申請與審批（一）備用金申請條件1.因培訓業(yè)務開展需要，經(jīng)常發(fā)生差旅費、業(yè)務招待費、小額辦公用品采購等零星支出，且金額較小、筆數(shù)較多，不便于通過銀行轉賬結算的。2.經(jīng)公司領導批準的其他特殊情況。（二）備用金申請流程1.申請人填寫《備用金申請表》，詳細說明申請備用金的用途、金額、預計使用期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)業(yè)務實際情況進行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，申請表提交至財務部門。財務部門對申請金額、用途等進行合理性審查，并簽署意見。4.最后，申請表報公司分管領導審批。審批通過后，財務部門根據(jù)審批意見為申請人辦理備用金借款手續(xù)。（三）備用金審批權限1.備用金金額在[X]元以下的，由部門負責人審核，財務部門負責人審批。2.備用金金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負責人審核，財務部門負責人復核，公司分管領導審批。3.備用金金額在[X]元以上的，由部門負責人審核，財務部門負責人復核，公司總經(jīng)理審批。三、備用金的核定與發(fā)放（一）備用金限額核定財務部門根據(jù)各部門的業(yè)務性質、規(guī)模、歷史備用金使用情況等因素，綜合考慮后核定各部門的備用金限額。備用金限額一經(jīng)確定，原則上不予隨意調整。如因業(yè)務發(fā)展需要確需調整的，應重新履行申請與審批程序。（二）備用金發(fā)放1.財務部門根據(jù)審批通過的《備用金申請表》，按照核定的備用金限額，以現(xiàn)金或銀行轉賬的方式將備用金發(fā)放給申請人。2.申請人應在收到備用金后，及時在《備用金借款單》上簽字確認。四、備用金的使用與管理（一）使用范圍1.差旅費：包括員工因培訓業(yè)務出差發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。2.業(yè)務招待費：用于招待與培訓業(yè)務相關的客戶、合作伙伴等發(fā)生的費用。3.小額辦公用品采購：購買辦公文具、紙張、墨盒等小額辦公用品的費用。4.其他零星支出：經(jīng)公司領導批準的其他與培訓業(yè)務相關的零星支出。（二）使用規(guī)定1.備用金必須由申請人本人使用，不得轉借他人。2.使用備用金時，應取得合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并在憑證上注明用途、金額、日期等信息。3.對于超過備用金限額的支出，應提前向財務部門申請追加備用金或采用其他結算方式。4.嚴禁使用備用金進行個人消費或與培訓業(yè)務無關的支出。（三）日常管理1.申請人應妥善保管備用金，確保資金安全。如因保管不善導致備用金丟失或被盜，應承擔相應的賠償責任。2.財務部門應建立備用金臺賬，詳細記錄備用金的借款日期、金額、用途、還款日期等信息，并定期與申請人核對賬目。3.各部門負責人應定期對本部門備用金的使用情況進行檢查和監(jiān)督，確保備用金的合規(guī)使用。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時督促申請人整改，并向財務部門報告。五、備用金的報賬與還款（一）報賬期限1.申請人應在完成備用金使用后的[X]個工作日內到財務部門報賬。如遇特殊情況無法按時報賬的，應提前向財務部門說明原因，并申請延期報賬。2.對于逾期未報賬的備用金，財務部門將從逾期之日起按照每日[X%]的標準收取滯納金。（二）報賬流程1.申請人整理好備用金使用期間的原始憑證，按照公司財務報銷制度的要求進行粘貼和填寫報銷單。2.將報銷單提交至所在部門負責人審核，部門負責人應認真審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性，并簽署意見。3.經(jīng)部門負責人審核通過后，報銷單提交至財務部門。財務部門對報銷憑證進行詳細審核，包括發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~計算、審批手續(xù)等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與申請人溝通并要求其補充或更正相關資料。4.財務部門審核通過后，將報銷款項支付給申請人。如備用金有結余，申請人應將結余款項交回財務部門；如報銷金額超過備用金借款金額，財務部門將補足差額給申請人。（三）還款方式1.備用金還款方式主要包括現(xiàn)金還款和銀行轉賬還款。申請人可根據(jù)實際情況選擇合適的還款方式。2.采用現(xiàn)金還款的，申請人應將現(xiàn)金交至財務部門，并在《備用金借款單》上注明還款金額和還款日期。財務部門在收到現(xiàn)金后，應開具收款收據(jù)給申請人。3.采用銀行轉賬還款的，申請人應將還款金額轉至公司指定的銀行賬戶，并在轉賬備注中注明“歸還備用金借款”及借款單號等信息。財務部門在收到銀行轉賬后，應及時核對賬目，并在《備用金借款單》上注明還款日期。六、備用金的清查與盤點（一）清查周期財務部門應定期對備用金進行清查，清查周期為每季度一次。（二）清查內容1.核對備用金臺賬與實際備用金金額是否一致。2.檢查備用金的使用情況是否符合規(guī)定，有無超范圍使用、挪用等情況。3.核實備用金的原始憑證是否齊全、真實、合法。（三）盤點方法1.實地盤點：財務人員與備用金使用人共同對備用金進行實地盤點，核實現(xiàn)金余額是否與備用金臺賬記錄一致。2.賬實核對：將備用金臺賬記錄與原始憑證進行核對，檢查備用金的收支是否準確無誤。（四）清查結果處理1.如發(fā)現(xiàn)備用金賬實不符，應及時查明原因，并編制《備用金清查報告》。2.對于盤盈的備用金，應及時查明原因并進行賬務處理，如屬于多借少用的情況，應通知申請人交回多余款項；如無法查明原因，應作為營業(yè)外收入處理。3.對于盤虧的備用金，如屬于正常損耗或業(yè)務支出未及時報賬等原因導致的，應及時補充相關資料并進行報賬處理；如屬于保管不善或其他人為原因導致的，應由責任人承擔賠償責任。賠償款項應及時交回財務部門。七、備用金的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.財務部門應加強對備用金使用情況的日常監(jiān)督，定期對備用金臺賬進行核對，及時發(fā)現(xiàn)和糾正備用金使用過程中存在的問題。2.審計部門應定期對備用金的管理情況進行審計，檢查備用金的申請、審批、使用、報賬等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，有無違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.接受稅務、審計等相關部門的監(jiān)督檢查，如實提供備用金管理的有關資料和情況。2.對于相關部門提出的整改意見，應及時進行整改，并將整改情況報告公司領導。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自挪用備用金的。2.超范圍使用備用金的。3.未按規(guī)定及時報賬或還款的。4.提供虛假備用金使用憑證的。5.其他違反備用金管理制度的行為。（二）違規(guī)處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，財務部門應及時責令責任人限期整改，并追回違規(guī)使用的備用金。2.根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重，給予責任人相應的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等。3.對于因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。