公司財務檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案室的管理，確保財務檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的財務檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財務檔案由專門的檔案室集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則：采取必要的安全措施，保證財務檔案不被泄露、篡改或損毀。3.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、財務檔案的定義和分類（一）定義財務檔案是指公司在財務活動中形成的，具有保存價值的各種憑證、賬簿、報表、文件等資料。（二）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財務報告類：月度、季度、年度財務報表及附注等。4.其他類：銀行對賬單、稅務申報表、審計報告、財務預算、財務分析等。三、財務檔案的收集與整理（一）收集1.財務部門應定期將各類財務檔案資料收集齊全，確保無遺漏。2.對于外部單位提供的財務資料，如銀行對賬單、稅務文件等，應及時簽收并妥善保管。（二）整理1.按照檔案分類標準，對收集到的財務檔案進行分類整理。2.會計憑證應按編號順序排列，附件齊全，并折疊整齊，加具封面和封底。3.會計賬簿應按賬頁順序編號，加裝封面、扉頁和目錄。4.財務報告應按年度、月份裝訂成冊，加蓋公章。5.其他類檔案應根據(jù)其性質和內容進行分類整理，編目編號。四、財務檔案的歸檔（一）歸檔時間1.會計憑證應在月度終了后[X]日內歸檔。2.會計賬簿應在年度終了后[X]日內歸檔。3.財務報告應在年度終了后[X]日內歸檔。4.其他類檔案應在形成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的財務檔案應填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，交接雙方簽字確認。2.檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行存放，并在盒（夾）面上標明檔案類別、年度、月份等信息。3.歸檔的財務檔案應保持整潔、完整，不得隨意涂改、損壞。五、財務檔案室的管理（一）檔案室設置1.公司應設立專門的財務檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計等。（二）檔案保管1.財務檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.檔案室應定期進行安全檢查，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時采取措施進行處理。3.對于電子財務檔案，應進行備份，并存儲在安全的介質上，定期進行檢查和維護。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱財務檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)財務負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案時，借閱人應在檔案借閱登記簿上簽字登記，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失。如因保管不善造成檔案損失的，應承擔相應的責任。4.借閱的檔案必須在規(guī)定期限內歸還檔案室，歸還時應進行核對，確保檔案的完整性。（四）檔案查閱1.公司內部人員查閱財務檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)財務負責人批準后，在檔案室查閱。2.查閱檔案時，應保持檔案室的安靜和整潔，不得在檔案上涂改、標記或抽取、撤換檔案材料。3.如需復印檔案資料，應經(jīng)財務負責人批準，并在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行復印。復印的檔案資料應注明用途，妥善保管。六、財務檔案的保管期限（一）會計憑證保管期限為[X]年。（二）會計賬簿1.總賬、明細賬、日記賬等保管期限為[X]年。2.固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管[X]年。（三）財務報告1.月度、季度財務報告保管期限為[X]年。2.年度財務報告永久保管。（四）其他類1.銀行對賬單保管期限為[X]年。2.稅務申報表保管期限為[X]年。3.審計報告保管期限為[X]年。4.財務預算、財務分析等保管期限為[X]年。七、財務檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的財務檔案。2.因自然災害、意外事故等原因造成損壞無法使用的財務檔案。（二）銷毀程序1.由財務部門提出銷毀申請，填寫財務檔案銷毀申請表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.財務負責人對銷毀申請進行審核，簽署意見后報公司主管領導批準。3.經(jīng)批準后，由財務部門會同檔案管理部門共同組織銷毀工作。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀清單應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期、監(jiān)銷人等信息，一式兩份，分別由財務部門和檔案管理部門留存。八、監(jiān)督與檢查（一）公司財務部門應定期對財務檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）公司審計部門應定期對財務檔案管理情況進行審計監(jiān)督