東莞圖書館物料管理制度一、總則（一）目的為加強東莞圖書館物料管理，規范物料采購、使用、庫存等環節的流程，確保物料供應的及時性、準確性和合理性，提高圖書館資源利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于東莞圖書館內所有物料的管理，包括但不限于辦公用品、圖書資料、設備器材、文具用品、清潔用品等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據圖書館業務需求和實際情況，合理安排物料采購，避免浪費和積壓。2.成本控制原則：在保證物料質量和服務水平的前提下，盡量降低采購成本和庫存成本。3.規范管理原則：建立健全物料管理制度和流程，明確各部門職責，確保物料管理工作規范有序。4.責任追究原則：對在物料管理工作中出現的違規行為，追究相關責任人的責任。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定物料采購計劃，根據圖書館需求和庫存情況，提出采購申請。2.選擇合格的供應商，建立供應商檔案，定期評估供應商的供貨能力、產品質量和價格水平。3.組織物料采購談判，簽訂采購合同，確保采購合同的條款符合圖書館利益。4.跟進采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題，確保物料按時、按質、按量到貨。（二）使用部門1.根據工作需要，提前向采購部門提交物料使用申請，明確物料的規格、型號、數量等要求。2.負責本部門領用物料的驗收和使用管理，對領用物料的質量和使用情況負責。3.協助采購部門對采購物料進行驗收，及時反饋物料質量問題。4.定期清理本部門庫存物料，避免積壓和浪費，對不再使用的物料及時退回倉庫。（三）倉庫管理部門1.負責物料的入庫、存儲、保管和發放工作，確保物料的安全和完整。2.建立物料庫存臺賬，及時記錄物料的出入庫情況，定期盤點庫存，做到賬實相符。3.對庫存物料進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。4.負責庫存物料的安全管理，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。（四）財務部門1.負責審核物料采購費用的報銷憑證，確保費用支出符合財務制度和相關規定。2.對物料采購成本進行核算和分析，為成本控制提供數據支持。3.監督物料采購資金的使用情況，確保資金安全。三、物料采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應于每月[具體日期]前，根據本部門下月工作任務和物料庫存情況，填寫《物料采購申請表》，詳細列出所需物料的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息，提交至采購部門。2.采購部門匯總各使用部門的采購申請后，結合圖書館整體物料庫存水平和業務發展需求，進行綜合分析，制定月度物料采購計劃。采購計劃應明確采購物料的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容。3.在制定采購計劃時，采購部門應充分考慮物料的市場供應情況、價格波動趨勢以及庫存周轉率等因素，合理安排采購數量和時間，避免過度采購或采購不足。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商篩選機制，對潛在供應商進行調查和評估。評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.采購部門應收集供應商的相關資料，如營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證證書、業績證明等，建立供應商檔案。對供應商檔案應定期進行更新和維護，確保資料的準確性和完整性。3.根據供應商評估結果，采購部門應選擇合格的供應商建立合作關系。對于重要物料或長期合作的供應商，應簽訂書面采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物料規格、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。4.采購部門應定期對供應商進行考核評價，考核指標包括交貨及時性、產品質量、價格合理性、售后服務等方面。根據考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不合格的供應商進行警告、整改或終止合作。（三）采購流程1.采購部門根據批準的采購計劃，選擇合適的供應商，向其發送《采購訂單》?！恫少徲唵巍窇鞔_物料的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。2.供應商收到《采購訂單》后，應確認訂單內容，并在規定的時間內回復采購部門。如供應商對訂單內容有異議，應及時與采購部門溝通協商，達成一致后再確認訂單。3.在采購訂單執行過程中，采購部門應跟蹤訂單進展情況，及時與供應商溝通協調，確保物料按時、按質、按量到貨。如因特殊原因需要變更訂單內容或延遲交貨，采購部門應及時與供應商協商，并取得相關部門的批準。4.物料到貨前，采購部門應提前通知倉庫管理部門做好收貨準備。倉庫管理部門應安排專人負責物料驗收工作，確保物料的數量、規格、型號、質量等與采購訂單一致。5.驗收合格的物料，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續，填寫《物料入庫單》，并將物料存放到指定的倉庫位置。驗收不合格的物料，倉庫管理部門應及時通知采購部門，由采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨或補貨等。（四）采購資金管理1.采購資金應按照圖書館財務制度進行管理，?？顚Ｓ?。采購部門應根據采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續。2.財務部門在審核采購費用報銷憑證時，應嚴格按照財務制度和相關規定進行把關，確保費用支出真實、合法、合規。對不符合規定的報銷憑證，財務部門有權拒絕報銷。3.采購部門應定期對采購資金的使用情況進行統計和分析，及時發現和解決資金使用過程中存在的問題，提高資金使用效率。四、物料庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到采購部門通知的到貨信息后，應安排專人負責物料驗收工作。驗收人員應根據采購訂單和相關標準，對物料的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對。2.驗收合格的物料，驗收人員應在《物料入庫單》上簽字確認，并注明驗收情況?！段锪先霂靻巍窇皇饺?，一聯倉庫留存，一聯采購部門留存，一聯財務部門記賬。3.物料入庫后，倉庫管理人員應及時將物料存放到指定的倉庫位置，并按照物料的類別、規格、型號等進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。4.倉庫管理部門應建立物料入庫臺賬，詳細記錄物料的入庫日期、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息。入庫臺賬應定期與采購部門的采購記錄進行核對，確保賬賬相符。（二）存儲管理1.倉庫應保持良好的通風、干燥、清潔環境，確保物料不受潮、變質、損壞。倉庫管理人員應定期對倉庫進行巡查，及時發現和處理庫存物料存在的問題。2.對有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆物品、化學危險品、貴重物品等，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫管理部門應定期對庫存物料進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[具體周期]，盤點結束后，應編制《物料盤點報告》，詳細記錄盤點結果。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。4.在盤點過程中，如發現庫存物料有損壞、變質、過期等情況，倉庫管理部門應及時清理，并填寫《物料報廢申請表》，報相關部門批準后進行處理。（三）發放管理1.使用部門因工作需要領用物料時，應填寫《物料領用申請表》，注明物料名稱、規格、型號、數量、用途等信息，經部門負責人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據《物料領用申請表》進行物料發放，發放人員應認真核對領用物料的名稱、規格、型號、數量等信息，確保準確無誤。發放后，應在《物料領用申請表》上簽字確認，并更新物料庫存臺賬。3.倉庫管理部門應建立物料發放臺賬，詳細記錄物料的發放日期、名稱、規格、型號、數量、領用部門、領用人等信息。發放臺賬應定期與物料庫存臺賬進行核對，確保賬賬相符。4.對于貴重物品、限量發放的物料，倉庫管理部門應嚴格按照相關規定進行發放管理，實行審批制度，確保物料的安全和合理使用。五、物料使用管理（一）使用部門職責1.使用部門應按照規定的用途和方法使用物料，不得擅自改變物料用途或挪作他用。2.對領用的物料應妥善保管，防止損壞、丟失。如因使用不當或保管不善造成物料損壞、丟失的，使用部門應承擔相應的責任。3.使用部門應定期對本部門領用物料的使用情況進行統計和分析，及時發現和解決物料使用過程中存在的問題，提高物料使用效率。4.對不再使用的物料，使用部門應及時清理，并退回倉庫管理部門。退回的物料應保持完好無損，如有損壞應注明原因。（二）監督檢查1.圖書館應定期對各部門物料使用情況進行監督檢查，檢查內容包括物料領用、使用、保管、退回等環節的執行情況。2.監督檢查可采用實地查看、查閱資料、詢問相關人員等方式進行。對檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.對違反物料使用管理制度的部門和個人，圖書館將視情節輕重給予相應的處罰，如批評教育、責令整改、經濟處罰等。六、物料報廢管理（一）報廢條件1.物料已超過使用期限，且無法正常使用的。2.物料因損壞、變質、老化等原因，已無法修復或無修復價值的。3.因圖書館業務調整、設備更新等原因，不再使用且無轉讓價值的物料。（二）報廢申請與審批1.倉庫管理部門或使用部門發現符合報廢條件的物料后，應填寫《物料報廢申請表》，詳細說明物料名稱、規格、型號、數量、購置時間、報廢原因等信息，并附上相關證明材料。2.《物料報廢申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門審核。財務部門審核通過后，報圖書館主管領導審批。3.圖書館主管領導根據實際情況進行審批，如批準報廢，應在《物料報廢申請表》上簽字確認，并下達報廢處理通知。（三）報廢處理1.經批準報廢的物料，倉庫管理部門應及時進行清理，并按照相關規定進行處理。對于