公司接待用煙酒管理制度一、總則1.目的為進一步規范公司接待用煙酒的管理，節約費用開支，樹立公司良好形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門在公務接待活動中涉及煙酒的使用、采購、保管、報銷等相關事宜。3.基本原則節約適度原則：接待用煙酒應根據實際接待需要，合理安排，避免鋪張浪費。對口接待原則：根據來訪客人的身份、接待規格等，安排相應檔次的煙酒。審批規范原則：嚴格執行審批流程，確保接待用煙酒的使用合規、透明。二、煙酒的采購1.采購標準根據公司接待業務量和過往接待數據，綜合考慮市場價格波動等因素，制定年度煙酒采購預算。采購預算應明確不同檔次煙酒的采購數量、金額上限等。采購的煙酒應符合國家相關質量標準，優先選擇知名度高、品質可靠、市場口碑好的品牌產品。2.采購渠道通過公開招標、詢價采購等方式，選擇具有良好信譽的供應商。供應商應具備合法的經營資質，能夠提供正規發票等相關采購憑證。定期對供應商進行評估，包括產品質量、價格水平、交貨及時性、售后服務等方面，確保供應商能夠持續滿足公司采購需求。3.采購流程需求申請：各部門根據接待任務，提前填寫《接待用煙酒采購申請表》，詳細注明所需煙酒的品牌、規格、數量等信息，并提交部門負責人審核。部門審核：部門負責人對申請表進行審核，確認接待任務的必要性和煙酒需求的合理性后，簽字批準并提交至行政部門。行政審核與采購：行政部門收到申請表后，對申請信息進行再次審核，并結合庫存情況進行綜合考量。審核通過后，按照既定采購渠道進行采購。采購過程中應嚴格按照采購標準執行，確保采購環節的合規性。驗收與入庫：煙酒采購到貨后，行政部門負責組織相關人員進行驗收。驗收內容包括數量、規格、質量等方面，確保與采購申請一致。驗收合格后，辦理入庫手續，并做好庫存登記。三、煙酒的保管1.保管場所設立專門的煙酒倉庫，倉庫應具備安全、防潮、防蟲、防火等條件，確保煙酒儲存環境適宜。2.庫存管理建立詳細的煙酒庫存臺賬，記錄煙酒的入庫時間、品牌、規格、數量、領用情況等信息，做到賬實相符。定期對庫存進行盤點，每月末進行一次小盤點，每季度末進行一次大盤點。盤點結果應形成書面報告，如發現賬實不符情況，應及時查明原因并進行處理。3.保管要求不同品牌、規格的煙酒應分類存放，擺放整齊有序，便于識別和查找。倉庫應配備相應的消防器材，確保消防安全。嚴禁在倉庫內吸煙和使用明火，防止發生火災事故。加強倉庫的安全保衛工作，設置門禁系統，限制無關人員進入倉庫。倉庫管理人員應定期檢查門窗、防盜設施等，確保倉庫安全。四、煙酒的領用1.領用流程領用申請：接待部門根據接待安排，填寫《接待用煙酒領用申請表》，明確領用煙酒的品牌、規格、數量、接待事由、預計接待人數等信息，并提交部門負責人審批。部門審批：部門負責人對領用申請進行審核，確認接待任務的真實性和必要性，以及煙酒領用數量的合理性后，簽字批準。行政審批：將經部門負責人批準的申請表提交至行政部門。行政部門根據庫存情況進行審批，如庫存充足，則予以批準，并辦理領用手續；如庫存不足，應及時通知采購部門補貨，并根據實際情況調整領用數量或安排替代方案。領用發放：行政部門根據審批通過的申請表，按照規定的數量發放煙酒。發放時，雙方應在《接待用煙酒領用登記表》上簽字確認。2.領用記錄每次領用煙酒后，應及時在庫存臺賬和領用登記表上進行記錄，詳細注明領用時間、部門、接待事由、煙酒品牌規格及數量等信息，以便追溯和查詢。五、接待用煙酒的使用標準1.一般接待標準對于一般性業務接待，可根據實際情況選擇適當檔次的煙酒。例如，每桌可配備中檔香煙12包，普通瓶裝白酒不超過1瓶。在選擇香煙品牌時，應優先考慮本地市場常見且具有一定知名度的品牌，如[具體品牌示例1]、[具體品牌示例2]等；白酒可選擇[具體品牌示例3]、[具體品牌示例4]等價位適中的產品。2.重要接待標準針對重要客戶、合作伙伴或上級領導的來訪接待，應適當提高煙酒檔次。每桌可配備高檔香煙23包，高檔瓶裝白酒12瓶。高檔香煙可選擇[具體品牌示例5]、[具體品牌示例6]等知名品牌；高檔白酒可選擇[具體品牌示例7]、[具體品牌示例8]等具有較高品牌價值的產品。3.外事接待標準外事接待應遵循國際慣例和外交禮儀，煙酒配備應體現公司的國際化形象和尊重。具體標準可根據來訪外賓的級別、國別、文化背景等因素，在充分征求外事部門意見后確定。一般情況下，外事接待用煙可選擇國際知名品牌，如[具體國際品牌示例1]、[具體國際品牌示例2]等；用酒可根據外賓的飲酒習慣，選擇優質葡萄酒、洋酒或具有中國特色的高檔白酒，如[具體品牌示例9]、[具體品牌示例10]等。六、接待用煙酒的報銷1.報銷憑證接待用煙酒的報銷必須提供正規的發票，發票內容應清晰注明煙酒的品牌、規格、數量、單價、金額等信息。發票上的購貨單位名稱應與公司全稱一致。同時，應附《接待用煙酒領用申請表》和《接待用煙酒領用登記表》作為報銷附件，詳細說明煙酒的領用用途、接待情況等。2.報銷流程經辦人填寫報銷單：接待任務完成后，經辦人按照公司財務報銷制度的要求，填寫費用報銷單，將發票及相關附件粘貼整齊，并在報銷單上注明接待事由、日期、參與接待人員等信息。部門審核：經辦人所在部門負責人對報銷單進行審核，核實接待事項的真實性、煙酒使用的合理性以及報銷金額的準確性等，審核通過后簽字確認。財務審核：財務部門收到報銷單后，對報銷憑證的合法性、合規性以及報銷金額的計算等進行審核。如有不符合規定的情況，應及時通知經辦人進行更正或補充相關資料。審核無誤后，財務負責人簽字批準。領導審批：根據公司財務審批權限規定，報銷單提交至公司領導進行最終審批。領導審批通過后，報銷單方可進入報銷流程。報銷支付：財務部門根據經領導審批后的報銷單，按照公司資金支付流程進行款項支付，將報銷金額支付至經辦人指定的賬戶。七、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對接待用煙酒的采購、使用、保管、報銷等情況進行審計監督。審計內容包括制度執行情況、采購流程合規性、庫存管理準確性、報銷憑證真實性等方面。審計部門根據審計結果出具審計報告，對于發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反制度規定的行為，按照公司相關規定進行嚴肅處理。2.定期檢查行政部門定期對煙酒倉庫進行檢查，包括庫存數量核對、保管情況檢查等，確保庫存賬實相符，煙酒保管安全、規范。同時，不定期對各部門接待用煙酒的使用情況進行抽查，檢查是否按照規定的標準和流程使用煙酒，是否存在超標準接待或違規使用煙酒的情況。3.投訴舉報機制設立投訴舉報郵箱和電話，鼓勵公司員工對違規使用接待用煙酒的行為進行監督和舉報。對于收到的投訴舉報信息，公司將及時進行調查核實。對于經查實的違規行為，將視情節輕重給予相應的處罰，包括批評教育、責令整改、經濟處罰、紀律處分等，并對舉報人給予適當的獎勵。八、違規處理1.對違規領用煙酒行為的處理對于未經審批擅自領用接待用煙酒的行為，責令退回所領用的煙酒，并對相關責任人進行批評教育。如因擅自領用導致庫存賬目混亂或其他不良后果的，根據情節輕重給予責任人警告、罰款等處罰。罰款金額根據造成的損失情況確定，一般不低于所領用煙酒價值的[X]%。2.對超標準使用煙酒行為的處理發現超標準使用接待用煙酒的情況，責令相關部門或人員說明原因。如因特殊情況確需超標準使用的，應補辦審批手續。如無法說明合理原因或未補辦審批手續的，對超標準部分的費用由相關責任人自行承擔，并給予警告處分。對于多次超標準使用煙酒且情節嚴重的部門或個人，除承擔超標準費用外，還將給予降職、降薪等紀律處分。3.對其他違規行為的處理對于在煙酒采購、保管、報銷過程中存在弄虛作假、貪污受賄等違規行為的，一經查實，將依法依規追究相關責任人的法律責任，并追回違規所得。同時，對涉及違規行為的部門或個人進行全公司通報批評，以起到警示作用，防止類似問題再次發生。九、附則