后勤文書及檔案管理制度一、總則1.目的為加強公司后勤文書及檔案管理，確保公司各類文件資料的規范處理與妥善保存，提高工作效率，維護公司信息安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及后勤工作的文書及檔案管理。3.管理原則遵循及時、準確、完整、安全的原則，確保文書及檔案的有效管理與利用。二、文書管理（一）文書的分類1.行政公文：包括公司發布的各類通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文件：與公司后勤業務相關的合同、協議、規劃、方案等。3.內部資料：公司內部會議紀要、工作簡報、統計報表等。4.外來文件：上級部門、相關單位及合作伙伴發來的文件。（二）文書的起草與審核1.起草各部門負責相關文書的起草工作，應確保內容準確、條理清晰、語言規范。涉及重要事項或多部門協作的文書，由主辦部門牽頭起草，并征求相關部門意見。2.審核初稿完成后，起草部門負責人應進行審核，重點審核內容的準確性、完整性和合規性。重要文書需提交分管領導審核，審核通過后方可進入發文流程。（三）文書的編號與登記1.編號行政公文、重要業務文件等應進行編號，以便于管理和查詢。編號規則由公司統一制定，確保編號的唯一性和系統性。2.登記設立文書登記臺賬，對文書的名稱、編號、起草部門、日期、流轉情況等進行詳細登記。登記信息應及時更新，保證臺賬的準確性和完整性。（四）文書的印發與分發1.印發經審核通過的文書，由行政部門負責印發。印發時應確保格式規范、排版整齊，按照規定的份數進行印制。2.分發行政部門根據文書的發送范圍，及時將文書分發給相關部門和人員。對于重要文件，應采用專人送達或機要傳遞等方式，確保文件安全、及時送達。（五）文書的傳閱與處理1.傳閱收到文書的部門和人員應及時進行傳閱，不得延誤。傳閱過程中應做好登記，注明傳閱時間和傳閱人，確保文書的流轉可追溯。2.處理相關人員應根據文書內容及時進行處理，并將處理結果反饋給行政部門。需要回復的文書，應按照規定的格式和時限進行回復。（六）文書的歸檔1.定期歸檔各部門應在每月末或每季度末將本部門形成的文書整理歸檔，交行政部門統一保管。歸檔的文書應齊全完整、分類清晰、裝訂整齊。2.臨時歸檔對于緊急或重要的臨時文件，應在處理完畢后及時歸檔，確保文件不丟失。三、檔案管理（一）檔案的分類1.行政管理檔案：包括公司組織架構、人事檔案、行政事務文件等。2.后勤業務檔案：如物資采購檔案、設備維護檔案、食堂管理檔案等。3.財務檔案：各類財務報表、憑證、合同等。4.項目檔案：公司開展的各類項目相關文件資料。（二）檔案的收集與整理1.收集各部門負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的全面性。檔案管理人員應定期督促各部門及時收集檔案，避免文件資料的遺漏。2.整理收集到的檔案應按照分類標準進行整理，剔除重復、無效的文件。對檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，便于查詢和檢索。（三）檔案的保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施。檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.保管期限根據檔案的性質和重要程度，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為短期（15年）、中期（510年）、長期（10年以上）。3.檔案的存放按照檔案類別和保管期限，將檔案有序存放在檔案柜中。同一類檔案應集中存放，便于查找和管理。（四）檔案的借閱與利用1.借閱申請因工作需要借閱檔案的人員，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及數量、預計歸還日期等。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.借閱審批檔案管理部門根據申請內容進行審批，對于重要檔案的借閱，需經分管領導批準。審批通過后，檔案管理人員向借閱人發放檔案，并做好借閱登記。3.借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。借閱人應按時歸還檔案，如有特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況。4.檔案利用借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印或泄露檔案內容。如需復印檔案資料，應經檔案管理部門同意，并在指定地點進行復印。（五）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間等因素，確定檔案是否仍有保存價值。2.銷毀對于確無保存價值的檔案，經鑒定小組審核、分管領導批準后，進行銷毀處理。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。銷毀記錄應詳細登記銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間等，由監銷人員和檔案管理人員簽字確認后存檔。四、信息化管理1.文書及檔案數字化逐步推進文書及檔案的數字化工作，將重要文件資料進行掃描錄入系統，建立電子檔案庫。電子檔案應與紙質檔案同步更新，確保信息的一致性和完整性。2.信息系統建設建立完善的文書及檔案管理信息系統，實現文件起草、審核、印發、傳閱、歸檔、查詢、借閱等流程的信息化管理。系統應具備權限管理功能，不同人員根據其工作職責和權限訪問相應的文書及檔案信息。3.數據安全加強信息化管理過程中的數據安全保護，采取數據備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數據丟失、泄露或被篡改。定期對信息系統進行維護和升級，確保系統的穩定運行。五、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對后勤文書及檔案管理工作進行監督檢查，重點檢查制度執行情況、文件資料的完整性和準確性等。對于檢查中發現的問題，及時提出整改意見，督促相關部門進行整改。2.自我檢查各部門應定期開展自我檢查，對本部門的文書及檔案管理工作進行梳理，發現問題及時糾正。檔案管理部門應加強對各部門檔案管理工作的指導和監督，確保整體工作規范有序。六、責任追究1.違規行為界定對在后勤文書及檔案管理工作中違反本制度的行為進行明確界定，包括但不限于文件丟失、延誤處理、擅自銷毀檔案、泄露檔案信息等。2.責任追究方式