寫字樓前期樓宇管理制度總則目的為加強寫字樓前期樓宇的管理，確保寫字樓的正常使用和安全運營，維護業主、租戶及相關人員的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于本寫字樓前期樓宇內的所有區域，包括但不限于辦公區域、公共區域、配套設施等，以及在寫字樓內開展活動的所有人員和單位。基本原則1.依法依規原則：嚴格遵守國家法律法規和相關政策，確保寫字樓管理活動合法合規。2.安全第一原則：把安全放在首位，保障寫字樓內人員生命財產安全和設施設備正常運行。3.服務至上原則：以業主、租戶需求為導向，提供優質、高效、便捷的服務。4.統一管理原則：實行統一規劃、統一管理、統一標準，確保寫字樓管理的規范化和專業化。管理機構與職責管理機構設置成立寫字樓前期管理辦公室，負責寫字樓前期樓宇的日常管理工作。管理辦公室下設綜合管理部、安全保衛部、工程維護部、客戶服務部等部門。各部門職責1.綜合管理部負責寫字樓前期管理的綜合協調工作，制定和完善各項管理制度。負責文件資料的收發、歸檔和保管，組織各類會議和活動。負責人事管理、財務管理、行政事務等工作。2.安全保衛部負責寫字樓的安全保衛工作，制定安全保衛制度和應急預案。負責人員和車輛的出入管理，巡邏檢查，監控系統的運行維護。協助公安機關處理各類突發事件，保障寫字樓的安全秩序。3.工程維護部負責寫字樓設施設備的日常維護、保養和維修工作，制定設施設備維護計劃。負責水電、空調、電梯等系統的運行管理，確保設施設備正常運行。負責裝修工程的監管，確保裝修活動符合相關規定。4.客戶服務部負責與業主、租戶的溝通協調，及時了解需求并提供服務。負責辦理入住、退房手續，提供咨詢服務。負責環境衛生管理，綠化養護，公共區域的清潔消毒。寫字樓使用管理入住管理1.入住流程業主或租戶簽訂租賃合同后，提前[X]個工作日向管理辦公室提交入住申請。管理辦公室審核申請資料，確認無誤后發放入住通知書。業主或租戶按照入住通知書的要求，辦理相關手續，繳納費用。管理辦公室安排人員陪同業主或租戶驗房，確認房屋及設施設備完好后辦理交接手續。2.入住資料業主或租戶需提供身份證明、租賃合同、營業執照副本等相關資料。辦理入住手續時，需填寫《入住登記表》、《房屋及設施設備驗收表》等表格。裝修管理1.裝修申請業主或租戶如需進行裝修，提前[X]個工作日向管理辦公室提交裝修申請，并提供裝修設計圖紙、施工單位資質證明等資料。管理辦公室審核裝修申請資料，符合要求的發放《裝修許可證》。2.裝修規定裝修施工單位必須遵守國家法律法規和本寫字樓的相關規定，文明施工。裝修不得破壞房屋結構和主體設施設備，不得影響其他業主或租戶的正常使用。嚴格控制裝修時間，避免噪音、粉塵等污染，影響他人休息和工作。裝修垃圾應及時清理，不得在公共區域堆放。3.裝修監管管理辦公室安排專人對裝修工程進行監管，定期檢查裝修進度和質量。發現違規裝修行為，及時制止并要求整改，拒不整改的按照相關規定進行處理。租賃管理1.租賃合同簽訂管理辦公室負責起草租賃合同，明確雙方的權利義務。業主或租戶對租賃合同條款無異議后，簽訂租賃合同，并按照合同約定繳納租金、押金等費用。2.租金調整根據市場行情和寫字樓實際情況，管理辦公室定期對租金進行評估。如需調整租金，提前[X]個月書面通知業主或租戶，并說明調整原因和幅度。3.續租管理租賃合同到期前[X]個月，業主或租戶應書面通知管理辦公室是否續租。如續租，雙方重新簽訂租賃合同；如不續租，應在合同到期前辦理退房手續。退房管理1.退房申請業主或租戶如需退房，提前[X]個工作日向管理辦公室提交退房申請，并結清所有費用。2.退房驗收管理辦公室安排人員對房屋及設施設備進行驗收，如發現損壞或丟失，按照相關規定進行賠償。3.退房手續辦理驗收合格后，業主或租戶辦理退房手續，管理辦公室退還押金。安全保衛管理人員出入管理1.門禁系統管理寫字樓設置門禁系統，業主、租戶及工作人員憑有效證件刷卡進入。外來人員需經被訪人同意后，在門崗登記并領取臨時出入證，方可進入。2.人員身份核實門崗工作人員負責對進出人員的身份進行核實，發現可疑人員及時盤查并報告上級。車輛出入管理1.停車場管理寫字樓設置停車場，實行統一管理。業主、租戶及工作人員車輛憑有效證件辦理停車證，按規定停放。外來車輛經登記后，按臨時停車收費標準收取費用。2.車輛停放規定車輛應按指定車位停放，不得亂停亂放。嚴禁在消防通道、疏散通道等禁止停車區域停放車輛。巡邏檢查1.巡邏制度安全保衛部制定巡邏計劃，安排專人定時對寫字樓進行巡邏檢查。巡邏人員應認真填寫巡邏記錄，發現問題及時報告并處理。2.重點部位巡查加強對寫字樓出入口、電梯間、配電室、消防控制室等重點部位的巡查，確保安全。監控系統管理1.監控設備運行監控系統24小時運行，確保對寫字樓公共區域的實時監控。定期對監控設備進行維護保養，保證設備正常運行。2.監控資料保存監控資料保存期限不少于[X]天，以備查閱。突發事件應急處理1.應急預案制定安全保衛部制定突發事件應急預案，包括火災、地震、盜竊、突發疾病等。定期組織應急演練，提高應對突發事件的能力。2.突發事件處理流程突發事件發生時，現場人員應立即報告安全保衛部，并采取必要的應急措施。安全保衛部接到報告后，迅速啟動應急預案，組織人員進行救援和處理。及時向上級主管部門和相關部門報告事件情況，配合做好后續工作。工程維護管理設施設備維護計劃1.年度維護計劃工程維護部每年年初制定設施設備年度維護計劃，明確維護項目、維護時間和責任人。年度維護計劃報管理辦公室審核后實施。2.月度維護計劃根據年度維護計劃，工程維護部每月制定月度維護計劃，確保維護工作有序進行。設施設備日常維護1.水電系統維護定期對水電設施設備進行巡查，及時發現和處理漏水、漏電等問題。按照規定時間開關水電設備，保障正常供應。2.空調系統維護定期對空調系統進行清洗、保養和維修，確保制冷、制熱效果良好。檢查空調設備運行狀況，及時處理故障。3.電梯系統維護委托專業電梯維保單位對電梯進行定期維護保養，確保電梯安全運行。電梯發生故障時，及時通知維保單位進行維修，并設置警示標志。設施設備維修管理1.維修申請業主、租戶或工作人員發現設施設備故障時，可向管理辦公室提交維修申請。管理辦公室接到申請后，及時通知工程維護部進行維修。2.維修流程工程維護部維修人員接到維修任務后，及時到達現場進行檢查和維修。維修完成后，填寫維修記錄，經業主、租戶或使用部門確認后歸檔。3.緊急維修對于影響寫字樓正常使用的緊急設施設備故障，工程維護部應立即組織搶修，確保盡快恢復正常運行。裝修工程監管1.裝修工程備案業主或租戶進行裝修前，工程維護部對裝修工程進行備案，了解裝修內容和施工計劃。2.裝修工程監管內容監督裝修施工單位遵守裝修規定，確保裝修質量和安全。檢查裝修工程是否影響房屋結構和主體設施設備，發現問題及時要求整改。環境衛生管理公共區域清潔1.清潔標準制定公共區域清潔標準，包括地面、墻面、門窗、電梯等的清潔要求。公共區域應保持干凈整潔，無雜物、無污漬。2.清潔頻次根據公共區域的使用情況，制定清潔頻次，確保清潔效果。例如，地面每天清掃[X]次，電梯每[X]小時清潔消毒[X]次。綠化養護1.綠化規劃對寫字樓內的綠化區域進行規劃，合理配置植物品種。定期對綠化植物進行修剪、澆水、施肥、病蟲害防治等養護工作。2.綠化景觀維護保持綠化景觀的美觀，及時清理枯枝敗葉，更換死亡植物。環境衛生檢查1.定期檢查管理辦公室定期對環境衛生進行檢查，發現問題及時通知相關部門進行整改。2.考核評比對環境衛生管理工作進行考核評比，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。客戶服務管理客戶溝通協調1.溝通渠道建立多種客戶溝通渠道，如電話、郵件、微信公眾號、意見箱等，方便業主、租戶與管理辦公室溝通。2.溝通內容及時了解業主、租戶的需求和意見，解答疑問，處理投訴和建議。定期向業主、租戶通報寫字樓管理情況，增進相互了解。咨詢服務1.咨詢內容為業主、租戶提供寫字樓相關信息咨詢服務，如租賃政策、裝修規定、設施設備使用方法等。2.咨詢方式設立咨詢服務臺，安排專人負責解答咨詢；也可通過電話、郵件等方式提供咨詢服務。投訴處理1.投訴受理管理辦公室設立投訴電話和郵箱，受理業主、租戶的投訴。接到投訴后，及時記錄投訴內容，并安排專人進行調查處理。2.投訴處理流程調查核實投訴情況，分析原因，制定解決方案。將處理結果及時反饋給投訴人，并跟蹤回訪，確保投訴得到妥善解決。費用管理費用項目及標準1.租金根據寫字樓的位置、面積、裝修情況等因素，制定租金標準。租金可按月、季、半年或年收取。2.物業費物業費包括公共區域清潔、綠化養護、安全保衛、設施設備維護等費用。物業費標準根據實際成本核算確定。3.水電費水電費按照實際使用量收取，收費標準按照當地供電、供水部門規定執行。4.其他費用如停車費、裝修垃圾清運費等，按照相關規定收取。費用繳納1.繳費通知管理辦公室每月定期向業主、租戶發送繳費通知，明確繳費金額、繳費期限等。2.繳費方式