公司租辦公場所管理制度總則1.目的為規范公司租賃辦公場所的使用與管理，確保辦公環境安全、有序、高效，滿足公司業務發展需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司租賃的所有辦公場所，包括寫字樓、商業園區等各類辦公區域。3.基本原則合理規劃原則：根據公司業務需求和人員規模，合理規劃辦公場所的布局和功能區域。安全第一原則：確保辦公場所的設施設備安全，保障員工的生命財產安全。節約資源原則：倡導節約能源、資源，降低運營成本。文明辦公原則：營造良好的辦公環境，促進員工文明辦公。辦公場所租賃管理1.租賃決策根據公司業務發展規劃和實際需求，由行政部門提出辦公場所租賃申請，經公司管理層審批后實施。在租賃前，行政部門應進行充分的市場調研，了解不同區域、不同物業的租賃價格、配套設施、交通狀況等信息，為公司選擇合適的辦公場所提供參考。2.租賃合同簽訂租賃合同由公司法定代表人或其授權代表與出租方簽訂。合同內容應明確租賃期限、租金及支付方式、租賃面積、用途、雙方權利義務、違約責任等條款。行政部門應在合同簽訂前，將合同草案提交公司法務部門審核，確保合同合法合規。3.租賃變更與續簽如需變更租賃場所的面積、用途、租金等條款，應提前與出租方協商，并簽訂書面變更協議。在租賃期限屆滿前，行政部門應提前評估公司業務需求，決定是否續簽租賃合同。如需續簽，應在租賃期限屆滿前[X]個月與出租方協商續簽事宜，并簽訂新的租賃合同。辦公場所使用管理1.辦公區域分配行政部門根據公司組織架構和人員分布，合理分配辦公區域。各部門應按照分配的區域使用辦公場地，不得擅自占用其他部門的辦公區域。2.辦公設施配備行政部門負責根據辦公場所的實際情況和各部門需求，配備必要的辦公設施設備，如辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等。各部門應妥善使用和保管辦公設施設備，如有損壞或丟失，應及時向行政部門報告，并按照規定進行賠償。3.公共區域使用公共區域包括走廊、電梯間、會議室、茶水間、衛生間等，全體員工應共同維護公共區域的整潔和衛生。禁止在公共區域堆放雜物、張貼廣告、吸煙等行為。使用會議室應提前預約，使用后及時清理，保持會議室整潔。4.安全管理公司應建立健全辦公場所安全管理制度，加強安全防范措施，確保辦公場所的安全。員工應遵守安全規定，不得擅自更改或破壞辦公場所的安全設施設備。如發現安全隱患或發生安全事故，應立即報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。5.環境衛生管理公司應制定環境衛生管理制度，明確環境衛生責任區域和標準。各部門應負責本部門辦公區域的環境衛生，定期進行清掃和整理。行政部門應定期組織對公共區域的環境衛生檢查，對不符合要求的部門進行督促整改。費用管理1.租金及物業費支付行政部門應按照租賃合同約定的時間和方式，及時支付租金及物業費。支付前，行政部門應核對租金及物業費的金額、發票等信息，確保支付準確無誤。2.水電費及其他費用水電費及其他費用由行政部門統一管理和支付。各部門應按照實際使用情況，及時向行政部門提供水電費及其他費用的使用記錄，以便行政部門進行核算和支付。3.費用報銷員工因辦公需要發生的費用，如辦公用品、差旅費、通訊費等，應按照公司費用報銷制度的規定進行報銷。報銷時，應提供真實、合法、有效的發票等憑證，并填寫報銷申請表，經部門負責人審核、財務部門審批后報銷。設備設施管理1.設備設施采購行政部門根據辦公場所的實際需求和設備設施的使用情況，制定設備設施采購計劃。采購計劃應經公司管理層審批后實施。設備設施采購應按照公司采購管理制度的規定進行，選擇合格的供應商，確保設備設施的質量和性能。2.設備設施安裝與調試設備設施采購到貨后，行政部門應組織相關人員進行安裝與調試，確保設備設施正常運行。安裝與調試過程中，如發現設備設施存在質量問題或其他故障，應及時與供應商聯系，要求其進行維修或更換。3.設備設施維護與保養行政部門應建立設備設施維護與保養制度，定期對設備設施進行維護與保養，確保設備設施的正常運行和使用壽命。各部門應配合行政部門做好設備設施的維護與保養工作，發現設備設施故障或損壞時，應及時報告行政部門。對于重要設備設施，行政部門應制定應急預案，確保在設備設施出現故障時能夠及時采取措施進行處理，減少對公司業務的影響。4.設備設施報廢與更新設備設施達到報廢標準或因技術進步、業務發展等原因需要更新時，行政部門應及時提出報廢申請或更新計劃，經公司管理層審批后實施。報廢設備設施應按照公司固定資產管理制度的規定進行處置，確保資產的安全和完整。人員出入管理1.門禁管理公司辦公場所應安裝門禁系統，員工應使用門禁卡或密碼進入辦公區域。門禁卡由行政部門統一制作和發放，員工應妥善保管，不得轉借他人。如門禁卡丟失或損壞，應及時向行政部門報告，申請補辦。2.外來人員管理外來人員進入公司辦公場所，應經被訪部門或人員同意，并在門衛處登記相關信息后，方可進入。外來人員應在被訪部門或人員的陪同下進入辦公區域，不得擅自進入其他區域。如外來人員需在公司辦公場所停留較長時間，應辦理臨時出入證。保密管理1.保密制度公司應建立健全保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責任等內容。全體員工應嚴格遵守保密制度，保守公司商業秘密和敏感信息。2.辦公場所保密管理辦公場所應設置專門的保密區域，如會議室、檔案室等，對涉及公司商業秘密和敏感信息的文件、資料等進行妥善保管。在保密區域內，應采取必要的保密措施，如安裝監控設備、設置門禁系統等，防止信息泄露。員工在辦公場所使用電子設備時，應設置密碼或加密措施，防止數據泄露。3.文件資料管理公司文件資料應按照保密等級進行分類管理，明確文件資料的傳閱范圍和借閱權限。涉及公司商業秘密和敏感信息的文件資料，應嚴格按照保密制度的規定進行保管和處理，不得擅自復印、傳播或銷毀。文件資料的銷