公司建立資料室管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料室的規范化管理，確保資料的妥善保管、有效利用，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有部門及員工對資料室資料的使用、借閱等相關活動。（三）基本原則1.集中管理原則：公司資料室負責統一收集、整理、保管各類資料。2.分類清晰原則：資料按照類別、年份等進行科學分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、損壞或丟失。4.高效利用原則：在保證資料安全的前提下，充分發揮資料的作用，為公司各項工作提供支持。二、資料室職責（一）資料收集1.負責收集公司內部各部門產生的各類文件、報告、合同、報表等資料。2.關注行業動態，收集與公司業務相關的外部資料，如行業研究報告、政策法規等。（二）資料整理1.對收集到的資料進行分類、編號、編目，建立詳細的資料索引。2.對紙質資料進行裝訂、歸檔，對電子資料進行分類存儲，確保資料的完整性和準確性。（三）資料保管1.配備必要的保管設施，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保資料的安全存儲。2.定期對資料進行檢查、清點，及時發現并處理資料的損壞、丟失等情況。3.做好資料室的清潔、衛生工作，保持資料室環境整潔。（四）資料借閱與歸還1.負責辦理資料的借閱手續，登記借閱人、借閱時間、借閱資料名稱等信息。2.督促借閱人按時歸還資料，對逾期未還的進行催還。3.對歸還的資料進行檢查，如發現資料有損壞、丟失等情況，及時按照規定處理。（五）資料查閱1.為公司員工提供資料查閱服務，協助員工查找所需資料。2.根據公司規定，對查閱資料的范圍和方式進行限制，確保資料的合理使用。三、資料分類與編號（一）資料分類1.行政類：包括公司文件、會議紀要、規章制度、工作計劃與總結等。2.財務類：財務報表、預算報告、審計報告、合同等。3.業務類：與公司主營業務相關的資料，如市場調研報告、項目方案、客戶資料等。4.技術類：技術文檔、研發報告、專利資料等。5.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料等。6.其他類：不屬于以上分類的其他資料。（二）編號規則1.資料編號采用字母與數字相結合的方式。2.第一位字母表示資料類別，如“A”代表行政類，“F”代表財務類等。3.后面的數字按照資料的順序依次編號。4.例如，行政類的第一份資料編號為“A001”，財務類的第二份資料編號為“F002”。四、資料收集與歸檔（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門資料的收集工作，確保資料的及時、完整。2.資料應真實、準確、清晰，不得隨意涂改、偽造。3.對于重要資料，應一式多份，分別保存于不同的介質和地點，以防止意外丟失。（二）歸檔流程1.各部門收集到的資料，應定期整理后移交至資料室。2.資料室接收資料后，按照分類和編號規則進行整理、歸檔。3.建立資料歸檔清單，記錄資料的名稱、編號、來源、歸檔時間等信息。五、資料保管（一）保管環境1.資料室應保持干燥、通風、溫度適宜，避免資料受潮、發霉、變形。2.配備防火、防盜、防蟲、防潮等設施，確保資料的安全。（二）保管期限1.各類資料的保管期限根據公司規定和相關法律法規確定。2.對于已過保管期限的資料，經審批后進行銷毀處理。（三）資料盤點1.資料室定期對資料進行盤點，確保賬實相符。2.盤點內容包括資料的數量、完整性、存儲狀況等。3.對盤點中發現的問題，及時進行記錄和處理。六、資料借閱（一）借閱范圍1.公司員工因工作需要，可借閱資料室的相關資料。2.外部單位因合作、調研等原因需要借閱資料的，需經公司相關領導批準。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料名稱、借閱時間、用途等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人根據工作需要進行審核。3.申請表經部門負責人批準后，交至資料室管理員。4.資料室管理員根據申請表進行資料查找、登記，將資料借給借閱人，并要求借閱人簽字確認。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。2.重要資料的借閱期限根據具體情況確定，最長不超過[X]個工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還資料，如需延期，應提前向資料室管理員提出申請。2.歸還資料時，借閱人應確保資料的完整性和準確性，如有損壞、丟失等情況，應按照規定進行賠償。3.資料室管理員對歸還的資料進行檢查、核對，確認無誤后辦理歸還手續。七、資料查閱（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可在資料室內查閱相關資料。（二）查閱流程1.查閱人到資料室填寫《資料查閱登記表》，注明查閱資料名稱、查閱時間等信息。2.資料室管理員根據查閱人需求，協助查找資料，并提供必要的查閱條件。3.查閱人應在資料室內查閱資料，不得將資料帶出資料室。如需復印或摘錄部分內容，應按照規定辦理相關手續。（三）查閱限制1.涉及公司機密的資料，查閱人應嚴格遵守公司保密制度，不得向無關人員透露資料內容。2.對于重要資料，查閱人如需摘錄或復印，應經資料室管理員同意，并按照規定進行登記。八、資料保密（一）保密措施1.資料室管理員應嚴格遵守公司保密制度，對資料的內容嚴格保密。2.資料室應設置門禁系統，限制無關人員進入。3.對涉及公司機密的資料，應進行加密存儲，并采取其他必要的保密措施。（二）保密責任1.借閱人、查閱人應妥善保管所借閱、查閱的資料，不得泄露資料內容。2.如因工作需要對外提供資料，應按照公司規定進行審批，并采取必要的保密措施。3.對于違反保密規定的行為，公司將依法追究相關人員的責任。九、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無留存價值的資料。2.因公司業務調整、機構變更等原因不再需要的資料。3.涉及公司機密但已不再具有保密價值的資料。（二）銷毀流程1.資料室管理員定期清理已過保管期限的資料，填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、數量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交至公司相關領導審批。3.申請表經領導批準后，資料室管理員會同相關部門人員對資料進行銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。5.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。十、附則（一）解釋權本制度由公司人事總監負責解釋。