施工現場檔案管理制度一、總則（一）目的為加強施工現場檔案管理，確保檔案資料的完整、準確、系統和有效利用，為項目建設、運營及后續維護提供可靠依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有施工現場的檔案管理工作，包括但不限于工程項目、基礎設施建設項目等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映施工現場的實際情況，確保其真實性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋施工全過程的各類文件、資料，保證檔案的全面性和完整性。3.系統性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，使其具有系統性和邏輯性，便于查找和利用。4.及時性原則：各項檔案資料應隨工程進度同步收集、整理和歸檔，確保檔案的時效性。5.保密性原則：對于涉及公司機密、商業秘密及個人隱私的檔案資料，應嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善施工現場檔案管理制度，并監督執行。2.指導、協調各部門和施工單位的檔案管理工作，提供業務培訓和咨詢服務。3.集中統一管理施工現場的各類檔案資料，建立檔案數據庫，實現檔案信息的電子化存儲和檢索。4.定期對檔案進行整理、鑒定、統計和保管期限的調整，確保檔案的質量和安全。5.按照規定向公司內部各部門、上級主管部門及相關單位提供檔案查閱、借閱服務。（二）項目負責人職責1.負責本項目檔案管理工作的組織和領導，確保檔案管理工作與項目建設同步進行。2.督促項目各部門和施工單位及時收集、整理和移交檔案資料，對檔案的完整性、準確性負責。3.協調解決檔案管理工作中出現的問題，為檔案管理工作提供必要的資源支持。（三）施工單位職責1.負責本單位施工過程中形成的各類檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料符合相關標準和要求。2.按照合同約定和項目檔案管理部門的要求，及時向項目檔案管理部門移交檔案資料，并辦理交接手續。3.接受項目檔案管理部門的指導和監督，對本單位檔案管理工作中存在的問題及時進行整改。（四）其他部門職責1.各部門應指定專人負責本部門在項目建設過程中形成的文件資料的收集、整理和保管工作，并按照規定及時移交項目檔案管理部門。2.在項目建設過程中，配合檔案管理部門做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，提供必要的協助和支持。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類施工現場檔案主要分為以下幾大類：1.工程前期文件：包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、施工許可證等。2.施工技術文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、測量記錄、試驗檢測報告等。3.工程質量文件：工程質量檢驗評定資料、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程驗收記錄、單位工程竣工驗收記錄、質量事故處理記錄等。4.工程安全文件：安全生產許可證、安全專項施工方案、安全檢查記錄、安全教育培訓記錄、安全事故報告及處理記錄等。5.工程進度文件：工程總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃、進度報表、進度分析報告等。6.工程造價文件：工程預算書、工程結算書、工程量清單、工程變更造價文件、索賠文件等。7.物資設備文件：物資采購計劃、物資采購合同、物資到貨驗收記錄、設備選型及采購文件、設備安裝調試記錄等。8.合同文件：工程總承包合同、分包合同、勞務合同、租賃合同、采購合同等。9.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工圖、工程質量保修書、工程決算審計報告等。10.其他文件：與項目建設有關的會議紀要、來往函件、照片、音像資料等。（二）編號規則為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進行統一編號。編號采用“分類代碼+年份+順序號”的形式，具體如下：1.分類代碼：根據檔案分類，分別賦予不同的代碼，如工程前期文件為“A”，施工技術文件為“B”等。2.年份：采用公元紀年，取年份的后兩位數字，如2023年表示為“23”。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，一份2023年形成的施工技術文件中的第5份文件，其編號為“B23005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和施工單位應明確檔案收集責任人，按照檔案管理的要求，及時收集本部門或本單位在項目建設過程中形成的各類文件資料。2.檔案收集應做到全面、完整，涵蓋項目建設的各個環節和方面，不得遺漏重要文件資料。3.對于外來文件，如上級主管部門的批復、設計文件、監理文件等，應及時簽收、登記，并進行有效管理。（二）整理要求1.檔案整理應遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。2.對收集到的文件資料進行分類、組卷，同一類別的文件應集中整理，不同類別的文件應分開存放。3.卷內文件應按照一定的順序排列，一般為封面、目錄、文件材料、備考表等。文件材料應按照重要程度、時間先后順序等進行排列。4.對每份文件應進行編號，并在文件首頁右上角加蓋檔號章，注明檔號、年度、保管期限等信息。5.填寫卷內目錄，目錄應包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目，確保目錄準確、清晰。6.編制備考表，備考表應注明卷內文件的整理情況、缺損情況、補充情況等，備考表應放置在卷末。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.各部門和施工單位應在項目建設過程中，按照檔案管理的規定，定期將整理好的檔案資料移交項目檔案管理部門。2.歸檔的檔案資料應齊全、完整、準確，符合檔案整理的要求，同時應確保電子檔案與紙質檔案內容一致。3.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，清單應包括檔案名稱、數量、檔號、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。（二）移交程序1.施工單位在工程竣工后，應在規定的時間內，將本單位形成的全部檔案資料整理完畢，并向項目檔案管理部門提交檔案移交申請。2.項目檔案管理部門收到移交申請后，應組織相關人員對施工單位提交的檔案資料進行審核，審核合格后辦理檔案移交手續。3.檔案移交手續辦理完畢后，施工單位應將檔案資料的電子版本上傳至項目檔案管理部門指定的檔案管理系統，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。4.項目檔案管理部門應對接收的檔案資料進行登記、編號，并按照檔案分類進行存放，同時更新檔案管理系統中的檔案信息。六、檔案的保管與保護（一）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準，防止檔案因受潮、霉變、蟲蛀等原因損壞。3.對檔案應進行分類存放，不同類別的檔案應分開存放，并按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）保護措施1.建立檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，嚴禁無關人員進入檔案庫房。2.安裝必要的安全監控設備，對檔案庫房進行24小時監控，確保檔案的安全。3.對重要檔案應采取備份措施，備份檔案應異地存放，防止因自然災害、人為破壞等原因導致檔案丟失。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識，確保檔案管理工作的安全進行。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案資料時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等信息，并經本部門負責人簽字同意后，提交項目檔案管理部門。2.項目檔案管理部門收到查閱申請表后，應按照規定進行審核，審核通過后，安排專人負責提供檔案查閱服務。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱內容、查閱人等信息，并在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損，嚴禁擅自復制、拍照、攝像檔案資料。如需復制檔案資料，應按照規定辦理審批手續。（二）借閱規定1.因工作需要借閱檔案資料時，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限等信息，并經本部門負責人簽字同意后，提交項目檔案管理部門。2.項目檔案管理部門收到借閱申請表后，應按照規定進行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱檔案時，借閱人員應在檔案借閱登記簿上登記借閱時間、借閱內容、借閱人等信息，并向檔案管理部門繳納一定的押金。押金金額應根據檔案的重要程度和價值確定，借閱期滿歸還檔案后，押金如數退還。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，嚴禁在檔案上涂改、標記、污損、丟失。如因保管不善導致檔案丟失或損壞，借閱人員應承擔相應的賠償責任。5.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案資料。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人員承擔相應的責任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、區別對待、確保重點、便于利用的原則，對檔案的保存價值進行科學評估。2.根據檔案的形成時間、內容、來源、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現實價值和未來利用價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目負責人、相關專業技術人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據檔案的保存價值，確定檔案的存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案名稱、檔號、保管期限、銷毀原因等信息，并經鑒定小組組長簽字確認。4.檔案銷毀清冊報公司主管領導審批后，方可進行檔案銷毀。（四）銷毀要求1.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門派人監銷。監銷人員應認真核對檔案銷毀清冊，確保銷毀的檔案與清冊一致。2.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀完畢后，監銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告公司主管領導。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的施工現場檔案管理信息系統，實現檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。2.通過信息化手段，實現檔案資源的共享和協同辦公，為項目建設和公司管理提供有力的支持。（二）信息系統功能1.檔案錄入：實現檔案資料的電子化錄入，包括文件的基本信息、內容摘要、掃描圖像等，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案資料。3.權限管理：設置不同的用戶角色和權限，對檔案的查閱、借閱、修改等操作進行嚴格的權限控制，確保檔案信息的安全。4.統計分析：對檔案的數量、類別、保管期限等進行統計分析，生成各類統計報表，為檔案管理決策提供數據支持。5.備份與恢復：定期對檔案數據進行備份，確保數據的安全性和可靠性。在數據出現故障時，能夠及時進行恢復，保證檔案管理工作的正常進行。（三）數據管理1.建立檔案數據管理制度，規范