商超商品采購(gòu)流程規(guī)定

商超商品采購(gòu)流程規(guī)定一、總則1.目的：為規(guī)范本商超的商品采購(gòu)行為，確保采購(gòu)流程的高效、透明、公正，保證所采購(gòu)商品的質(zhì)量與供應(yīng)的穩(wěn)定性，滿足消費(fèi)者需求，同時(shí)控制采購(gòu)成本，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本商超所有商品的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于食品、日用品、服裝、電器等各類商品的采購(gòu)。3.原則-質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：在采購(gòu)過(guò)程中，必須將商品質(zhì)量放在首位，確保所采購(gòu)商品符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及商超的質(zhì)量要求。-價(jià)格合理原則：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研與談判，在保證商品質(zhì)量的前提下，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。-供應(yīng)穩(wěn)定原則：選擇具有良好信譽(yù)和穩(wěn)定供應(yīng)能力的供應(yīng)商，確保商品能夠及時(shí)、持續(xù)供應(yīng)，避免出現(xiàn)缺貨現(xiàn)象。-公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對(duì)待所有供應(yīng)商一視同仁，杜絕任何形式的不正當(dāng)行為。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門-負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)商超的銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)等因素，確定各類商品的采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。-進(jìn)行供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、評(píng)估與管理，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。-組織采購(gòu)談判，與供應(yīng)商就商品價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購(gòu)合同。-跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保商品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。-對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行控制與分析，尋找降低采購(gòu)成本的機(jī)會(huì)和方法。2.需求部門（各商品銷售部門）-根據(jù)銷售情況和市場(chǎng)趨勢(shì)，向采購(gòu)部門提交商品采購(gòu)需求申請(qǐng)，明確所需商品的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。-協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，提供有關(guān)商品質(zhì)量、價(jià)格、消費(fèi)者反饋等方面的信息。-參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，對(duì)所采購(gòu)商品的適用性提出意見(jiàn)和建議。-負(fù)責(zé)所采購(gòu)商品的驗(yàn)收工作，確保商品的數(shù)量、質(zhì)量等符合要求。3.質(zhì)量管理部門-制定商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，為采購(gòu)和驗(yàn)收工作提供依據(jù)。-參與供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估，對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系等進(jìn)行審核。-對(duì)采購(gòu)的商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和抽檢，確保商品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。-處理商品質(zhì)量問(wèn)題，協(xié)調(diào)采購(gòu)部門與供應(yīng)商解決質(zhì)量糾紛。4.財(cái)務(wù)部門-參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行評(píng)估。-負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的安排和支付，確保采購(gòu)款項(xiàng)按時(shí)、準(zhǔn)確支付給供應(yīng)商。-對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，為采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)支持。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開(kāi)發(fā)-采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)公告等。-對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，根據(jù)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、信譽(yù)狀況等因素，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。-向初步篩選合格的供應(yīng)商發(fā)送供應(yīng)商調(diào)查問(wèn)卷，了解其公司概況、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等方面的情況。2.供應(yīng)商評(píng)估-成立供應(yīng)商評(píng)估小組，由采購(gòu)部門、質(zhì)量管理部門、需求部門等相關(guān)人員組成。-對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備狀況、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等方面的實(shí)際情況。-根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查問(wèn)卷、實(shí)地考察結(jié)果、樣品檢驗(yàn)情況等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括質(zhì)量保證能力、價(jià)格水平、供應(yīng)能力、交貨期、售后服務(wù)等方面。-為每個(gè)供應(yīng)商建立評(píng)估檔案，記錄評(píng)估過(guò)程和結(jié)果，作為供應(yīng)商選擇和管理的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇-根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇綜合得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。-對(duì)于關(guān)鍵商品或大型采購(gòu)項(xiàng)目，可選擇多家合格供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判，以獲取最優(yōu)的采購(gòu)條件。-與選定的供應(yīng)商簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、保密條款等內(nèi)容。4.供應(yīng)商考核-定期（每季度或半年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括商品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。-根據(jù)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予增加采購(gòu)量、優(yōu)先付款等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)一般的供應(yīng)商提出改進(jìn)要求，督促其提高績(jī)效；對(duì)于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，視情況減少采購(gòu)量、暫停合作或終止合作。四、采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求收集-各商品銷售部門每月末根據(jù)銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存情況、市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)等因素，填寫商品采購(gòu)需求申請(qǐng)表，提交給采購(gòu)部門。-采購(gòu)部門對(duì)各銷售部門提交的采購(gòu)需求申請(qǐng)表進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合商超的整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和庫(kù)存策略，確定初步的采購(gòu)需求。2.市場(chǎng)調(diào)研-采購(gòu)人員針對(duì)初步確定的采購(gòu)需求，開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研。調(diào)研內(nèi)容包括商品的市場(chǎng)價(jià)格、質(zhì)量狀況、品牌情況、供應(yīng)渠道等方面。-通過(guò)與不同供應(yīng)商溝通、查閱行業(yè)報(bào)告、參加行業(yè)研討會(huì)等方式，收集市場(chǎng)信息，為采購(gòu)計(jì)劃的制定提供參考。3.采購(gòu)計(jì)劃編制-采購(gòu)部門根據(jù)需求收集和市場(chǎng)調(diào)研的結(jié)果，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)商品的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)算金額等內(nèi)容。-采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)商超主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。五、采購(gòu)流程執(zhí)行1.采購(gòu)申請(qǐng)審批-采購(gòu)人員根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，詳細(xì)列出采購(gòu)商品的相關(guān)信息，并附上供應(yīng)商報(bào)價(jià)單等資料。-采購(gòu)申請(qǐng)單依次經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、商超主管領(lǐng)導(dǎo)審批。各級(jí)審批人員應(yīng)根據(jù)職責(zé)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性、預(yù)算等方面進(jìn)行審核。2.采購(gòu)談判-采購(gòu)申請(qǐng)單審批通過(guò)后，采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括商品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、包裝、運(yùn)輸方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。-在談判過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的底線和需求，運(yùn)用談判技巧，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。談判過(guò)程應(yīng)做好記錄。3.合同簽訂-采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)人員起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、合法。-采購(gòu)合同需經(jīng)采購(gòu)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核，審核通過(guò)后由雙方法人代表或授權(quán)代表簽字蓋章生效。4.訂單下達(dá)-合同簽訂后，采購(gòu)人員根據(jù)合同內(nèi)容填寫采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單應(yīng)包含商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。-采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)回復(fù)。同時(shí)，采購(gòu)人員將采購(gòu)訂單副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量管理部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門等相關(guān)部門，以便做好接收貨物的準(zhǔn)備工作。5.訂單跟蹤-采購(gòu)人員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。-定期與供應(yīng)商溝通，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，應(yīng)及時(shí)督促供應(yīng)商采取措施解決問(wèn)題，并將情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。六、商品驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備-倉(cāng)庫(kù)管理部門在收到采購(gòu)訂單副本后，根據(jù)訂單信息做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排收貨場(chǎng)地、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具、通知驗(yàn)收人員等。-質(zhì)量管理部門根據(jù)商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，準(zhǔn)備相應(yīng)的檢驗(yàn)設(shè)備和檢驗(yàn)記錄表格。2.到貨驗(yàn)收-商品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員首先核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。-質(zhì)量管理部門按照規(guī)定的檢驗(yàn)比例和檢驗(yàn)方法對(duì)商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、包裝、性能、規(guī)格等方面。對(duì)于需要進(jìn)行抽檢的商品，應(yīng)嚴(yán)格按照抽樣標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)。-驗(yàn)收過(guò)程中，驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括到貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果等信息。對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，應(yīng)及時(shí)標(biāo)識(shí)并隔離存放。3.驗(yàn)收結(jié)果處理-如果商品驗(yàn)收合格，倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，將商品存入相應(yīng)的倉(cāng)庫(kù)貨位，并更新庫(kù)存記錄。-如果商品驗(yàn)收不合格，質(zhì)量管理部門出具不合格報(bào)告，說(shuō)明不合格原因和處理建議。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等。-對(duì)于因商品質(zhì)量問(wèn)題導(dǎo)致的糾紛，按照與供應(yīng)商簽訂的合同和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。如涉及質(zhì)量賠償?shù)葐?wèn)題，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。七、采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)-商品驗(yàn)收合格入庫(kù)后，采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單填寫付款申請(qǐng)單，注明采購(gòu)合同編號(hào)、商品名稱、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱、付款方式等信息。-付款申請(qǐng)單需附上采購(gòu)合同副本、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)資料，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)審核-財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行審核，包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，驗(yàn)收單的準(zhǔn)確性等。-審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司的資金狀況和付款政策，安排付款計(jì)劃。3.付款審批-付款計(jì)劃經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)商超主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體運(yùn)營(yíng)情況和資金安排進(jìn)行審批。4.款項(xiàng)支付-付款申請(qǐng)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照約定的付款方式和付款時(shí)間，將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。付款后，財(cái)務(wù)部門及時(shí)記錄付款信息，并將付款憑證副本反饋給采購(gòu)部門。八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別-采購(gòu)部門定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，風(fēng)險(xiǎn)類型包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)（如價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等）、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商破產(chǎn)、違約等）、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。-通過(guò)收集市場(chǎng)信息、分析采購(gòu)數(shù)據(jù)、總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估-對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)級(jí)，確定高、中、低不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)-針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、制定應(yīng)急預(yù)案等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)事件，可通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)合同條款、增加供應(yīng)商選擇等方式降低風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)事件，可進(jìn)行定期跟蹤和關(guān)注。-建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到設(shè)定的閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，通知相關(guān)部門采取措施應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。九、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督-采購(gòu)部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和不正當(dāng)行為。-定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況向商超管理層匯報(bào)。2.審計(jì)監(jiān)督-審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)付款等方面。-對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，要求采購(gòu)部門限期整改。對(duì)違規(guī)行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。十、培訓(xùn)與溝通1.培訓(xùn)-采購(gòu)部門定期組織內(nèi)部培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)、談判技巧、供應(yīng)商管理、質(zhì)量管理、法律法規(guī)等方面。-邀請(qǐng)外部專家或行業(yè)精英進(jìn)行講座和培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。-鼓勵(lì)采購(gòu)