安監局收文管理制度一、總則（一）目的為加強安監局收文管理，確保文件傳達及時、準確、有效，提高工作效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安監局內部所有收文的處理與管理。（三）基本原則1.及時高效原則：對收文進行快速處理，不得積壓延誤，確保文件精神及時傳達和貫徹執行。2.準確規范原則：收文登記、傳閱、辦理等環節要準確無誤，嚴格按照規定的流程和格式進行操作。3.安全保密原則：妥善保管收文，防止文件丟失、泄露，確保文件信息安全。二、收文渠道及登記（一）收文渠道1.上級機關下發的各類文件、通知、指示等，通過機要交換、專人送達、電子公文傳輸系統等方式傳遞至安監局。2.相關部門和單位報送的文件、資料，通過郵寄、專人送交等方式送達安監局。3.對涉及安全生產領域的各類媒體信息、網絡資訊等，由專人負責收集整理后報送。（二）收文登記1.設立專門的收文登記簿，由辦公室指定專人負責收文登記工作。2.收文登記內容應包括：來文日期、來文單位、文號、標題、密級、份數、附件、傳閱范圍、承辦部門及簽收人等信息。3.收文登記應及時、準確，確保不漏登、不錯登。對緊急文件要在首頁右上角加蓋“急件”印章，并注明收到時間。三、收文傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據文件內容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括局領導、相關科室負責人及其他需要知曉文件內容的人員。2.對于涉及重要事項、重大決策或全局性工作的文件，應擴大傳閱范圍，確保相關人員都能及時了解文件精神。（二）傳閱流程1.收文登記后，辦公室工作人員應立即將文件送至規定的傳閱起始人員，并附上“文件傳閱單”。2.傳閱人員在收到文件后，應在“文件傳閱單”上注明收到日期，并按照規定的傳閱順序依次傳閱。傳閱人員不得擅自擴大或縮小傳閱范圍，不得橫傳文件。3.每一位傳閱人員在傳閱完畢后，應及時將文件傳遞給下一位傳閱人員，并在“文件傳閱單”上簽名確認。如遇特殊情況不能及時傳閱，應向辦公室說明原因，并將文件妥善保管，待處理完畢后及時歸還。4.辦公室工作人員應定期對傳閱文件進行跟蹤檢查，掌握文件傳閱進度，確保文件傳閱的時效性和完整性。對于傳閱時間較長的文件，應及時提醒傳閱人員盡快閱處。（三）傳閱要求1.傳閱人員應認真閱讀文件內容，領會文件精神，不得隨意擱置、拖延文件傳閱。2.傳閱文件應保持整潔、完好，不得在文件上圈畫、批注或污損。如有需要對文件內容進行批示、建議等，應使用專用紙張，并附在文件后面一同傳閱。3.文件傳閱完畢后，應由辦公室統一收回保管。收回時應檢查文件是否齊全，有無缺頁、損壞等情況。四、收文辦理（一）文件承辦1.根據文件內容和職責分工，明確文件的承辦部門和承辦人員。承辦部門和承辦人員應及時、認真地對文件進行研究處理，并在規定的時間內完成承辦任務。2.承辦人員在接到文件后，應首先對文件進行仔細閱讀，了解文件要求和目的。然后根據工作實際情況，提出具體的辦理意見和措施，并填寫“文件辦理單”，經部門負責人審核后報分管領導審批。3.對于涉及多個部門的文件，由辦公室根據文件內容和相關部門職責進行協調，明確主辦部門和協辦部門。主辦部門負責牽頭組織辦理文件，并及時與協辦部門溝通協調，確保文件辦理工作順利進行。（二）辦理期限1.一般文件應在收到文件后的[X]個工作日內辦理完畢；緊急文件應在規定的緊急程度要求的時間內辦理完畢，特殊情況不能按時辦理的，應及時向辦公室和分管領導說明情況。2.辦公室應定期對文件承辦情況進行檢查和催辦，對超過辦理期限的承辦部門和承辦人員進行督促提醒，確保文件辦理工作按時完成。（三）辦理反饋1.承辦部門和承辦人員在文件辦理完畢后，應及時將辦理結果反饋給辦公室。辦理結果應以書面形式或通過電子公文系統報送，內容應包括文件辦理情況、落實措施、取得的成效、存在的問題及下一步工作建議等。2.辦公室收到承辦部門的辦理反饋后，應對辦理結果進行審核。如發現辦理結果不符合要求或未達到預期目標的，應及時退回承辦部門，要求其重新辦理。五、收文存檔（一）存檔范圍1.上級機關下發的各類文件、通知、指示等，以及安監局向上級機關報送的重要文件、報告等。2.相關部門和單位報送的文件、資料，以及安監局對外發送的具有留存價值的文件、函件等。3.安監局內部形成的各類文件、會議紀要、工作計劃、工作總結等資料。（二）存檔流程1.文件辦理完畢后，承辦部門應將文件原件及相關辦理材料整理齊全，移交辦公室進行存檔。2.辦公室工作人員對移交的文件進行審核、分類、編號后，按照檔案管理的要求進行裝訂、編目、上架保存。3.建立電子檔案，將紙質文件的內容進行掃描錄入，實現電子文件與紙質文件同步存檔管理。電子檔案應按照一定的分類標準進行存儲，并定期進行備份，確保檔案數據的安全。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的，應填寫“檔案查閱申請表”，注明查閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報辦公室審批。2.辦公室根據審批意見，安排專人負責查閱檔案，并在查閱現場進行監督。查閱人員應嚴格遵守檔案查閱規定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容，不得在檔案上圈畫、批注或污損。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還辦公室，并在“檔案查閱登記表”上簽名確認。如需復制檔案內容，應按照檔案管理的有關規定辦理審批手續。六、收文保密（一）保密要求1.收文管理人員應嚴格遵守國家保密法律法規和安監局保密制度，對收文內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.在文件的傳遞、傳閱、辦理等過程中，要采取必要的保密措施，防止文件信息丟失、泄露。如發現文件有丟失、泄露跡象，應立即采取措施進行處理，并及時報告領導。（二）涉密文件管理1.對于涉密文件，應按照國家保密規定進行標識、登記、傳閱、保管和銷毀。涉密文件的傳遞應通過機要渠道進行，不得通過普通郵政、快遞等方式傳遞。2.涉密文件的傳閱應在符合保密要求的場所進行，傳閱人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自擴大傳閱范圍。涉密文件閱畢后應及時歸還，不得私自留存。3.涉密文件的銷毀應按照國家有關規定進行，由專人負責監督銷毀過程，確保文件信息徹底銷毀。銷毀記錄應保存備查。七、收文信息化管理（一）電子公文處理系統1.建立電子公文處理系統，實現收文的在線登記、傳閱、辦理、存檔等功能。收文管理人員應熟練掌握電子公文處理系統的操作方法，確保電子公文處理工作的順利進行。2.對于通過電子公文傳輸系統接收的文件，應及時進行下載、登記和處理。在電子公文處理系統中，應按照規定的流程進行文件的傳閱、批示、辦理等操作，并及時跟蹤文件處理進度。3.定期對電子公文處理系統的數據進行備份，防止數據丟失。同時，要加強對電子公文處理系統的安全防護，設置用戶權限，防止非法訪問和數據泄露。（二）移動辦公應用1.推廣使用移動辦公應用，方便收文管理人員隨時隨地查閱和處理文件。收文管理人員應按照要求安裝移動辦公應用，并進行注冊登錄。2.在移動辦公應用中，收文管理人員可以及時接收文件提醒，進行文件的查閱、批示、傳閱等操作，并實時跟蹤文件處理進度。同時，還可以利用移動辦公應用的拍照、錄音、批注等功能，對文件進行處理和反饋。3.加強對移動辦公應用的安全管理，設置登錄密碼、指紋識別等安全認證方式，確保移動辦公應用的使用安全。八、收文監督與考核（一）監督檢查1.辦公室負責對收文管理工作進行定期監督檢查，檢查內容包括收文登記、傳閱、辦理、存檔等環節的執行情況，以及文件處理的時效性和準確性等。2.監督檢查可采取查閱文件、查看記錄、實地走訪等方式進行。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并督促相關部門和人員進行整改。（二）考核評價1.建立收文管理工作考核評價機制，對各部門和收文管理人員的收文管理工作進行考核評價。考核評價指標包括文件處理及時率、文件辦理準確率、文件傳閱規范率、文件存檔完整率等。2.考核評價結果將與部門和個人的年終績效考核掛鉤，對收文管