總經辦會議管理制度一、總則（一）目的為規范總經辦會議的組織與管理，提高會議效率和質量，確保總經辦各項決策的科學性、民主性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于總經辦組織召開的各類會議，包括但不限于總經理辦公會、專題會議、決策會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應圍繞工作重點和實際問題，簡潔明了，注重實效，避免形式主義。2.民主集中原則：充分發揚民主，廣泛聽取各方意見和建議，同時堅持集中決策，確保會議決議的科學性和權威性。3.信息共享原則：及時、準確地傳達公司的政策、方針、工作進展及相關信息，促進部門之間的溝通與協作。二、會議分類及職責（一）總經理辦公會1.會議職責總經理辦公會是公司最高層級的決策會議，負責審議和決策公司重大事項，包括但不限于公司發展戰略、年度經營計劃、財務預算、重大投資項目、組織架構調整、重要人事任免等。2.參會人員總經理、副總經理、財務總監、各部門負責人等。根據會議議題，可邀請相關人員列席。（二）專題會議1.會議職責針對公司某一專項工作或特定問題召開的會議，旨在深入研究、討論解決方案，推動專項工作的順利開展。如市場拓展專題會議、技術研發專題會議、人力資源專題會議等。2.參會人員與專題相關的部門負責人及工作人員，根據需要可邀請其他相關人員參加。（三）決策會議1.會議職責對公司面臨的關鍵決策事項進行討論和決策，確保決策的科學性和合理性。決策會議的議題通常由總經理提出或根據公司實際情況確定。2.參會人員總經理、副總經理、相關部門負責人及專家顧問等，根據具體議題確定參會范圍。三、會議組織與安排（一）會議發起1.議題提出各部門根據工作需要，提前向總經辦提交會議議題。議題應明確、具體，具有針對性和可操作性，并簡要說明議題的背景、目的、主要內容及建議解決方案。2.議題審核總經辦對各部門提交的議題進行審核，對于不符合要求的議題，及時反饋相關部門進行修改完善。審核通過的議題，按照重要程度和緊急程度進行排序，合理安排會議時間和議程。（二）會議通知1.通知方式總經辦根據會議類型、參會人員范圍及會議時間要求，選擇合適的通知方式。通知方式包括但不限于電子郵件、內部辦公系統、電話通知等。2.通知內容會議通知應明確會議的時間、地點、議題、參會人員、會議要求等信息。對于重要會議，應提前[X]天發出通知；對于緊急會議，應在最短時間內通知到參會人員。（三）會議準備1.會議資料準備總經辦負責會議資料的收集、整理和印發。會議資料應包括議題相關的背景資料、數據統計、分析報告、方案草案等，確保參會人員能夠提前了解會議內容，做好充分準備。2.會議場地布置根據會議規模和要求，合理安排會議場地，并進行必要的布置。會議場地應整潔、舒適，具備良好的通風、采光條件，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風等，確保會議的順利進行。3.會議服務準備安排專人負責會議期間的服務工作，包括會議簽到、茶水供應、會議記錄等。會議服務人員應提前到達會議室，做好各項準備工作，確保會議服務的質量和效率。四、會議流程（一）會議簽到參會人員應在會議開始前[X]分鐘到達會議指定地點簽到。會議簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息，確保參會人員按時出席會議。（二）會議開場1.主持人介紹會議主持人由總經理或其指定人員擔任。主持人應簡要介紹會議的目的、議程、參會人員等基本情況，宣布會議開始。2.主題闡述對于重要會議，主持人可對會議主題進行簡要闡述，強調會議的重要性和緊迫性，引導參會人員圍繞主題進行討論。（三）議題討論1.匯報與發言按照會議議程安排，相關部門負責人或工作人員對議題進行匯報和發言。匯報內容應客觀、準確、簡潔，突出重點，并結合實際情況提出具體的意見和建議。2.討論交流參會人員圍繞議題展開充分的討論和交流，各抒己見，分享經驗，共同探討解決方案。討論過程中，主持人應引導會議方向，確保討論不偏離主題，避免出現混亂和爭吵。3.記錄要點會議記錄人員應認真記錄會議討論的主要內容、各方觀點、提出的問題及解決方案等要點信息。記錄應清晰、準確、完整，確保能夠真實反映會議的全貌。（四）決策形成1.綜合分析主持人對會議討論的情況進行綜合分析和總結，梳理各方觀點和建議，權衡利弊，形成決策建議。2.表決決策對于需要表決的事項，根據公司相關規定和決策程序進行表決。表決方式可采用舉手表決、投票表決等方式。決策結果應經參會人員半數以上通過方為有效。3.明確決議會議明確決議事項，包括決議內容、責任部門、完成時間等。決議應具體、明確，具有可操作性，確保相關部門能夠按照要求認真落實。（五）會議總結1.主持人總結主持人對會議進行總結，強調會議的重點和成果，明確下一步工作的方向和要求。同時，對參會人員的積極參與和認真討論表示感謝。2.會議結束主持人宣布會議結束。參會人員在會議結束后應及時離開會議場地，保持場地整潔。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄1.記錄要求會議記錄人員應認真履行職責，客觀、準確、完整地記錄會議內容。記錄應包括會議的基本信息（如會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等）、會議議程、討論內容、表決結果、決議事項等。2.記錄方式會議記錄可采用手工記錄或電子記錄的方式。手工記錄應使用專用的會議記錄本，字跡工整、清晰；電子記錄應使用公司統一的文檔格式進行保存，確保記錄的規范性和可查閱性。3.記錄存檔會議記錄完成后，應及時整理歸檔。電子記錄應備份保存，并按照公司檔案管理規定進行分類存放，以便日后查閱和參考。（二）會議紀要1.紀要編制總經辦根據會議記錄編制會議紀要。會議紀要應準確概括會議的主要內容、決議事項及工作要求，突出重點，語言簡潔明了。2.紀要審核會議紀要編制完成后，應提交主持人審核。主持人應對會議紀要的內容進行認真審核，確保紀要準確反映會議精神和決策意圖。審核通過后的會議紀要方可印發。3.紀要發放會議紀要應及時發放給參會人員及相關部門。發放方式可采用電子郵件、內部辦公系統等形式。對于涉及公司機密的會議紀要，應嚴格按照公司保密規定進行發放和管理。六、會議決議執行與跟蹤（一）責任明確會議決議形成后，總經辦應根據決議內容明確責任部門和責任人。責任部門應按照決議要求制定詳細的工作計劃和實施方案，明確工作目標、任務、時間節點和責任人，確保工作的有序推進。（二）執行跟蹤1.定期匯報責任部門應定期向總經辦匯報決議執行情況，匯報內容包括工作進展、取得的成果、存在的問題及解決方案等。匯報周期根據決議事項的重要性和緊急程度確定，一般為每周、每月或每季度匯報一次。2.監督檢查總經辦負責對決議執行情況進行監督檢查。通過定期檢查、不定期抽查等方式，及時了解決議執行情況，發現問題及時督促責任部門進行整改。3.協調解決在決議執行過程中，如遇到涉及多個部門的問題或困難，總經辦應及時組織相關部門進行協調溝通，共同研究解決方案，確保決議能夠順利執行。（三）結果反饋1.執行結果匯報責任部門在完成決議規定的工作任務后，應及時向總經辦提交執行結果匯報。匯報內容應包括工作完成情況、取得的成效、經驗教訓等，全面總結決議執行情況。2.評估總結總經辦對決議執行結果進行評估總結，分析決議執行過程中的經驗和不足，為今后類似決策的制定和執行提供參考借鑒。同時，對在決議執行過程中表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對執行不力的部門和個人進行批評和問責。七、會議紀律與要求（一）參會人員紀律1.按時出席參會人員應嚴格按照會議通知要求的時間和地點出席會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能出席會議，應提前向會議主持人請假，并安排合適的人員代為參會。2.準備充分參會人員應提前做好會議準備工作，認真閱讀會議資料，了解會議議題，結合本部門工作實際，思考并形成自己的觀點和建議，確保在會議上能夠積極發言，為會議決策提供有價值的參考。3.遵守秩序參會人員應遵守會議秩序，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、玩手機或做與會議無關的事情。發言時應尊重他人，語言文明，邏輯清晰，不得打斷他人發言。4.保守機密參會人員應嚴格遵守公司保密制度，對會議討論的涉及公司機密的內容予以保密，不得泄露給無關人員。（二）會議組織人員紀律1.精心組織會議組織人員應認真履行職責，精心做好會議的各項組織準備工作，確保會議按時、順利召開。嚴格按照會議流程和要求，協調安排好會議的各個環節，保證會議的質量和效率。2.服務周到會議服務人員應熱情、周到地為參會人員提供服務，確保會議期間的茶水供應、設備正常運行等