樣品接收及管理制度一、總則1.目的為規范公司樣品接收流程，確保樣品接收工作的準確性、及時性和規范性，保障公司的正常運營和業務開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的所有樣品接收活動，包括但不限于供應商提供的原材料樣品、客戶提交的產品樣品、合作伙伴送來的合作項目樣品等。3.原則準確無誤：確保接收的樣品與相關文件或要求一致，無錯發、漏發等情況。及時高效：在規定時間內完成樣品接收工作，不影響后續工作的正常進行。妥善保管：對接收的樣品進行妥善存儲，防止損壞、丟失或變質。責任明確：明確各環節的責任人和職責，確保樣品接收過程可追溯。二、樣品接收流程接收準備1.信息收集對于供應商提供的樣品，采購部門應提前與供應商溝通，獲取樣品的詳細信息，如樣品名稱、規格型號、數量、用途、預計送達時間等，并將相關信息及時傳遞給需要接收樣品的部門。對于客戶提交的樣品，銷售部門或相關業務對接人應提前了解客戶需求，明確樣品的要求和目的，記錄客戶的聯系方式及樣品提交的相關說明，并通知樣品接收部門做好準備。對于合作伙伴送來的樣品，合作項目負責人應在收到合作意向后，及時收集樣品相關信息，包括樣品名稱、技術參數、合作背景等，并將信息傳達給樣品接收部門。2.人員安排根據樣品接收的工作量和復雜程度，安排合適的接收人員。接收人員應具備一定的專業知識和責任心，熟悉樣品接收的流程和要求。對于特殊樣品或需要專業檢測的樣品，可安排專業技術人員協助接收，確保樣品接收的準確性和完整性。3.場地準備根據樣品的性質和數量，準備合適的接收場地。接收場地應保持清潔、干燥、通風良好，具備必要的存儲設備和防護措施，以確保樣品的質量不受影響。對于一些對環境有特殊要求的樣品，如易燃易爆品、易腐食品等，應按照相關規定設置專門的存儲區域，并配備相應的安全設施和防護用品。接收環節1.到貨通知當預計樣品送達時間臨近時，接收人員應提前與快遞公司、物流公司或供應商進行聯系，確認樣品的實際運輸狀態和預計到達時間。樣品送達時，快遞員或送貨人員應及時通知接收人員。接收人員應核對送貨憑證上的信息，包括樣品名稱、數量、寄件人或供應商信息等，確保與提前收集的信息一致。2.外觀檢查接收人員應在快遞員或送貨人員在場的情況下，對樣品的外觀進行檢查。檢查內容包括樣品的包裝是否完好、有無破損、變形、污漬等情況。對于包裝破損的樣品，接收人員應及時與快遞公司或供應商溝通，記錄破損情況，并要求其出具相關證明。同時，對破損樣品進行拍照留存，以便后續追溯和處理。3.數量核對按照送貨憑證上的數量，對樣品進行逐一清點。核對樣品的實際數量是否與憑證上的數量一致，如有差異，應及時與快遞公司或供應商核實原因，并記錄差異情況。對于數量較多的樣品，可采用抽檢的方式進行核對，但抽檢比例應符合相關規定或確保能夠準確反映樣品的整體情況。4.信息確認檢查樣品上的標識信息，包括樣品名稱、規格型號、批次號、生產日期等，確保與送貨憑證和提前收集的信息一致。對于一些有特殊要求或需要特定標識的樣品，接收人員應仔細核對樣品上的標識是否完整、清晰，是否符合相關標準和規定。5.樣品簽收經外觀檢查、數量核對和信息確認無誤后，接收人員應在送貨憑證上簽字確認，并注明接收時間。送貨憑證應一式多份，分別由接收部門、供應商或快遞公司留存，作為樣品接收的依據。對于重要樣品或價值較高的樣品，可要求送貨人員提供樣品交接清單，詳細記錄樣品的名稱、數量、規格等信息，雙方簽字確認后作為樣品交接的重要文件。后續處理1.樣品存儲接收后的樣品應及時按照規定的存儲方式進行存放。對于不同類型的樣品，應分類存放，并做好標識，以便于查找和管理。對于需要冷藏、冷凍或特殊環境存儲的樣品，應及時放置在相應的存儲設備中，并記錄存儲環境的溫度、濕度等參數。定期對存儲的樣品進行檢查，查看樣品是否有損壞、變質等情況，如有異常應及時處理，并記錄相關情況。2.信息傳遞接收人員應及時將樣品接收的相關信息傳遞給需要使用樣品的部門或人員。傳遞的信息包括樣品名稱、規格型號、數量、接收時間、存儲位置等，確保相關人員能夠及時了解樣品的狀態。對于一些需要提交報告或反饋結果的樣品接收情況，接收人員應按照規定的時間和格式要求，撰寫樣品接收報告，并提交給相關部門負責人。報告內容應包括樣品基本信息、接收過程、檢查情況、處理結果等。3.樣品使用需要使用樣品的部門或人員應按照規定的流程辦理樣品領用手續。領用人員應填寫樣品領用申請表，注明領用樣品的名稱、規格型號、數量、用途、預計歸還時間等信息，經部門負責人審批后，到樣品存儲部門領取樣品。樣品使用過程中，領用人員應妥善保管樣品，按照相關操作規范進行使用，確保樣品的質量不受影響。使用完畢后，應及時將樣品歸還至樣品存儲部門，并辦理歸還手續。4.樣品處理對于不再需要的樣品，應按照公司的相關規定進行處理。處理方式包括退還供應商、報廢銷毀、留存備用等。如需退還供應商，應提前與供應商溝通，按照其要求辦理退還手續。退還樣品時，應確保樣品的包裝和標識完好，數量準確無誤，并取得供應商的簽字確認。對于需要報廢銷毀的樣品，應填寫樣品報廢申請表，注明報廢樣品的名稱、規格型號、數量、報廢原因等信息，經部門負責人和相關領導審批后，按照規定的程序進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，確保銷毀過程可追溯。對于有留存備用價值的樣品，應妥善存儲在指定的位置，并做好標識和管理，以便于日后查閱和使用。三、相關人員職責1.采購部門負責與供應商溝通樣品相關信息，確保供應商按時、準確提供樣品。跟蹤樣品的運輸狀態，及時通知樣品接收部門做好接收準備。協助處理樣品接收過程中與供應商的溝通協調問題。2.銷售部門或業務對接人提前了解客戶樣品需求，明確樣品要求和目的，并及時傳達給樣品接收部門。協調客戶與樣品接收部門之間的溝通，確保客戶樣品能夠順利接收。參與客戶樣品相關問題的處理和反饋。3.樣品接收部門負責按照本制度的要求，組織實施樣品接收工作。安排合適的接收人員，做好接收場地和設備的準備工作。對接收的樣品進行外觀檢查、數量核對、信息確認等工作，并及時簽字簽收。負責樣品的存儲、保管和信息傳遞工作，確保樣品的安全和完整。按照規定的流程辦理樣品領用、退還、報廢等手續。4.專業技術人員（如有）協助樣品接收部門對特殊樣品或需要專業檢測的樣品進行接收和檢查。提供專業技術支持，對樣品的質量、性能等進行評估和判斷。參與樣品相關問題的分析和解決，提供技術建議和方案。5.倉庫管理部門提供合適的樣品存儲場地和設備，并確保存儲環境符合樣品要求。負責對存儲的樣品進行日常管理和盤點，確保樣品的數量準確、狀態良好。配合樣品接收部門和領用部門辦理樣品的出入庫手續。6.財務部門負責對樣品接收過程中涉及的費用進行審核和核算，如快遞費用、檢測費用等。對樣品的價值進行評估和入賬處理，確保公司資產的準確記錄。協助處理樣品接收過程中與費用相關的問題和糾紛。四、監督與考核1.監督機制公司設立專門的監督小組，定期對樣品接收工作進行檢查和監督。監督小組由公司內部審計、質量管理等相關部門人員組成。監督小組應檢查樣品接收流程的執行情況，包括到貨通知的及時性、外觀檢查的準確性、數量核對的完整性、信息確認的真實性、樣品簽收的規范性等。對樣品存儲情況進行檢查，查看樣品是否按照規定的存儲方式存放，存儲環境是否符合要求，樣品是否有損壞、變質等情況。檢查樣品使用、歸還、處理等環節的手續是否齊全、規范，記錄是否完整。2.考核辦法建立樣品接收工作考核制度，對參與樣品接收工作的部門和人員進行考核。考核指標包括樣品接收的準確性、及時性、規范性、樣品保管情況等。根據監督檢查結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進行批評教育，并責令其限期整改。將樣品接收工作考核結果與部門和個人的績效掛鉤，作為績效評估和薪酬調整的重要依據。對在