擔(dān)保公司痕跡化管理制度總則目的為加強(qiáng)擔(dān)保公司內(nèi)部管理，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，確保各項(xiàng)工作有跡可循、責(zé)任可查，有效防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本痕跡化管理制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業(yè)務(wù)開展、內(nèi)部管理等各項(xiàng)工作中的痕跡化管理。基本原則1.真實(shí)性原則：痕跡記錄應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)、管理工作各方面的關(guān)鍵信息，確保記錄無遺漏。3.及時(shí)性原則：在業(yè)務(wù)活動(dòng)或管理工作發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行痕跡記錄，不得拖延。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等痕跡信息嚴(yán)格保密，防止泄露。業(yè)務(wù)流程痕跡化管理項(xiàng)目受理階段1.客戶資料收集業(yè)務(wù)人員應(yīng)要求客戶提供完整、真實(shí)的基礎(chǔ)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報(bào)表、法定代表人身份證明等，并填寫《客戶資料清單》。對客戶提交的資料進(jìn)行初步審核，記錄審核過程及發(fā)現(xiàn)的問題，形成《客戶資料審核記錄》。2.項(xiàng)目立項(xiàng)業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶需求及資料審核情況，撰寫《項(xiàng)目立項(xiàng)申請書》，詳細(xì)說明項(xiàng)目背景、基本情況、風(fēng)險(xiǎn)評估及初步擔(dān)保方案等。部門負(fù)責(zé)人對《項(xiàng)目立項(xiàng)申請書》進(jìn)行審批，簽署意見，審批過程及結(jié)果應(yīng)記錄在《項(xiàng)目立項(xiàng)審批表》中。項(xiàng)目調(diào)查階段1.實(shí)地調(diào)查業(yè)務(wù)人員按照規(guī)定的調(diào)查內(nèi)容和方法，對客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用狀況等進(jìn)行實(shí)地調(diào)查。制作《實(shí)地調(diào)查報(bào)告》，詳細(xì)記錄調(diào)查過程、調(diào)查結(jié)果及發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，附上相關(guān)證明材料，如照片、訪談?dòng)涗浀取?.風(fēng)險(xiǎn)評估風(fēng)險(xiǎn)評估人員根據(jù)實(shí)地調(diào)查情況及相關(guān)資料，運(yùn)用科學(xué)的評估方法對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。填寫《項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告》，明確風(fēng)險(xiǎn)等級、風(fēng)險(xiǎn)因素及應(yīng)對措施等，并簽字確認(rèn)。項(xiàng)目審批階段1.初審業(yè)務(wù)部門將項(xiàng)目資料及調(diào)查報(bào)告提交風(fēng)險(xiǎn)管理部門進(jìn)行初審。風(fēng)險(xiǎn)管理部門初審人員對項(xiàng)目資料完整性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)評估合理性進(jìn)行審查，記錄審查意見，形成《項(xiàng)目初審意見表》。2.終審初審?fù)ㄟ^的項(xiàng)目提交公司審批委員會進(jìn)行終審。審批委員會成員對項(xiàng)目進(jìn)行審議，發(fā)表意見，最終審批結(jié)果記錄在《項(xiàng)目審批決議書》中。擔(dān)保合同簽訂階段1.合同起草與審核法務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目情況起草《擔(dān)保合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)、擔(dān)保金額、擔(dān)保期限、違約責(zé)任等條款。業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門對《擔(dān)保合同》進(jìn)行審核，提出修改意見，審核過程及意見記錄在《擔(dān)保合同審核表》中。2.合同簽訂經(jīng)審核通過的《擔(dān)保合同》，由公司法定代表人或授權(quán)代表與客戶簽訂。合同簽訂過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像留存，記錄簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、雙方代表等信息。保后管理階段1.定期跟蹤業(yè)務(wù)人員定期對擔(dān)保項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤，了解客戶經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況變化等情況。填寫《保后跟蹤檢查表》，記錄跟蹤時(shí)間、跟蹤內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與處置如發(fā)現(xiàn)擔(dān)保項(xiàng)目出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)處置措施。詳細(xì)記錄風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警情況、處置措施及結(jié)果，形成《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與處置記錄》。代償與追償階段1.代償處理當(dāng)擔(dān)保項(xiàng)目發(fā)生代償時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)代償程序，按照合同約定履行代償義務(wù)。記錄代償金額、代償時(shí)間、代償資金來源等信息，形成《代償記錄》。2.追償工作成立追償小組，制定追償方案，對代償客戶進(jìn)行追償。詳細(xì)記錄追償過程、采取的追償措施、與客戶溝通情況及追償結(jié)果等，形成《追償工作記錄》。內(nèi)部管理痕跡化管理會議管理1.會議通知行政部門負(fù)責(zé)會議通知的起草與發(fā)送，記錄通知時(shí)間、通知對象、會議主題、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)等信息，形成《會議通知記錄》。2.會議記錄安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，詳細(xì)記錄會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、會議內(nèi)容、討論結(jié)果及決議事項(xiàng)等。會議記錄應(yīng)整理成《會議紀(jì)要》，經(jīng)會議主持人審核簽字后存檔。文件管理1.文件起草與審核各部門起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件主題、目的、內(nèi)容等，填寫《文件起草審批表》。文件起草完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉及重要事項(xiàng)的文件還需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批，審核意見記錄在審批表中。2.文件編號與發(fā)放行政部門對審核通過的文件進(jìn)行編號，并按照規(guī)定的范圍和程序發(fā)放。記錄文件發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對象、文件編號等信息，形成《文件發(fā)放登記表》。3.文件存檔文件辦理完畢后，行政部門負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。詳細(xì)記錄文件歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容、保管期限等信息，形成《文件歸檔記錄》。印章管理1.印章使用申請因工作需要使用公司印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、使用時(shí)間、使用范圍等。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉及重要事項(xiàng)的還需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.印章使用登記印章管理人員按照審批后的申請表使用印章，并進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印章使用時(shí)間、使用人、使用事由、文件名稱及文號等信息，形成《印章使用登記簿》。3.印章保管與交接明確印章保管責(zé)任人，記錄印章保管情況及交接時(shí)間、交接人等信息，形成《印章保管交接記錄》。檔案管理1.檔案分類與整理按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序等對檔案進(jìn)行分類，如業(yè)務(wù)檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案等。對各類檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料齊全、完整、有序，編制檔案目錄。2.檔案借閱與歸還因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、借閱時(shí)間、借閱用途等。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉及重要檔案的還需分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。檔案管理人員按照審批后的申請表提供檔案，并進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，形成《檔案借閱登記簿》。痕跡化管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司設(shè)立專門的內(nèi)部審計(jì)部門，負(fù)責(zé)對痕跡化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.痕跡記錄的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性。2.業(yè)務(wù)流程各環(huán)節(jié)痕跡化管理的執(zhí)行情況。3.內(nèi)部管理工作痕跡化管理的落實(shí)情況。檢查方式1.定期檢查：每月或每季度對各部門痕跡化管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對特定業(yè)務(wù)或部門進(jìn)行不定期抽查。檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，并將整改情況及時(shí)反饋給內(nèi)部審計(jì)部門。3.對整改不力的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問責(zé)。痕跡化管理資料的保存與查閱保存方式與期限1.痕跡化管理資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式保存。2.業(yè)務(wù)檔案保存期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年；內(nèi)部管理檔案保存期限根據(jù)實(shí)際情況確定，重要檔案長期保存。查閱權(quán)限與程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱痕跡化管理資料的，應(yīng)填寫《查閱申請表》，注明查閱資料名稱、查閱用途等。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)