公司禮品存儲室管理制度一、總則1.目的為了規范公司禮品存儲室的管理，確保禮品的妥善保管、合理使用，提高禮品管理的效率和透明度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司禮品存儲室內所有禮品的管理，包括但不限于采購的禮品、客戶贈送的禮品、活動剩余的禮品等。3.管理原則禮品管理應遵循以下原則：安全第一：確保禮品存儲室的安全，防止禮品丟失、損壞或被盜。分類管理：根據禮品的種類、用途、價值等進行分類管理，便于查找和使用。規范操作：明確禮品的出入庫流程、使用審批流程等，確保各項操作規范、有序。節約高效：合理控制禮品的采購和使用，避免浪費，提高禮品的使用效益。二、禮品存儲室的設置與管理1.存儲室位置與設施位置選擇：禮品存儲室應選擇在安全、干燥、通風良好的區域，便于禮品的存放和管理。設施配備：存儲室內應配備必要的貨架、櫥柜、保險柜等存儲設備，以及防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保禮品的安全存儲。2.存儲室人員管理專人負責：指定專人負責禮品存儲室的日常管理工作，包括禮品的出入庫登記、盤點、保管等。人員培訓：對負責禮品存儲室管理的人員進行定期培訓，提高其業務水平和責任意識，確保禮品管理工作的規范、高效。3.存儲室安全管理安全制度：建立健全禮品存儲室的安全管理制度，明確安全責任，加強安全防范措施。門禁管理：設置門禁系統，限制無關人員進入禮品存儲室，確保存儲室的安全。安全檢查：定期對禮品存儲室進行安全檢查，及時發現和排除安全隱患，確保禮品的安全存儲。三、禮品的采購與入庫1.采購流程需求申請：各部門根據工作需要，填寫禮品采購申請表，注明禮品的種類、數量、用途、預算等信息，報部門負責人審核。審核批準：部門負責人對禮品采購申請表進行審核，審核通過后報公司領導審批。采購執行：經公司領導審批同意后，由采購部門負責按照審批后的采購申請表進行采購。采購過程中應嚴格按照公司的采購制度執行，確保采購的禮品質量合格、價格合理。2.入庫流程驗收核對：禮品采購回來后，由禮品存儲室管理人員會同采購人員、使用部門人員對禮品的數量、規格、質量等進行驗收核對，確保與采購申請表一致。入庫登記：驗收核對無誤后，禮品存儲室管理人員按照禮品的類別、規格、數量等進行詳細的入庫登記，填寫禮品入庫登記表，注明禮品的名稱、型號、數量、來源、入庫日期等信息。存放上架：將驗收合格的禮品按照分類存放的原則，存放到相應的貨架或櫥柜上，并做好標識，便于查找和管理。四、禮品的使用與出庫1.使用范圍公司禮品主要用于以下方面：客戶關系維護：向重要客戶贈送禮品，表達公司的感謝和關懷，增進客戶關系。商務活動：在商務會議、展會、洽談等活動中使用禮品，作為公司宣傳和推廣的手段。員工激勵：對表現優秀的員工進行獎勵，發放禮品，激勵員工的工作積極性。其他特殊情況：根據公司的實際情況，經公司領導批準后，可將禮品用于其他特殊用途。2.使用申請各部門因工作需要使用禮品時，應填寫禮品使用申請表，注明禮品的名稱、型號、數量、用途、使用對象等信息，報部門負責人審核。3.審核批準部門負責人對禮品使用申請表進行審核，審核通過后報公司領導審批。公司領導根據禮品的使用目的、預算等情況進行審批，審批同意后方可使用禮品。4.出庫流程領取登記：禮品使用部門憑經公司領導審批后的禮品使用申請表到禮品存儲室領取禮品。禮品存儲室管理人員按照申請表上的信息進行核對，無誤后辦理禮品出庫手續，填寫禮品出庫登記表，注明禮品的名稱、型號、數量、領取部門、領取日期、領取人等信息。發放禮品：禮品存儲室管理人員根據禮品出庫登記表上的信息，將禮品發放給領取人，并要求領取人在登記表上簽字確認。使用跟蹤：禮品使用部門應及時將禮品的使用情況反饋給禮品存儲室管理人員，禮品存儲室管理人員對禮品的使用情況進行跟蹤和記錄，確保禮品的合理使用。五、禮品的盤點與清查1.盤點計劃禮品存儲室管理人員應定期對禮品進行盤點，制定盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法等。盤點計劃應報公司領導批準后執行。2.盤點方法實地盤點：對禮品存儲室內的禮品進行逐一清點，核對禮品的數量、規格、質量等是否與入庫登記表一致。賬實核對：將禮品的實際庫存數量與禮品入庫登記表、出庫登記表等賬目進行核對，確保賬實相符。3.盤點報告盤點結束后，禮品存儲室管理人員應編制盤點報告，詳細記錄盤點的情況，包括禮品的實際庫存數量、賬目數量、差異情況及原因分析等。盤點報告應報公司領導審核，并根據審核意見進行相應的處理。4.清查處理如發現禮品存在盤盈、盤虧、損壞、變質等情況，應及時查明原因，并按照以下規定進行處理：盤盈處理：對于盤盈的禮品，應查明原因，如屬于采購時多采購或入庫時登記錯誤等原因造成的，應及時調整賬目，并將盤盈的禮品按照規定進行處理。盤虧處理：對于盤虧的禮品，應查明原因，如屬于丟失、損壞、被盜等原因造成的，應追究相關人員的責任，并按照公司的規定進行賠償。如屬于正常損耗或其他合理原因造成的，應按照規定進行核銷。損壞變質處理：對于損壞、變質的禮品，應及時清理，并按照規定進行報廢處理。報廢處理應填寫禮品報廢申請表，報公司領導審批后執行。六、禮品的報廢與處理1.報廢條件禮品符合以下條件之一的，可申請報廢處理：超過保質期：禮品的保質期已過，且無法繼續使用或銷售。損壞無法修復：禮品因損壞嚴重，無法修復或修復成本過高，已失去使用價值?？钍疥惻f：禮品的款式、型號等已陳舊過時，市場需求不大，且無法通過其他方式處理。其他原因：因其他特殊原因，禮品已無法使用或需要報廢處理。2.報廢申請禮品使用部門或禮品存儲室管理人員發現禮品符合報廢條件時，應填寫禮品報廢申請表，注明禮品的名稱、型號、數量、購置日期、報廢原因等信息，報部門負責人審核。3.審核批準部門負責人對禮品報廢申請表進行審核，審核通過后報公司領導審批。公司領導根據禮品的報廢原因、實際情況等進行審批，審批同意后方可進行報廢處理。4.處理方式禮品報廢處理方式主要包括以下幾種：變賣：對于部分尚有一定價值的禮品，可通過變賣的方式進行處理，變賣所得款項應及時上繳公司財務。捐贈：對于一些符合捐贈條件的禮品，可通過捐贈的方式進行處理，捐贈應按照公司的相關規定辦理手續。銷毀：對于一些無法變賣或捐贈的禮品，應進行銷毀處理，銷毀過程應進行記錄，并由相關人員簽字確認。七、禮品的賬務管理1.賬務設置禮品存儲室應建立健全禮品的賬務管理制度，設置禮品總賬、明細賬等，詳細記錄禮品的采購、入庫、出庫、盤點、報廢等情況。2.賬務處理采購入賬：根據禮品采購發票、入庫登記表等憑證，及時將采購的禮品入賬，記錄禮品的名稱、型號、數量、金額等信息。出入庫記賬：根據禮品出庫登記表、入庫登記表等憑證，及時記錄禮品的出入庫情況，確保賬實相符。盤點調賬：根據盤點報告，及時調整禮品的賬目，確保賬實相符。如發現盤盈、盤虧等情況，應按照規定進行賬務處理。報廢核銷：根據禮品報廢申請表、報廢處理記錄等憑證，及時核銷報廢的禮品，確保賬目準確無誤。3.財務審計公司財務部門應定期對禮品存儲室的賬務進行審計，檢查禮品的采購、使用、庫存等情況是否符合公司的規定，確保禮品管理的規范、透明。八、禮品的保密管理1.保密范圍禮品管理過程中涉及的客戶信息、禮品用途、采購價格等信息屬于公司機密，應嚴格保密。2.保密措施人員管理：對參與禮品管理的人員進行保密教育，簽訂保密協議，明確保密責任。信息存儲：禮品存儲室的賬目、文件等信息應妥善保管，存儲在安全的地方，并設置相應的訪問權限，防止信息泄露。信息傳遞：在禮品管理過程中，如需傳遞涉及機密的信息，應采取加密、專人傳遞等措施，確保信息的安全。