公司招投標文件管理制度一、總則（一）目的為規范公司招投標文件的管理，確保招投標活動的合法、合規、公正、透明，提高公司招投標工作的質量和效率，保護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有參與的招投標活動，包括但不限于工程建設、物資采購、服務外包等項目。（三）基本原則1.合法性原則：招投標文件的編制、審核、發布、存檔等環節必須嚴格遵守國家法律法規和相關政策的規定。2.公正性原則：招投標文件應客觀、公正地反映項目需求和評標標準，不得偏袒任何一方。3.保密性原則：對于招投標過程中涉及的商業秘密、技術秘密等信息，應嚴格保密，防止泄露。4.完整性原則：招投標文件應包含項目概述、技術要求、商務條款、評標標準等必要內容，確保文件的完整性和準確性。二、招投標文件的編制（一）招標文件編制1.項目需求分析由項目發起部門負責對項目需求進行詳細分析，明確項目的目標、范圍、技術要求、質量標準、進度要求等。組織相關部門和人員進行需求評審，確保需求的準確性和完整性。2.招標文件起草根據項目需求分析結果，由項目發起部門或指定的專業人員起草招標文件。招標文件應包括以下主要內容：招標公告：包括項目名稱、招標編號、招標人名稱、項目概況、招標范圍、投標人資格要求、獲取招標文件的方式、投標截止時間、開標時間及地點等。投標人須知：包括對投標人的資格要求、投標文件的編制要求、投標報價要求、投標有效期、開標、評標、定標等環節的規定。技術規格和要求：詳細描述項目的技術規格、性能指標、質量標準等。商務條款：包括合同條款、付款方式、交貨期、售后服務等。評標標準：明確評標方法、評標因素及權重等。投標文件格式：提供投標文件的格式模板，包括投標函、法定代表人身份證明、授權委托書、投標報價表、技術規格偏離表、商務條款偏離表、資格證明文件等。3.招標文件審核招標文件起草完成后，應提交給相關部門和人員進行審核。審核內容包括：合法性審核：確保招標文件符合國家法律法規和相關政策的規定。公正性審核：檢查招標文件是否存在偏袒或歧視性條款。完整性審核：核對招標文件是否包含所有必要內容。準確性審核：審查技術規格、商務條款、評標標準等內容是否準確無誤。審核部門和人員應在規定的時間內完成審核，并提出審核意見。起草部門應根據審核意見對招標文件進行修改完善，直至審核通過。（二）投標文件編制1.投標報名潛在投標人應按照招標公告的要求，在規定的時間內報名參加投標。報名時應提交以下資料：營業執照副本復印件（加蓋公章）。法定代表人身份證明書。授權委托書（如有）。其他資格證明文件（如資質證書、業績證明等）。2.投標文件編制投標人應根據招標文件的要求，編制投標文件。投標文件應包括以下主要內容：投標函：明確表示投標人對招標文件的響應程度，并承諾投標報價、交貨期、售后服務等。法定代表人身份證明：證明投標人法定代表人的身份。授權委托書：如法定代表人不能親自參加投標，應提供授權委托書，授權代理人代表投標人參加投標。投標報價表：詳細列出投標報價明細，包括貨物名稱、規格型號、數量、單價、總價等。技術規格偏離表：對照招標文件的技術規格要求，列出投標人所提供貨物或服務的技術規格偏離情況。商務條款偏離表：對照招標文件的商務條款要求，列出投標人在付款方式、交貨期、售后服務等方面的偏離情況。資格證明文件：包括營業執照副本復印件、資質證書復印件、業績證明材料、財務狀況證明材料等，以證明投標人具備承擔項目的能力。其他資料：如投標人認為需要提供的其他資料，如產品樣本、技術方案、售后服務承諾等。3.投標文件裝訂和密封投標文件應按照招標文件規定的格式和順序進行裝訂。投標文件應密封包裝，并在封口處加蓋投標人公章。投標文件應明確標注“正本”和“副本”字樣，正本和副本內容應一致。如正本與副本不一致，以正本為準。三、招投標文件的審核與審批（一）審核流程1.投標文件編制完成后，投標人應進行內部審核。2.投標人內部審核通過后，將投標文件提交給招標人。3.招標人收到投標文件后，應組織相關部門和人員進行審核。4.審核內容包括：資格審查：檢查投標人是否具備招標文件規定的資格條件。符合性審查：審查投標文件是否對招標文件的實質性要求和條件作出響應。商務條款審查：核對投標文件的商務條款是否符合招標文件的要求。技術規格審查：審查投標文件的技術規格是否滿足招標文件的規定。投標報價審查：檢查投標報價是否合理，是否符合市場行情。5.審核部門和人員應在規定的時間內完成審核，并提出審核意見。如發現投標文件存在問題，應及時通知投標人進行澄清或修改。（二）審批流程1.對于重大項目或涉及金額較大的招投標活動，投標文件審核通過后，還應提交公司領導進行審批。2.審批內容包括：項目的必要性和可行性。投標文件的質量和風險評估。對公司利益的影響。3.公司領導應在規定的時間內完成審批，并簽署審批意見。如審批通過，投標文件方可進入開標、評標環節；如審批不通過，應及時通知投標人，并說明原因。四、招投標文件的發布與獲取（一）招標文件發布1.招標文件經審核通過后，應按照規定的方式進行發布。2.發布方式包括：在公司內部網站發布。在相關媒體上發布。向潛在投標人直接發送。3.招標文件發布時，應明確標注招標文件的獲取方式、獲取時間、投標截止時間、開標時間及地點等重要信息。（二）投標文件獲取1.潛在投標人應按照招標文件規定的方式獲取投標文件。2.獲取方式包括：從公司內部網站下載。到指定地點領取。通過電子郵件等方式接收。3.潛在投標人獲取投標文件后，應仔細閱讀招標文件的內容，如有疑問，應及時向招標人提出。五、招投標文件的開標與評標（一）開標1.招標人應按照招標文件規定的時間和地點組織開標。2.開標時，應邀請所有投標人參加，并由投標人或其推選的代表檢查投標文件的密封情況。3.經確認無誤后，由工作人員當眾拆封投標文件，宣讀投標人名稱、投標報價、交貨期、投標保證金等主要內容。4.開標過程應記錄在案，并存檔備查。（二）評標1.開標結束后，招標人應按照招標文件規定的評標標準和方法組織評標。2.評標委員會由招標人代表和有關技術、經濟等方面的專家組成，成員人數為五人以上單數，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。3.評標委員會應按照以下步驟進行評標：初步評審：對投標文件進行形式評審、資格評審和響應性評審，確定投標文件是否滿足招標文件的實質性要求。詳細評審：對通過初步評審的投標文件進行詳細評審，按照評標標準對投標報價、技術方案、售后服務等進行綜合評價。評標報告：評標委員會完成評標后，應編寫評標報告，推薦中標候選人或直接確定中標人，并說明理由。4.評標過程應嚴格保密，評標委員會成員不得泄露評標情況和評標結果。六、招投標文件的定標與簽訂合同（一）定標1.招標人應根據評標委員會的評標報告，在規定的時間內確定中標人。2.確定中標人的方式包括：招標人授權評標委員會直接確定中標人。招標人根據評標委員會推薦的中標候選人，按照排名順序確定中標人。3.中標人確定后，招標人應向中標人發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。（二）簽訂合同1.中標人應在中標通知書發出之日起規定的時間內，與招標人簽訂合同。2.合同簽訂前，雙方應按照招標文件和投標文件的內容進行核對，確保合同條款與招投標文件一致。3.合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定的義務，確保項目順利實施。七、招投標文件的存檔與保管（一）存檔范圍1.招標文件：包括招標公告、投標人須知、技術規格和要求、商務條款、評標標準、投標文件格式等。2.投標文件：包括投標函、法定代表人身份證明、授權委托書、投標報價表、技術規格偏離表、商務條款偏離表、資格證明文件等。3.開標記錄：包括開標時間、地點、投標人名稱、投標報價、交貨期、投標保證金等。4.評標報告：包括評標委員會成員名單、評標標準、評標過程、評標結果等。5.中標通知書：包括中標人名稱、中標金額、中標項目等。6.合同文件：包括合同協議書、中標人投標文件中的商務條款和技術條款、補充協議等。（二）存檔要求1.招投標文件應按照項目進行分類存檔，建立清晰的檔案目錄。2.存檔文件應保持完整、準確、清晰，不得隨意涂改、損毀。3.存檔文件應采用紙質和電子兩種形式保存，電子文檔應進行備份，確保數據的安全性和可查閱性。4.存檔期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行，一般項目的存檔期限為[X]年，重要項目的存檔期限為[X]年。（三）保管責任1.公司應指定專人負責招投標文件的保管工作，確保文件的安全和完整。2.保管人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自出借、復制、銷毀招投標文件。3.如因保管不善導致招投標文件丟失、損壞或泄露，保管人員應承擔相應的責任。八、招投標文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱招投標文件的，應填寫《招投標文件查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。2.查閱人員應在指定的地點查閱文件，不得將文件帶出檔案室。如需復印文件，應經檔案保管部門同意，并按照規定辦理復印手續。3.查閱人員應遵守保密規定，不得泄露招投標文件的內容。（二）借閱1.公司內部人員因工作需要借閱招投標文件的，應填寫《招投標文件借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案保管部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、標記、污損。如因保管不善導致文件丟失、損壞，借閱人員應承擔相應的賠償責任。4.借閱人員歸還文件時，應經檔案保管部門核對無誤后，辦理歸還手續。九、招投標文件的保密與保密措施（一）保密責任1.參與招投標活動的所有人員應嚴格遵守保密制度，對招投標過程中涉及的商業秘密、技術秘密等信息予以保密。2.保密責任不因人員的離職、崗位變動等原因而解除。（二）保密措施1.對招投標文件進行加密存儲