對外關系發展部管理制度一、總則（一）目的為規范對外關系發展部的工作流程，提高部門工作效率，加強與外部機構的溝通與合作，提升公司的對外形象和市場競爭力，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于對外關系發展部全體員工。（三）基本原則1.合法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策，確保對外交往活動合法合規。2.誠實守信原則：秉持誠實守信的態度，與合作伙伴建立良好的信任關系。3.高效協作原則：加強內部協作，提高工作效率，確保各項對外關系工作順利開展。4.利益最大化原則：在維護公司利益的前提下，積極拓展對外關系，實現公司利益最大化。二、部門職責（一）對外溝通與協調1.負責與政府部門、行業協會、合作伙伴等外部機構的日常溝通與協調，建立良好的合作關系。2.及時了解國家政策法規變化，為公司提供政策解讀和應對建議。（二）合作項目拓展1.尋找、篩選潛在的合作項目，進行前期調研和分析。2.負責合作項目的洽談、簽約及后續跟進工作。（三）公關活動策劃與執行1.制定公司公關活動計劃，包括活動主題、形式、時間、地點等。2.組織實施公關活動，協調各方資源，確保活動順利進行。3.評估公關活動效果，總結經驗教訓，為后續活動提供參考。（四）品牌推廣與維護1.制定公司品牌推廣策略，提升公司品牌知名度和美譽度。2.負責公司品牌形象的宣傳和維護，包括宣傳資料制作、媒體關系維護等。3.監測公司品牌輿情，及時處理負面信息。（五）危機公關處理1.制定危機公關預案，明確危機處理流程和責任分工。2.在危機事件發生時，迅速響應，采取有效措施進行處理，降低危機對公司的影響。三、人員配置與崗位職責（一）部門架構對外關系發展部設部門經理一名，副經理一名，下設公關專員、項目專員、品牌專員若干。（二）崗位職責1.部門經理全面負責對外關系發展部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。負責與政府部門、重要合作伙伴等進行高層溝通與協調，維護公司重要對外關系。指導和監督部門員工的工作，定期進行績效考核和培訓，提升團隊整體素質。參與公司重大決策，提供對外關系方面的專業建議和支持。2.副經理協助部門經理開展工作，負責部門內部的日常管理和協調。具體負責合作項目的拓展和跟進，制定項目推進計劃，確保項目順利實施。組織公關活動的策劃和執行，協調各方資源，確保活動達到預期效果。協助經理處理危機公關事件，制定應對策略，降低危機影響。3.公關專員負責與政府部門、行業協會等外部機構的日常溝通與聯絡，建立良好的合作關系。收集、整理和分析行業信息，為公司提供決策參考。協助策劃和執行公關活動，負責活動現場的組織和協調工作。撰寫新聞稿件、宣傳資料等，維護公司媒體關系，進行公司品牌宣傳。4.項目專員負責合作項目的前期調研和分析，尋找潛在的合作機會。參與合作項目的洽談和簽約工作，起草合作協議等相關文件。負責合作項目的后續跟進，協調各方資源，確保項目順利推進。定期對合作項目進行評估和總結，提出改進建議。5.品牌專員制定公司品牌推廣策略和計劃，并組織實施。負責公司品牌形象的設計和維護，包括公司標志、宣傳口號等。制作公司宣傳資料，如宣傳冊、海報等，提升公司品牌知名度。監測公司品牌輿情，及時處理負面信息，維護公司品牌聲譽。四、工作流程（一）合作項目拓展流程1.項目信息收集公關專員、項目專員通過多種渠道收集潛在合作項目信息，包括行業動態、政府政策、合作伙伴推薦等。將收集到的項目信息進行整理和分類，建立項目信息庫。2.項目篩選與評估部門經理組織相關人員對項目信息庫中的項目進行篩選，確定具有合作潛力的項目。對篩選出的項目進行詳細評估，包括項目背景、市場前景、合作方情況、風險評估等。3.項目洽談項目專員負責與合作方進行初步溝通，了解合作意向和需求。部門經理或副經理參與重要項目的洽談，與合作方就合作細節進行深入協商，起草合作協議草案。4.項目簽約將合作協議草案提交公司法務部門審核，確保協議合法合規。根據法務部門意見修改協議草案，經公司領導審批后，與合作方簽訂正式合作協議。5.項目跟進項目專員負責合作項目的日常跟進，協調各方資源，確保項目按計劃推進。定期向部門經理匯報項目進展情況，及時解決項目實施過程中出現的問題。（二）公關活動策劃與執行流程1.活動策劃根據公司發展戰略和市場需求，公關專員提出公關活動策劃方案，明確活動主題、目標、形式、時間、地點等。組織相關人員對策劃方案進行討論和評審，根據評審意見進行修改和完善。2.活動籌備制定活動籌備計劃，明確各階段工作任務和責任人。協調各方資源，包括場地租賃、嘉賓邀請、宣傳推廣、物料準備等。對活動現場進行布置和預演，確保活動順利進行。3.活動執行在活動當天，負責現場的組織和協調工作，確保活動流程順暢。及時處理活動現場出現的突發情況，確保活動安全、有序進行。4.活動評估活動結束后，組織相關人員對活動效果進行評估，收集參與者的反饋意見。撰寫活動總結報告，分析活動的優點和不足，提出改進建議，為后續活動提供參考。（三）品牌推廣流程1.品牌策略制定品牌專員根據公司發展戰略和市場定位，制定品牌推廣策略和計劃。明確品牌推廣的目標、重點、渠道和方式等。2.宣傳資料制作根據品牌推廣策略，制作公司宣傳資料，如宣傳冊、海報、宣傳片等。確保宣傳資料的內容準確、形象、生動，符合公司品牌形象。3.媒體關系維護公關專員負責與媒體建立良好的合作關系，定期向媒體提供公司新聞稿件和宣傳資料。及時了解媒體動態，根據媒體需求調整宣傳策略。4.品牌傳播通過多種渠道進行品牌傳播，包括新聞發布、社交媒體推廣、線下活動等。監測品牌傳播效果，根據數據分析調整傳播策略，提高品牌知名度和美譽度。（四）危機公關處理流程1.危機預警公關專員負責監測公司品牌輿情，及時發現潛在的危機事件。對可能引發危機的事件進行分析和評估，及時向部門經理匯報。2.危機應對部門經理接到危機報告后，立即啟動危機公關預案，成立危機處理小組。危機處理小組迅速開展調查，了解危機事件的真相和影響范圍。根據危機事件的性質和嚴重程度，制定應對策略，采取有效措施進行處理。3.信息發布及時、準確地向公眾發布危機事件的相關信息，表明公司的態度和立場。確保信息發布渠道的暢通，避免謠言傳播。4.危機解決積極采取措施解決危機事件，降低危機對公司的影響。對危機事件進行總結和反思，完善危機公關預案，提高公司應對危機的能力。五、溝通與協作（一）內部溝通1.建立定期部門會議制度，每周召開一次部門例會，匯報工作進展，討論解決問題，部署下周工作任務。2.加強內部信息共享，通過公司內部辦公系統、微信群等渠道及時溝通工作信息。3.鼓勵員工之間開展協作，對于跨崗位的工作任務，相關人員要積極配合，共同完成。（二）外部溝通1.公關專員要保持與政府部門、行業協會、媒體等外部機構的密切溝通，及時了解政策動態和行業信息。2.在與合作伙伴溝通時，要注重溝通方式和技巧，尊重對方意見，建立良好的合作關系。3.對于重要的對外溝通活動，部門經理或副經理要親自參與，確保溝通效果。六、績效考核與激勵（一）績效考核1.制定對外關系發展部員工績效考核指標體系，包括工作業績、工作能力、工作態度等方面。2.每月對員工進行績效考核，考核結果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。3.部門經理負責對員工的績效考核進行審核和反饋，幫助員工發現問題，改進工作。（二）激勵措施1.設立優秀員工獎、創新獎、協作獎等專項獎勵，對表現突出的員工進行表彰和獎勵。2.對于工作業績優秀的員工，給予晉升機會或加薪獎勵。3.定期組織員工培訓和學習交流活動，提升員工的專業能力和綜合素質，為員工的職業發展提供支持。七、費用管理（一）費用預算1.對外關系發展部每年年初制定部門費用預算，包括公關活動費用、合作項目費用、品牌推廣費用等。2.費用預算要根據部門工作計劃和目標進行合理編制，確保費用使用的合理性和有效性。（二）費用報銷1.員工發生的費用支出要按照公司財務制度進行報銷，填寫報銷申請表，附上相關發票和憑證。2.部門經理負責對員工的費用報銷進行審核，確保報銷費用符合公司規定和實際工作需要。3.財務部門對報銷費用進行終審，審核通過后予以報銷。八、保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、合作項目信息、客戶